Dos i Dont 'unos podataka u Excelu

01 od 08

Pregled programa Excel Data Entry

Ovaj vodič obuhvaća neke od osnovnih DOS-a i DON-a za unos podataka u proračunske tablice programa kao što su Excel, Google Spreadsheets i Open Office Calc.

Unošenje podataka ispravno prvi put može izbjeći probleme kasnije i olakšati korištenje nekoliko Excel alata i značajki kao što su formule i grafikoni.

DO i DON'Ts su:

1. Planirajte svoju proračunsku tablicu
2. Ne ostavljajte prazne redove ili stupce pri unosu povezanih podataka
3. Uštedite često i spremite na dva mjesta
4. Nemojte koristiti brojeve kao zaglavlja stupaca i nemojte uključivati ​​jedinice s podacima
5. Koristite referencu stanica i nazvane raspone u formulama
6. Ne ostavljajte ćelije koje sadrže formulare otključane
7. Razvrstajte podatke

Planirajte svoju proračunsku tablicu

Kada se radi o unošenju podataka u Excel, dobro je napraviti malo planiranja prije nego što počnete tipizirati.

Znajući što će se koristiti radni list, podaci koje će sadržavati i što će biti učinjeno s tim podacima mogu uvelike utjecati na konačni izgled radnog lista.

Planiranje prije pisanja moglo bi uštedjeti vrijeme kasnije ako se proračunska tablica treba reorganizirati kako bi bila učinkovitija i jednostavnija za rad.

Stvari koje treba razmotriti

• Koja je svrha proračunske tablice?
• Koliko će podataka zadržati proračunsku tablicu?
• Jesu li karte potrebne?
• Hoće li se proračunska tablica tiskati?

Koja je svrha proračunske tablice?

• Svrha proračunske tablice pomoći će odrediti mjesto podataka, budući da najvažnije informacije moraju biti vidljive i lako dostupne.
• Koji su izračuni potrebni? Izračuni utječu na formule i funkcije koje su potrebne i gdje će biti locirane.

Koliko će podataka zadržati proračunsku tablicu?

Količina podataka koje će proračunska tablica u početku zadržati i koliko će se kasnije dodati utječe na broj upotrijebljenih radnih listova.

• Nemojte previše širiti svoje podatke jer može pojednostaviti određene informacije, a izračuni koji obuhvaćaju više listova ili radne knjige mogu početi utjecati na performanse programa Excel.
• Za velike radne listove ponekad je korisno prikazati važne zbirke stupaca iznad zaglavlja stupaca, umjesto prisiljavanja korisnika da se pomaknu na dno radnog lista kako bi vidjeli te informacije.

Jesu li karte potrebne?

Ako se cijeli ili dio podataka prikazuje na grafikonu ili grafikonima, to bi moglo utjecati na raspored informacija,

• Ovisno o vrsti grafikona, podaci se možda moraju grupirati drugačije - kao što je korištenje područja sažetka za tortni grafikon.
• Za velike proračunske tablice grafikoni se mogu premjestiti na zasebne stranice kako bi se olakšalo gomilanje

Hoće li proračunska tablica biti ispisana?

Moguće je utjecati na raspodjelu podataka ako će sve ili neke od podataka biti ispisane, ovisno o odabiru portretnog ili pejzažnog izgleda i broju potrebnih listova.

• Ako je potrebno koristiti portretni prikaz na uobičajenom papiru veličine slova (8 1/2 X 11), razmislite o postavljanju većine podataka u redove pod nekoliko stupaca, tako da su svi naslovi vidljivi na jednom listu.
• Ako je potrebno više listova, razmislite o ispisivanju zaglavlja stupaca pri vrhu svake stranice kako biste olakšali čitanje podataka.
• Ako se trebaju ispisati mnogi stupci podataka, izgled pejzaža može zadržati sva zaglavlja na jednoj stranici. Opet, ako je potrebno više listova, ispišite naslove stupaca pri vrhu svake stranice.
• Ako se grafikoni trebaju ispisati, premještanje na zasebni list može pojednostaviti zadatak.

02 od 08

Ne ostavljajte prazne redake ili stupce u povezanim podacima

Ostavljanje praznih redaka ili stupaca u podatkovnim tablicama ili srodnim rasponima podataka može otežati pravilno korištenje velikog broja Excelovih značajki kao što su grafikoni, pivot tablice i određene funkcije.

Čak i prazne ćelije u retku ili stupcu s podacima mogu uzrokovati probleme kao što je prikazano na gornjoj slici.

Odsutnost praznog prostora također će Excelu olakšati otkrivanje i odabir svih povezanih podataka u rasponu ako se koriste značajke kao što su sortiranje , filtriranje ili AutoSum .

Umjesto da ostavite prazne retke ili stupce, upotrijebite granice ili zaglavlja i oznake formata koristeći podebljano ili podcrtavanje kako biste razbili podatke i olakšali ih čitanje.

Upišite svoje podatke u stupcu kada je to moguće.

• Prilikom postavljanja proračunske tablice stavite opisni naslov na vrhu prvog stupca tablice s podacima u nastavku.
• Ako postoji više od jedne serije podataka, navedite ih jedan po jedan u stupcima (slijeva nadesno) s naslovom za svaku seriju podataka na vrhu.

Održavajte neovisne podatke odvojeno

Čuvanje povezanih podataka zajedno je važno, a istodobno može biti korisno zadržati odvojene raspone podataka odvojeno.

Ostavljanje praznih stupaca ili redaka između različitih raspona podataka ili drugih podataka na radnom listu ponovno će olakšati programu Excel da pravilno detektira i odabere povezane raspone ili tablice podataka.

03 od 08

Uštedite često

Važnost čuvanja vašeg rada često se ne može precijeniti - ili se prečesto navodi.

Naravno, ako upotrebljavate proračunsku tablicu baziranu na webu - kao što su Google proračunske tablice ili Excel Online - a spremanje nije problem, jer niti jedan program nema mogućnost spremanja, već umjesto toga radi s značajkom automatskog spremanja.

Ipak, za računalne programe, nakon dvije ili tri izmjene - bilo da se radi o dodavanju podataka, promjeni oblikovanja ili upisu formuli - spremite radni list.

Ako se to čini previše, spremite barem svake dvije ili tri minute.

Iako se stabilnost računala i računalnog softvera drastično poboljšala tijekom proteklih nekoliko godina, softver i dalje pada, napadi struje i dalje se događaju, a drugi ljudi ponekad prelaze preko kabela za napajanje i izvlače ga iz zidne utičnice.

A kada se to dogodi, gubitak bilo koje količine podataka - velikih ili malih - samo povećava opterećenje dok pokušavate rekonstruirati ono što ste već učinili.

Excel ima značajku automatskog spremanja , koja obično dobro funkcionira, ali se ne bi trebalo osloniti na to. Uobičajite osigurati svoje podatke s čestim uštedama.

Prečac na spremanje

Spremanje ne mora biti težak zadatak premještanja miša na vrpcu i klikom na ikone, uobičajeno je spremiti pomoću kombinacije tipkovnih prečaca :

Ctrl + S

Uštedite na dva mjesta

Još jedan aspekt spremanja koji se ne može precijeniti važnost je spremanja podataka na dva različita mjesta.

Druga lokacija je, naravno, sigurnosna kopija, i mnogo je puta rečeno, "Sigurnosne kopije su poput osiguranja: imate jedno i vjerojatno ga nećete trebati, nemate i vjerojatno ćete to učiniti".

Najbolja sigurnosna kopija je ona koja je na drugoj fizičkoj lokaciji od izvornika. Uostalom, koja je svrha da imaju dvije kopije datoteke ako ih

• su na istom hard disku koji ne uspije?
• na istom računalu, koje se ukrade?
• u istoj zgradi koja gori na zemlju?

Sigurnosne kopije na webu

Opet, stvaranje sigurnosne kopije ne mora biti naporan ili dugotrajan zadatak.

Ako sigurnost nije problem - radni list je popis vaših DVD-a - slanje kopije putem internetske pošte tako da kopija ostaje na poslužitelju vjerojatno je dovoljna.

Ako je sigurnost problem, web-pohrana i dalje je opcija - iako s tvrtkom koja se specijalizirala za takvo što i naplaćuje naknadu za to.

U slučaju on-line proračunskih tablica, vjerojatno vlasnici programa sigurnosno kopiraju svoje poslužitelje - a to uključuje sve korisničke podatke. No kako biste bili sigurni, preuzmite kopiju datoteke na svoje računalo.

04 od 08

Nemojte koristiti brojeve kao zaglavlja stupaca i nemojte uključivati ​​jedinice s podacima

Koristite naslove na vrhu stupaca i na početku retka da biste identificirali svoje podatke jer oni olakšavaju razvrstavanje, primjerice sortiranje, ali ne upotrebljavajte brojeve kao što su - 2012., 2013. i tako dalje.

Kao što je prikazano na gornjoj slici, zaglavlja stupaca i retka koja su samo brojevi mogu slučajno biti uključena u izračune. Ako vaše formule sadrže funkcije kao što su:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

koji automatski odabiru raspon podataka za argument funkcije.

Obično takve funkcije prvo potražuju stupce brojeva iznad mjesta na kojima se nalaze, a zatim lijevo za red brojeva, a sva zaglavlja koja su samo brojevi bit će uključena u odabrani raspon.

Brojevi koji se upotrebljavaju kao zaglavlja retka također se mogu zamijeniti kao druga serija podataka ako je odabrana kao dio raspona za grafikon, a ne kao oznake sjekire.

Oblikujte brojeve u naslovnim ćelijama kao tekst ili izradite tekstne oznake prije svakog broja s apostrofom (') - kao što su' 2012 i '2013. Apostrovo se ne prikazuje u ćeliji, već mijenja broj u tekstualne podatke.

Zadržite jedinice u naslovima

Nemojte: unosite valutu, temperaturu, udaljenost ili druge jedinice u svaku ćeliju s brojevnim podacima.

Ako to učinite, postoji dobra šansa da će Excel ili Google Spreadsheets pregledavati sve vaše podatke kao tekst.

Umjesto toga, postavite jedinice u zaglavlje na vrhu stupca, što će, kako se to dogodilo, osigurati da ta naslova bude barem tekst i neće stvoriti problem koji je gore diskutiran.

Tekst lijevo, Brojevi s desne strane

Brz način da doznate imate li tekstualni ili podatkovni broj jest provjeriti poravnanje podataka u ćeliji. Prema zadanim se postavkama tekstualni podaci poravnavaju s lijeve strane u programu Excel i Google Proračunske tablice, a podatkovni broj je poravnat desno u ćeliji.

Iako se ovo zadano poravnanje može lako mijenjati, formatiranje se obično ne primjenjuje sve dok se ne unesu svi podaci i formule, tako da vam zadani poravnanje može dati nagovještaj da je nešto neispravno u radnom listu.

Postotak i simboli valute

Najbolja praksa za unos svih podataka u radni list je upisivanje samo običnog broja, a zatim formatirati ćeliju da bi se broj prikazao pravilno - a to uključuje postotke i količine valute.

Excel i Google Spreadsheets, međutim, prihvaćaju postotne simbole koji se upisuju u ćeliju zajedno s brojem, a oboje priznaju i simbole zajedničke valute, kao što su dolarski znak ($) ili simbol britanske funte (£) ako su upisali u zajedno s podacima o broju, ali drugi valuti simboli, kao što je Južnoafrička Rand (R), vjerojatno će se tumačiti kao tekst.

Da biste izbjegli potencijalne probleme, slijedite gore navedenu najbolju praksu i unesite iznos, a zatim oblikite ćeliju za valutu umjesto da upišete simbol valute.

05 od 08

Koristite referencu stanica i nazvane raspone u formulama

Oba reference na mobitelu i naziva se mogu upotrebljavati i trebaju se upotrebljavati u formulama kako bi se formulama i proširenjem brže i lakše održale cijeli radni list, bez pogrešaka i do danas.

• Referencije ćelija kombinacija su slovnog slova i rednog broja ćelije - poput A1, B23 i W987 - i koriste se za prepoznavanje lokacije podataka u radnom listu.
• Imenovani raspon ili definirani naziv sličan je referencama stanice u tome što se koristi za prepoznavanje ćelije ili raspona ćelija u radnom listu.

Referiranje podataka u formulama

Formule se koriste u programu Excel za izračunavanje - kao što je dodavanje ili oduzimanje.

Ako su stvarni brojevi uključeni u formule - kao što su:

= 5 + 3

Svaki put kad se promijene podaci - kažu na 7 i 6, formula treba biti uređena i brojevi se mijenjaju kako bi formula postala:

= 7 + 6

Ako se umjesto toga unesu podaci u ćelije u radnom listu, ćelije reference ili nazivi raspona mogu se koristiti u formuli umjesto brojeva.

Ako je broj 5 unesen u ćeliju A 1 i 3 u ćeliju A2, formula postaje:

= A1 + A2

Da biste ažurirali podatke, promijenite sadržaj ćelija A1 i A2, ali formula ostaje ista - Excel automatski ažurira rezultate formule.

Uštede u vremenu i naporima povećavaju se ako radni list sadrži složenije formule i ako se više formula odnose na iste podatke, budući da se podaci trebaju mijenjati samo na jednom mjestu i ažurirati sve formule koje ih referiraju.

Upotreba ćelije ili nazivanih raspona također čini vaš radni list sigurnijim, jer vam omogućuje da zaštitite formule od slučajnih promjena dok ostavljate ćelije podataka koje se mijenjaju dostupne.

Pokazujući podatke

Još jedna značajka programa Excel i Google Proračunske tablice je da omogućuju unos ćeličnih referenci ili naziva raspona u formule pomoću točaka - što uključuje klik na ćeliju da unese referencu u formulu.

Pokazivanje smanjuje mogućnost grešaka uzrokovanih upisivanjem pogrešne reference ćelije ili pogrešno napisane nazive raspona.

Upotrijebite Namjenski raspon za odabir podataka

Davanje područja povezanih podataka nazivom može olakšati odabir podataka prilikom obavljanja vrsta ili filtriranja.

Ako se promijeni veličina podatkovnog područja, raspon imena lako se može uređivati ​​pomoću Upravitelja naziva .

06 od 08

Nemojte ostavljati ćelije koje sadrže formule nezaštićene

Nakon što ste potrošili toliko vremena da ispravite svoje formule i koristite ispravne reference o ćelijama, mnogi ljudi pogrešno napuštaju one formule ranjive na slučajne ili namjerne promjene.

Postavljanjem podataka u ćelije u radnom listu i zatim referenciranjem tih podataka u formulama omogućava se da ćelije koje sadrže formule bude zaključane i, ako je potrebno, zaštićene lozinkom kako bi bile sigurne.

Istodobno, stanice koje sadrže podatke mogu ostati otključane tako da se promjene mogu lako unijeti kako bi se proračunska tablica ažurirala.

Zaštita radnog lista ili radne knjige je proces u dva koraka:

1. Provjerite jesu li ispravne ćelije zaključane
2. Primijenite opciju zaštite - i po želji dodajte zaporku

07 od 08

Razvrstajte podatke

Razvrstajte podatke nakon što završite s unosom.

Rad s malim količinama nerazvrstanih podataka u programu Excel ili Google proračunske tablice obično nije problem, ali s brojem podataka povećava se i poteškoća u učinkovitom radu s njom.

Razvrstavanje podataka lakše je razumjeti i analizu, a neke funkcije i alati, kao što su VLOOKUP i SUBTOTAL, zahtijevaju razvrstavanje podataka kako bi se vratili točni rezultati.

Također, razvrstavanje podataka na različite načine olakšava uočavanje trendova koji nisu na prvi pogled očigledni.

Odabir podataka koji će biti razvrstani

Prije nego što se podaci mogu razvrstati, Excel treba znati točan raspon koji će biti razvrstan, a obično Excel je prilično dobar u odabiru područja povezanih podataka - sve dok je ušao,

1. nema praznih redaka ili stupaca unutar područja povezanih podataka;
2. i prazni redci i stupci su ostavljeni između područja povezanih podataka.

Excel će čak odrediti, prilično točno, ako područje podataka ima nazive polja i isključiti ovaj red iz zapisa da bi se razvrstali.

Međutim, dopuštajući Excelu da odabere raspon koji treba razvrstati može biti rizično - naročito s velikim količinama podataka koje je teško provjeriti.

Upotreba imena za odabir podataka

Da biste bili sigurni da su odabrani ispravni podaci, označite raspon prije početka sortiranja.

Ako se isti raspon treba više puta razvrstavati, najbolji je pristup dati joj aName.

Ako je definirano ime za raspon koji treba sortirati, upišite naziv u okvir za ime ili ga odaberite s pridruženog padajućeg popisa, a Excel će automatski označiti ispravan raspon podataka u radnom listu.

Skrivene retke i stupce i sortiranje

Skriveni retci i stupci podataka se ne premještaju tijekom razvrstavanja, stoga ih je potrebno otkloniti prije nego se vrsta vrši.

Na primjer, ako je redak 7 skriven i dio je raspona podataka koji se razvrstavaju, ostaje kao redak 7 umjesto da se prenese na njegovu ispravnu lokaciju kao rezultat takve vrste.

Isto vrijedi i za stupce podataka. Razvrstavanje po redcima obuhvaća redordiranje stupaca podataka, ali ako je stupac B skriven prije sortiranja, ostat će kao stupac B i neće se redordirati s ostalim stupcima u rasporedu.

08 od 08

Svi brojevi bi trebali biti pohranjeni kao brojevi

Problem: Provjerite jesu li svi brojevi pohranjeni kao brojevi. Ako rezultati nisu ono što ste očekivali, stupac može sadržavati brojeve pohranjene kao tekst, a ne kao brojevi. Na primjer, negativni brojevi uvezeni iz nekih računovodstvenih sustava ili broj unesen s vodećim '(apostrofom) pohranjeni su kao tekst.

Kada brzo sortirate podatke s gumbima AZ ili ZA, stvari mogu ići užasno u krivu. Ako se unutar podataka nalazi prazan redak ili prazni stupac, dio podataka može se razvrstati, a ostali podaci zanemaruju se. Zamislite nered koji ćete imati ako nazivi i telefonski broj više ne odgovaraju, ili ako narudžbe idu na pogrešne korisnike!

Najjednostavniji način osiguranja odabira pravilnog raspona podataka prije sortiranja je da mu dade ime.

Druga pretpostavka utječe upravo ono što Excel razvrstava. Ako odaberete jednu ćeliju, Excel proširuje odabir za odabir dometa (slično kao pritiskom na Ctrl + Shift + 8) omeđen s jednim ili više praznih stupaca i redaka. Zatim pregledava prvi red u odabranom rasponu kako bi utvrdio sadrži li podatke o zaglavlju ili ne.

Ovo je mjesto gdje razvrstavanje pomoću alata za alatne trake može postati zamršeno - vaše zaglavlje (uz pretpostavku da imate) mora ispuniti neke prilično stroge smjernice kako bi ih Excel prepoznao kao zaglavlje. Na primjer, ako u retku zaglavlja postoje prazne ćelije, Excel možda misli da nije zaglavlje. Slično tome, ako je redak zaglavlja oblikovan isti kao i drugi redovi u rasponu podataka, možda ga neće prepoznati. Kao što je dobro, ako se tablica podataka sastoji isključivo od teksta, a redak zaglavlja ne sadrži ništa osim teksta, Excel će - praktično cijelo vrijeme - ne prepoznati redak zaglavlja. (Redak izgleda kao drugi redak podataka u Excel.)

Samo nakon što odaberete raspon i utvrdi postoji li redak zaglavlja Excel će izvršiti stvarni sortiranje. Koliko ste zadovoljni rezultatima ovisi o tome je li Excel dobio pravo izbora raspona i određivanje redaka zaglavlja. Na primjer, ako Excel ne misli da imate redak zaglavlja, a vi to učinite, tada se zaglavlje razvrstava u tijelo podataka; ovo je uglavnom loša stvar.

Kako biste bili sigurni da je raspon vaših podataka pravilno prepoznat, upotrijebite prečac Ctrl + Shift + 8 da biste vidjeli koji Excel odabire; ovo je ono što će biti razvrstano. Ako ne odgovara vašim očekivanjima, morate izmijeniti znak podataka u tablici ili trebate odabrati raspon podataka prije nego što upotrijebite dijaloški okvir Sort.

Da biste provjerili je li naslov pravilno prepoznat, upotrijebite prečac Ctrl + Shift + 8 da biste odabrali raspon podataka, a zatim pogledajte prvi redak. Ako zaglavlje ima prazne ćelije između onih odabranih u prvom retku ili je prvi redak oblikovan baš kao i drugi redak ili imate više od jednog redaka zaglavlja, Excel pretpostavlja da uopće nemate redak zaglavlja. Da biste to ispravili, unesite izmjene u redak zaglavlja kako biste bili sigurni da Excel prepoznaje ispravno.

Konačno, sve oklade mogu biti isključene ako tablica podataka upotrebljava višeslojne zaglavlja. Excel ih teško prepoznaje. Složite problem kada očekujete da u taj zaglavlje sadrži prazne retke; to jednostavno ne može to učiniti automatski. Možete, međutim, jednostavno odabrati sve redove koje želite sortirati prije nego što napravite vrstu. Drugim riječima, budite specifični u onome što želite Excelu sortirati; Nemojte dopustiti da Excel izvrši pretpostavke za vas.
Datumi i vrijeme pohranjeni kao tekst

Ako se rezultati sortiranja po datumu ne iskažu prema očekivanjima, podaci u stupcu koji sadrže ključ sortiranja mogu sadržavati datume ili vremena pohranjena kao tekstualni podaci, a ne kao brojevi (datumi i vremena su samo oblikovani podaci o broju).

Na gornjoj slici, rekord za A. Peterson završio je na dnu popisa, kada je na temelju datuma zaduživanja - 5. studenog 2014. - zapis trebao biti postavljen iznad zapisa A. Wilson, koji također ima datum zaduživanja od 5. studenog.

Razlog za neočekivane rezultate jest taj da je datum zaduživanja za A. Peterson pohranjen kao tekst, a ne kao broj
Mješoviti podaci i Brzi sortovi.

Prilikom korištenja metode brzog sortiranja zapisa koji sadrže tekstualne i brojne podatke pomiješani su zajedno, Excel razvrstava broj i tekstualne podatke zasebno - postavljanje zapisa s tekstualnim podacima pri dnu popisa sortiranih.

Excel također može sadržavati naslove stupaca u rezultatima sortiranja - tumačeći ih kao samo još jedan red tekstualnih podataka umjesto kao nazive polja za podatkovnu tablicu.
Poredaj upozorenja - poredak dijaloškog okvira

Kao što je prikazano na gornjoj slici, ako se koristi dijaloški okvir Sort, čak i za sortiranje u jednom stupcu, Excel prikazuje poruku koja vas upozorava da je naišla na podatke spremljene kao tekst i daje vam izbor da:

Sortirajte sve što izgleda kao broj kao broj
Sortirajte brojeve i brojeve pohranjene kao tekst zasebno

Ako odaberete prvu opciju, Excel će pokušati staviti tekstne podatke na ispravnu lokaciju rezultata sortiranja.

Odaberite drugu opciju, a Excel će staviti zapise koji sadrže tekstualne podatke na dnu rezultata sortiranja - baš kao i kod brzih sortiranja.