Oblikovanje negativnih, dugih i posebnih brojeva u programu Excel

01 od 04

Oblikovanje brojeva u pregledu programa Excel

Informacije o određenim formatima brojeva mogu se naći na sljedećim stranicama:

Stranica 1: Negativni brojevi (u nastavku);
Page 2: Prikaz decimalnih brojeva kao frakcije;
Stranica 3: Posebni brojevi - poštanski brojevi i formatiranje telefonskih brojeva;
Page 4: Oblikovanje dugih brojeva - kao što su brojevi kreditnih kartica - kao tekst.

Formatiranje brojeva u programu Excel koristi se za promjenu izgleda broja ili vrijednosti u ćeliji u radnom listu.

Formatiranje broja je priključeno na ćeliju, a ne na vrijednost u ćeliji. Drugim riječima, formatiranje brojeva ne mijenja stvarni broj u ćeliji, već samo način na koji se pojavljuje.

Na primjer, primjena valute, posto, ili formatiranja broja podataka samo je vidljiva u ćeliji u kojoj se nalazi broj. Klikom na tu ćeliju prikazat će se običan, neformatirani broj u traci s formulama iznad radnog lista.

Opće zadano

Zadani format za ćelije koji sadrže sve podatke je Opći stil. Ovaj stil nema specifičan oblik i, prema zadanim postavkama, prikazuje brojke bez dolarskih znakova ili zareza, a mješoviti brojevi - brojevi koji sadrže frakcijsku komponentu - nisu ograničeni na određeni broj decimalnih mjesta.

Formatiranje brojeva može se primijeniti na jednu ćeliju, cijele stupce ili retke, odabrani raspon ćelija ili cijeli radni list .

Oblikovanje negativnog broja

Prema zadanim postavkama negativni brojevi se identificiraju pomoću negativnog znaka ili crtice (-) s lijeve strane broja. Excel ima nekoliko opcija formata za prikaz negativnih brojeva koji se nalaze u dijaloškom okviru Format stanica . To uključuje:

• crveni tekst
• okruglim zagradama
• okrugli zagradci i crveni tekst

Prikazivanje negativnih brojeva u crvenoj boji olakšava ih pronalaženje - pogotovo ako su rezultati formula koje mogu biti teško pratiti na velikim radnim listi.

Zaglavlja se često koriste za olakšavanje negativnih brojeva za podatke koji se ispisuju crno-bijelim.

Promjena oblikovanja negativnog broja u dijaloškom okviru Format Cells

1. Označite podatke za formatiranje
2. Kliknite karticu Početna vrpce
3. Kliknite na pokretač dijaloškog okvira - malu strelicu prema dolje u donjem desnom kutu skupine ikona Broj na vrpci kako biste otvorili dijaloški okvir Format Cells
4. Kliknite Broj ispod odjeljka Kategorija dijaloškog okvira
5. Odaberite opciju za prikazivanje negativnih brojeva - crvenih, zagrada ili crvenih zagrada i zagrada
6. Kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir i vratili se na radni list
7. Negativne vrijednosti u odabranim podacima sada bi trebale biti formatirane s odabranim opcijama

02 od 04

Oblikovanje brojeva kao frakcija u programu Excel

Prikaz decimalnih brojeva kao frakcija

Pomoću formata frakcije prikazuju se brojevi kao stvarne frakcije, a ne decimale. Kao što je navedeno u stupcu Opis na gornjoj slici, dostupne opcije za frakcije uključuju:

• prikazujući desetke kao jednu, dvije ili tri znamenke frakcije u imenovanju dijela broja;
• prikazujući desetke kao obično korištene frakcije - kao što je pola i četvrtina.

Format prvi, drugi podaci

Obično je najbolja primjena formata frakcija na ćelije prije unosa podataka kako bi se izbjegli neočekivani rezultati.

Na primjer, ako se frakcije s brojčanim oznakama između jednog i 12 - kao što je 1/2 ili 12/64 - unose u ćelije s općim formatom, brojevi će se promijeniti u datume kao što su:

• 1/2 će biti vraćena kao 2. siječnja
• 12/64 bit će vraćen siječnja-64 (siječanj 1964)

Također, frakcije s numeratorima veće od 12 bit će pretvorene u tekst i mogu uzrokovati probleme ako se koriste u izračunima.

Oblikujte brojeve kao frakcije u dijaloškom okviru Format Cells

1. Istaknite ćelije da se oblikuju kao frakcije
2. Kliknite karticu Početna vrpce
3. Kliknite na pokretač dijaloškog okvira - malu strelicu prema dolje u donjem desnom kutu skupine ikona Broj na vrpci kako biste otvorili dijaloški okvir Format Cells
4. Kliknite odjeljak ispod odjeljka Kategorija dijaloškog okvira kako biste prikazali popis dostupnih formata frakcija s desne strane dijaloškog okvira
5. Odaberite format za prikaz decimalnih brojeva kao razlomke s popisa
6. Kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir i vratili se na radni list
7. Decimski brojevi uvedeni u formatirani raspon trebaju biti prikazani kao frakcije

03 od 04

Oblikovanje posebnih brojeva u programu Excel

Ograničenja općih i brojčanih formata

Ako Excel koristite za pohranjivanje identifikacijskih brojeva - kao što su poštanski brojevi ili telefonski brojevi - možda ćete ih promijeniti ili prikazati s neočekivanim rezultatima.

Prema zadanim postavkama sve ćelije u radnom listu programa Excel koriste opći format, a značajke ovog formata uključuju:

• vodeće nulte brojeve se uklanjaju,
• brojevi s više od 11 znamenaka pretvaraju se u znanstveni (ili eksponencijalni) zapis.

Slično tome, format brojeva ograničen je na prikazivanje brojeva od 15 znamenaka. Bilo koja znamenka iznad ove granice zaokružuje se do nula

Da biste izbjegli probleme s posebnim brojevima, moguće je koristiti dvije opcije ovisno o vrsti pohranjivanja broja u radnom listu:

• kategoriju posebnog formata u dijaloškom okviru Format stanica (vidi dolje);
• formatiranje brojeva kao teksta (sljedeća stranica).

Da biste bili sigurni da se posebni brojevi prikazuju ispravno nakon unosa, formatirajte ćeliju ili ćelije pomoću jednog od dva formata u nastavku prije unosa broja.

Kategorija posebnih formata

Posebna kategorija u dijaloškom okviru Formati ćelija automatski primjenjuje posebno oblikovanje na takve brojeve kao:

• telefonski brojevi - prve tri znamenke 10-znamenkasti broj u zagradama i razdvaja preostale sedam znamenki u dvije skupine odvojene crticama. Na primjer: (800) 555-1212
• Brojevi socijalnog osiguranja - odjeljuje brojeve od devet znamenaka u skupine od tri, dvije i četiri odvojene crticama. Na primjer: 555-00-9999

• poštanski brojevi - zadržava vodeće nula u brojevima - koje su uklonjene s redovitim brojevima formata. Na primjer: 00987

• poštanski broj + 4 : dijeli devet znamenke u grupe od pet znamenki i četiri odvojene crticama. Također zadržava sve vodeće nula. Primjer: 00987-5555

Lokalno osjetljivo

Padajući popis pod Lokalom daje opcije oblikovanja posebnih brojeva primjerenih određenim zemljama. Na primjer, ako se lokalni prostor mijenja na engleski (Kanada) , dostupne su opcije telefonski broj i broj socijalnog osiguranja - koji se obično koriste posebnim brojevima za tu zemlju.

Upotreba posebnog oblikovanja za brojeve u dijaloškom okviru Format Cells

1. Istaknite ćelije da se oblikuju kao frakcije
2. Kliknite karticu Početna vrpce
3. Kliknite na pokretač dijaloškog okvira - malu strelicu prema dolje u donjem desnom kutu skupine ikona Broj na vrpci kako biste otvorili dijaloški okvir Format Cells
4. Kliknite na Posebno u odjeljku Kategorija dijaloškog okvira za prikaz popisa dostupnih posebnih formata na desnoj strani dijaloškog okvira
5. Ako je potrebno, kliknite opciju Locale da biste promijenili lokacije
6. Odaberite jednu od opcija formata za prikaz posebnih brojeva s popisa
7. Kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir i vratili se na radni list
8. Prikladni brojevi uneseni u formatirani raspon trebali bi biti prikazani kao kod odabranog posebnog formata

04 od 04

Oblikovanje brojeva kao tekst u Excelu

Ograničenja općih i brojčanih formata

Da biste bili sigurni da su dugi brojevi - poput 16 znamenki kreditne kartice i brojevi bankovnih kartica - ispravno prikazani nakon unosa, formatirajte ćeliju ili ćelije pomoću Formata teksta - po mogućnosti prije unosa podataka.

Prema zadanim postavkama sve ćelije u radnom listu programa Excel koriste opći format, a jedna od karakteristika tog formata je da se brojevi s više od 11 znamenaka pretvaraju u znanstveno (ili eksponencijalno) zapis - kako je prikazano u ćeliji A2 na gornjoj slici.

Slično tome, format brojeva ograničen je na prikazivanje brojeva od 15 znamenaka. Bilo koja znamenka iznad ove granice zaokružuje se do nula.

U ćeliji A3 gore, broj 1234567891234567 se mijenja u 123456789123450 kada je ćelija postavljena za formatiranje brojeva.

Korištenje podataka o tekstu u formulama i funkcijama

Isto tako, kada se koristi oblikovanje teksta - stanična karta A4 - isti broj ispravno prikazuje i, budući da je ograničenje broja znakova po ćeliji za format teksta 1.024, vjerojatno su samo neracionalni brojevi poput Pi (Π) i Phi (Φ) koji se ne može prikazati u cijelosti.

Uz zadržavanje broja identičan načinu unosa, brojevi oblikovani kao tekst i dalje se mogu koristiti u formulama pomoću osnovnih matematičkih operacija - kao što je dodavanje i oduzimanje, kao što je prikazano u ćeliji A8 gore.

Međutim, one se ne mogu koristiti za izračune nekih Excelovih funkcija - kao što su SUM i AVERAGE jer se stanice koje sadrže podatke tretiraju kao prazne i vraćaju se:

• rezultat je nula za SUM - ćeliju A9
• vrijednost pogreške # DIV / 0! za AVERAGE - ćeliju A10

Koraci za oblikovanje ćelije za tekst

Kao i kod ostalih formata, važno je formatu ćelije za tekstualne podatke prije unosa broja - inače će to utjecati trenutačno formatiranje ćelija.

1. Kliknite na ćeliju ili odaberite raspon ćelija koje želite pretvoriti u format teksta
2. Kliknite karticu Početna vrpce
3. Kliknite strelicu prema dolje pored okvira Format brojeva - prikazuje Općenito prema zadanim postavkama - da biste otvorili padajući izbornik opcija formata
4. Pomaknite se do dna izbornika i kliknite opciju Tekst - nema dodatnih opcija za format teksta

Tekst lijevo, Brojevi s desne strane

Vizualni trag koji vam pomaže u određivanju formata ćelije je pogledati usklađivanje podataka.

Prema zadanim postavkama u programu Excel, tekstualni podaci poravnavaju se s lijeve strane u ćeliji i brojčanim podacima s desne strane. Ako se zadani poravnanje za raspon oblikovan kao tekst nije promijenio, brojevi unesen u taj raspon trebaju biti prikazani na lijevoj strani ćelija, kao što je prikazano u ćeliji C5 na gornjoj slici.

Osim toga, kao što je prikazano u ćelijama A4 do A7, brojevi oblikovani kao tekst također će prikazati mali zeleni trokut u gornjem lijevom kutu ćelije, što znači da se podaci mogu formatirati na pogrešan način.