Excel nema sposobnosti za upravljanje podacima relacijskih baza podataka kao što su SQL Server i Microsoft Access. Ono što može učiniti, međutim, služi kao jednostavna ili ravna baza podataka koja ispunjava zahtjeve za upravljanje podacima u mnogim situacijama.
U programu Excel podaci su organizirani u tablice pomoću redaka i stupaca radnog lista. Novije verzije programa imaju značajku tablice , što olakšava unos, uređivanje i manipulaciju podacima .
Svaki pojedini komad podataka ili informacija o predmetu - kao što je broj dijela ili adresa osobe - pohranjuje se u zasebni list radnih listova i naziva se polje.
Uvjeti baze podataka: Tablica, zapisi i polja u programu Excel
Baza podataka je zbir povezanih informacija pohranjenih u jednoj ili više računalnih datoteka na organiziran način.
Obično se informacije ili podaci organiziraju u tablicama. Jednostavna ili ravna datoteka, kao što je Excel, sadrži sve informacije o jednom predmetu u jednoj tablici.
S druge strane, relacijske baze podataka sastoje se od nekoliko tablica sa svakom tablicom koja sadrži informacije o različitim, ali povezanim temama.
Informacije u tablici organizirane su na takav način da se lako može:
- obnovljeno
- Poredano
- Ispravljena
- Filtrirano ili pretraženo za određene informacije
ploče
U bazi podataka terminologija, rekord sadrži sve podatke ili podatke o jednom određenom objektu koji je upisan u bazu podataka.
U programu Excel, zapisi se obično organiziraju u redovima radnih listova sa svakom ćelijom u retku koji sadrži jednu informaciju ili vrijednost.
polja
Svaka pojedina informacija u zapisu baze podataka - poput telefonskog broja ili uličnog broja - označava se kao polje .
U programu Excel pojedine stanice radnog lista služe kao polja, jer svaka stanica može sadržavati jedan komad informacija o objektu.
Nazivi polja
Vrlo je bitno da se podaci unesu organizirano u bazu podataka tako da se mogu razvrstati ili filtrirati kako bi pronašli određene informacije.
Kako bi se osiguralo unos podataka u istom redoslijedu za svaki zapis, zaglavlja se dodaju u svaki stupac tablice. Ove naslove stupaca nazivaju se nazivi polja.
U programu Excel, gornji redak tablice sadrži nazive polja za tablicu. Taj se red obično naziva redak zaglavlja .
Primjer
Na gornjoj slici sve informacije prikupljene za jednog učenika pohranjene su u pojedinačnom retku ili rekordu u tablici. Svaki učenik, bez obzira koliko se ili koliko malo informacija prikuplja, ima zaseban redak u tablici.
Svaka ćelija unutar redaka jest polje koje sadrži jedan dio tih podataka. Nazivi polja u zaglavlju zaglavlja osiguravaju da se podaci održavaju u organizaciji tako da u istom stupcu zadrže sve podatke o određenoj temi, kao što je ime ili dob, za sve studente.
Excelovi alati za podatke
Microsoft je uključio niz alata za podatke kako bi olakšao rad s velikim količinama podataka pohranjenih u tablicama programa Excel i kako bi se održao u dobrom stanju.
Upotreba obrasca za evidenciju
Jedan od onih alata koji olakšava rad s pojedinačnim zapisima jest obrazac podataka. Obrazac se može koristiti za pronalaženje, uređivanje, unos ili brisanje zapisa u tablicama s najviše 32 polja ili stupaca.
Uobičajeni obrazac sadrži popis naziva polja u redoslijedu koji su raspoređeni u tablici, kako bi se osiguralo ispravno unos zapisa. Uz svaki naziv polja je tekstni okvir za unos ili uređivanje pojedinih podataka polja.
Iako je moguće izraditi prilagođene obrasce, stvaranje i korištenje zadanog obrasca mnogo je lakše, a često je to sve što je potrebno.
Uklanjanje duplikata podataka
Uobičajeni problem sa svim bazama podataka je pogreška podataka. Osim jednostavnih pogrešaka u pisanju ili nedostajućih podataka, duplikat podataka može biti glavna briga jer se tablica podataka povećava.
Još jedan Excelov alat za podatke može se koristiti za uklanjanje dvostrukih zapisa - točnih ili djelomičnih duplikata.
Sortiranje podataka
Razvrstavanje znači reorganizirati podatke prema određenom svojstvu, kao što je razvrstavanje tablice abecednim redom prezimena ili kronološki od najstarijih do najmlađih.
Excelove opcije sortiranja uključuju sortiranje po jednom ili više polja, prilagođeno sortiranje, kao što je datum ili vrijeme i sortiranje po redcima, što omogućuje promjenu redoslijeda polja u tablici.