Ovaj niz savjeta obuhvaća različite načine sortiranja podataka u Excelu. Specifične informacije možete pronaći na sljedećim stranicama:
- Brzo sortiranje na jednom stupcu pomoću Sort & Filter ili Hot Keys
- Sortiraj više stupaca
- Poredaj po datumima ili vremenima
- Sortiraj po danima u tjednu, mjesecima ili drugim prilagođenim popisima
- Poredaj po redcima - preuredio je stupce
Odabir podataka za sortiranje
Prije nego što se podaci mogu razvrstati, Excel mora znati točan raspon koji će biti razvrstan, a obično Excel je prilično dobar u odabiru područja povezanih podataka - sve dok je ušao,
- nema praznih redaka ili stupaca unutar područja povezanih podataka;
- i prazni redci i stupci su ostavljeni između područja povezanih podataka.
Excel će čak odrediti, prilično točno, ako područje podataka ima nazive polja i isključiti ovaj red iz zapisa da bi se razvrstali.
Međutim, dopuštajući Excelu da odabere raspon koji treba razvrstati može biti rizično - naročito s velikim količinama podataka koje je teško provjeriti.
Da biste bili sigurni da su odabrani ispravni podaci, označite raspon prije početka sortiranja.
Ako se isti raspon treba više puta razvrstati, najbolji je pristup dati ime .
01 od 05
Poredaj ključ i poredaj redoslijed
Razvrstavanje zahtijeva korištenje sortiranja i sortiranja.
Vrsta sortiranja su podaci u stupcu ili stupcima koje želite poredati. Identificira se naslovom stupca ili nazivom polja. Na gornjoj slici moguće su tipke za odabir Student ID, Ime , Dob , Program i Početak mjeseca
U brzoj vrsti, klikom na jednu ćeliju u stupcu koji sadrži ključ za sortiranje dovoljno je reći Excelu što je ključ za razvrstavanje.
Za tekstualne ili numeričke vrijednosti , dvije opcije za redoslijed sortiranja se povećavaju i spuštaju .
Kada koristite gumb Poredaj i filtri na kartici Početna vrpce, opcije redoslijeda sortiranja na padajućem popisu će se mijenjati ovisno o vrsti podataka u odabranom rasponu.
Brzo sortiranje pomoću Sort & Filter
U programu Excel brzo se sortiranje može provesti pomoću gumba sortiranja i filtriranja na kartici Početna vrpce .
Koraci za brzu sortiranje su:
- Kliknite na ćeliju u stupcu koji sadrži ključ sortiranja
- Po potrebi kliknite na karticu Početna vrpce
- Kliknite gumb Poredaj i filtriraj da biste otvorili padajući izbornik mogućnosti sortiranja
- Kliknite jednu od dvije opcije za sortiranje u rastućem ili silaznom redoslijedu
- Provjerite jesu li podaci ispravno razvrstani
Poredaj podatke pomoću tipki za vruće vrpce
Nema kombinacije tipkovnih prečaca za sortiranje podataka u Excelu.
Dostupne su vruće tipke koje vam omogućuju da koristite tipke, a ne pokazivač miša da biste odabrali iste opcije navedene gore na kartici Početna vrpce.
- Korištenje tipkovnice za pristup opcijama vrpce uvijek počinje tipkom Alt .
Poredati po uzlaznom poretku korištenjem tipki za brzo biranje
- Kliknite na ćeliju u stupcu sortiranja
- Pritisnite sljedeće tipke na tipkovnici:
- Alt HSS
- Tablica podataka treba sortirati od A do Z / najmanji do najvećeg prema odabranom stupcu
Vruće tipke prevode se u:
Tipka "Alt"> Kartica "Početna"> "Uređivanje" grupe> "Razvrstaj i filtriranje" izbornika> "Poredaj najmanji do najveći" opciju.
Poredati u silaznoj poretku pomoću tipki za brzo biranje
Koraci za sortiranje silaznim redoslijedom pomoću tipki za brzo biranje jednaki su onima navedenima za uzlaznu sortiranu skupinu, osim ako je tipka za vruće tipke:
Alt HSO Vruće tipke prevode se u:
Tipka "Alt"> kartica "Početna"> "Uređivanje" grupe> "Razvrstaj i filtriranje" izbornika> "Sortiraj od najveće do najmanji" opciju.
02 od 05
Sortiraj više stupaca podataka u Excelu
Uz obavljanje brzih sortiranja na temelju jednog stupca podataka, Excelova značajka prilagođenog sortiranja omogućuje vam razvrstavanje na više stupaca određivanjem više vrsta ključeva.
U višeslojnim sortama ključevi sortiranja se identificiraju odabirom zaglavlja stupaca u dijaloškom okviru Sortiranje.
Kao i kod brzog sortiranja, ključevi sortiranja definiraju se identifikacijom zaglavlja stupaca ili naziva polja , u tablici koja sadrži ključ sortiranja.
Sortiraj na više stupaca Primjer
U gornjem primjeru slijedili su sljedeći koraci za sortiranje podataka u rasponu H2 do L12 na dva stupca podataka - prvo po imenu, a zatim prema dobi.
- Istaknite raspon stanica koje treba razvrstati
- Kliknite karticu Početna vrpce .
- Kliknite na ikonu Sort & Filter na traci kako biste otvorili padajući popis.
- Na popisu padajućeg popisa kliknite Poredaj sortiranje kako biste otvorili dijaloški okvir Sort
- Pod zaglavljem stupca u dijaloškom okviru odaberite Naziv s padajućeg popisa da biste prvo poredali podatke prema stupcu Ime
- Opcija Razvrstavanje ostaje postavljena na Vrijednosti - budući da se vrsta temelji na stvarnim podacima u tablici
- Pod naslovom Sort Order (Redoslijed narudžbe) odaberite s padajućeg popisa Z za A da biste sortirali podatke o Naziv u silaznom redoslijedu
- Na vrhu dijaloškog okvira kliknite gumb Dodaj razinu da biste dodali drugu opciju sortiranja
- Za drugi ključ za sortiranje, ispod naslova stupca , na padajućem popisu odaberite Dob, da biste sortirali zapise s duplikatima prema stupcu Dob
- Pod naslovom Poredaj narudžbe , s padajućeg popisa odaberite Najveći do Najmanji da biste razvrstali dobne podatke prema silaznom redoslijedu
- U dijaloškom okviru kliknite OK (U redu) da biste zatvorili dijaloški okvir i razvrstali podatke
Kao rezultat definiranja drugog ključa za sortiranje, u gore navedenom primjeru, dva zapisa s istim vrijednostima za polje Naziv su dalje razvrstani u silaznom redoslijedu pomoću polja Dob , što je rezultiralo rekordom za A. Wilson u dobi od 21 godinu prije zapis za drugu A. Wilson u dobi od 19 godina.
Prvi redak: zaglavlja stupaca ili podaci?
Raspon podataka odabranih za sortiranje u gornjem primjeru obuhvaćao naslove stupaca iznad prvog reda podataka.
Excel je otkrio ovaj redak koji sadrži podatke koji su se razlikovali od podataka u sljedećim redcima pa je pretpostavio da je prvi redak naslova stupaca i prilagodio dostupne opcije u dijaloškom okviru za poredak kako bi ih uključili.
Jedan od kriterija koji Excel koristi za određivanje hoće li prvi redak sadržavati zaglavlja stupaca formatiranje. U gore navedenom primjeru, tekst u prvom retku je različit font i različit je od podataka u ostatku retka. Također je odvojen od donjih redaka debelim rubom.
Excel koristi takvu razliku u donošenju odluke o tome je li prvi redak redak naslova, i to je prilično dobro u pravilnoj primjeni - ali to nije nepogrešivo. Ako pogriješi, dijaloški okvir Razvrstavanje sadrži potvrdni okvir - Moji podaci imaju zaglavlja - koji se mogu koristiti za poništavanje ovog automatskog odabira.
Ako prvi redak ne sadrži zaglavlja, Excel koristi slovo stupca - poput stupca D ili stupca E - kao izbor u opciji stupca okvira Sortiranje .
03 od 05
Poredaj podatke po datumu ili vremenu u programu Excel
Pored sortiranja tekstualnih podataka abecednim redom ili brojeva od najvećih do najmanjih, Excelove opcije sortiranja uključuju vrijednosti datuma sortiranja.
Nalozi sortiranja dostupni za datume su:
- Uzlazni red - najstariji do najnovijih
- Silazni red - najnoviji do najstariji
Brzo poredaj prema dijagramu sortiranja
Budući da su datumi i vremena samo oblikovani podaci o broju, za vrste na jednom stupcu - kao što je datum zadužen u primjeru na gornjoj slici - metoda brzog sortiranja može se koristiti uspješno.
Za vrste koje obuhvaćaju više stupaca datuma ili vremena, treba koristiti dijaloški okvir Sort - baš kao i kod razvrstavanja na više stupaca brojeva ili tekstualnih podataka.
Poredaj po datumu primjer
Da biste izvršili brzu sortiranje prema datumu uzlaznog redoslijeda - najstarijih do najnovijih - za primjer na gornjoj slici, koraci bi bili:
- Istaknite raspon stanica koje treba razvrstati
- Kliknite karticu Početna vrpce
- Kliknite na ikonu Sort & Filter na vrpci kako biste otvorili padajući popis
- Kliknite na Sort najstariju do najnoviju opciju na popisu za sortiranje podataka uzlazno
- Zapisi se trebaju razvrstati najstarijim datumima u stupcu Zajmopis pri vrhu tablice
Datumi i vrijeme pohranjeni kao tekst
Ako se rezultati sortiranja po datumu ne iskažu prema očekivanjima, podaci u stupcu koji sadrže ključ sortiranja mogu sadržavati datume ili vremena pohranjena kao tekstualni podaci, a ne kao brojevi (datumi i vremena su samo oblikovani podaci o broju).
Na gornjoj slici, rekord za A. Peterson završio je na dnu popisa, kada je na temelju datuma zaduživanja - 5. studenog 2014. - zapis trebao biti postavljen iznad zapisa A. Wilson, koji također ima datum zaduživanja od 5. studenog.
Razlog za neočekivane rezultate jest taj da je datum zaduživanja za A. Peterson pohranjen kao tekst, a ne kao broj
Mješoviti podaci i Brzi sortovi
Kada koristite metodu brzog sortiranja, ako su zapisi koji sadrže tekst i brojne podatke pomiješani zajedno, Excel razvrstava broj i tekstne podatke odvojeno - stavljajući zapise s tekstualnim podacima pri dnu popisa sortiranih.
Excel također može sadržavati naslove stupaca u rezultatima sortiranja - tumačeći ih kao samo još jedan red tekstualnih podataka umjesto kao nazive polja za podatkovnu tablicu.
Poredaj upozorenja - poredak dijaloškog okvira
Kao što je prikazano na gornjoj slici, ako se koristi dijaloški okvir Sort , čak i za sortiranje u jednom stupcu, Excel prikazuje poruku koja vas upozorava da je naišla na podatke spremljene kao tekst i daje vam izbor da:
- Sortirajte sve što izgleda kao broj kao broj
- Sortirajte brojeve i brojeve pohranjene kao tekst zasebno
Ako odaberete prvu opciju, Excel će pokušati staviti tekstne podatke na ispravnu lokaciju rezultata sortiranja.
Odaberite drugu opciju, a Excel će staviti zapise koji sadrže tekstualne podatke na dnu rezultata sortiranja - baš kao i kod brzih sortiranja.
04 od 05
Sortiranje podataka po danima u tjednu ili po mjesecima u programu Excel
Sortirajte po danima u tjednu ili mjesecima godine koristeći isti ugrađeni prilagođeni popis koji Excel koristi za dodavanje dana ili mjeseci radnom listu pomoću ručice za punjenje .
Ovi popisi omogućuju sortiranje po danima ili mjesecima kronološki, a ne abecednim redom.
U gore navedenom primjeru podaci su poredani po mjesecu u kojem su studenti započeli svoj on-line program studija.
Kao i kod ostalih mogućnosti sortiranja, sortiranje vrijednosti po prilagođenom popisu može se prikazati uzlazno (od nedjelje do subote / siječanj do prosinca) ili silazni red (od subote do nedjelje / prosinac do siječnja).
Na gornjoj slici slijedili su sljedeći koraci za sortiranje uzorka podataka u rasponu H2 do L12 do mjeseca u godini:
- Istaknite raspon stanica koje treba razvrstati
- Kliknite karticu Početna vrpce .
- Kliknite na ikonu Sort & Filter na traci kako biste otvorili padajući popis.
- Kliknite " Custom Sort" u padajućem popisu da biste otvorili dijaloški okvir Sort
- Ispod naslova Stupac u dijaloškom okviru odaberite mjesec Početak s padajućeg popisa za sortiranje podataka do mjeseca u godini
- Opcija Razvrstavanje ostaje postavljena na Vrijednosti - budući da se vrsta temelji na stvarnim podacima u tablici
- Pod naslovom Sort Order (Redoslijed narudžbe) kliknite strelicu prema dolje pored zadane opcije A do Z za otvaranje padajućeg izbornika
- Na izborniku odaberite Custom List za otvaranje dijaloškog okvira Custom Lists
- U lijevom prozoru dijaloškog okvira kliknite jednom na popisu: siječanj, veljača, ožujak, travanj ... da biste ga odabrali
Kliknite OK (U redu) da biste potvrdili odabir i vratili se na Poredaj dijaloški okvir
Odabrani popis - siječanj, veljača, ožujak, travanj - prikazat će se ispod naslova Narudžbe
Kliknite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir i poravnali podatke za mjesec dana u godini
Napomena : Prema zadanim postavkama prilagođeni popisi prikazuju se samo uzastopnim redoslijedom u dijaloškom okviru Prilagođeni popisi . Za razvrstavanje podataka u silaznom redoslijedu pomoću prilagođenog popisa nakon što ste odabrali željeni popis kako bi se prikazao ispod naslova Narudžbe u dijaloškom okviru Sortiranje :
- Kliknite strelicu prema dolje pored prikazanog popisa - primjerice siječanj, veljača, ožujak, travanj ... da biste otvorili padajući izbornik
- Na izborniku odaberite opciju prilagođenog popisa koji se prikazuje u silaznom redoslijedu - kao što su prosinac, studeni, listopad, rujan ...
Kliknite OK (U redu) da biste zatvorili dijaloški okvir i razvrstali podatke prema redoslijedu prema popisu prilagođenih popisa
05 od 05
Poredaj po redcima za promjenu redoslijeda stupaca u programu Excel
Kao što je prikazano s prethodnim opcijama sortiranja, podaci se obično razvrstavaju pomoću zaglavlja stupaca ili naziva polja, a rezultat je redoslijed cijelih redaka ili zapisa podataka.
Manje poznata, a time i manje korištena opcija sortiranja u programu Excel je sortiranje po retku, što ima učinak preuređivanja redoslijeda stupaca lijevo desno u radnom listu
Jedan od razloga za razvrstavanje po retku jest uskladiti redoslijed stupaca između različitih tablica podataka. S stupcima u istom lijevom do desnom redoslijedu, lakše je usporediti podatke ili kopirati i premještati podatke između tablica.
Prilagodba redoslijeda stupaca
Vrlo rijetko, međutim, dobivanje stupaca u ispravnom redoslijedu je jednostavan zadatak zbog ograničenja opcije za poredak poretka i reda prema vrijednosti.
Obično je potrebno koristiti prilagođenu narudžbu, a Excel uključuje opcije za sortiranje po ćeliji ili boju fonta ili ikone uvjetnog oblikovanja .
Ove opcije, kao što je prikazano na dnu ove stranice, još uvijek su radno intenzivne i nisu tako jednostavne za korištenje.
Vjerojatno je najlakši način da se Excel poruci stupaca dodaje red iznad ili ispod tablice s podacima koji sadrže brojeve 1, 2, 3, 4 ... koji označavaju redoslijed stupaca lijevo desno.
Razvrstavanje po redcima postaje jednostavna stvar sortiranja stupaca najmanji do najvećeg od redaka koji sadrži brojeve.
Nakon što je vrsta izvršena, dodani red brojeva lako se može izbrisati .
Sortiraj prema redcima Primjer
U uzorku podataka koji se upotrebljava za ovu seriju u Excelovim opcijama sortiranja, stupac Studentski ID uvijek je bio prva slijeva, nakon čega slijedi naziv, a zatim obično dob .
U ovom slučaju, kao što je prikazano na gornjoj slici, stupci su redizajnirani tako da je stupac programa prvi na lijevoj strani, nakon kojeg slijedi Mjesec Početak , Ime i sl.
Sljedeći koraci korišteni su za promjenu redoslijeda stupaca na onu prikazanu na gornjoj slici:
- Umetnite prazni redak iznad redaka koji sadrži nazive polja
- U ovom novom retku unesite sljedeće brojeve s desna na početak
stupac H: 5, 3, 4, 1, 2 - Istaknite raspon H2 do L13
- Kliknite karticu Početna vrpce .
- Kliknite na ikonu Sort & Filter na traci kako biste otvorili padajući popis.
- Na popisu padajućeg popisa kliknite Poredaj sortiranje kako biste otvorili dijaloški okvir Sort
- Na vrhu dijaloškog okvira kliknite Opcije da biste otvorili dijaloški okvir Sort Options
- U odjeljku Orijentacija ovog drugog dijaloškog okvira kliknite Sort from left to right da biste poredali redoslijed stupaca lijevo desno u radnom listu
- Kliknite U redu da biste zatvorili ovaj dijaloški okvir
- Uz promjenu u Orijentaciji, zaglavlje stupca u dijaloškom okviru Razvrstavanje se mijenja u redak
- Pod naslovom redak odaberite redoslijed redaka 2 - redak koji sadrži prilagođene brojeve
- Opcija Razvrstavanje ostaje postavljena na Vrijednosti
- Pod naslovom Sort Order (Redoslijed narudžbe) odaberite padajućeg popisa Smallest to Larg (Najmanji do najveći ) da biste poredali brojeve u retku 2 uzlaznim redoslijedom
- Kliknite OK (U redu) da biste zatvorili dijaloški okvir i sortirali stupce s lijeve strane brojevima u retku 2
- Redoslijed stupaca bi trebao početi s Programom nakon kojeg slijedi Mjesec Početak , Ime i sl.
Koristiti Excelove mogućnosti za prilagođenu narudžbu za promjenu redoslijeda stupaca
Kao što je gore spomenuto, dok su prilagođene vrste dostupne u dijaloškom okviru Poredaj u programu Excel, ove opcije nisu jednostavne za upotrebu kada se radi o reorganizaciji stupaca u radnom listu.
Opcije za izradu prilagođene narudžbe dostupne u dijaloškom okviru Razvrstavanje razvrstavaju podatke za:
Osim toga, ako se svaki stupac već ne primjenjuje jedinstveno oblikovanje - kao što su različite boje fonta ili ćelija, taj se oblikovanje treba dodati pojedinačnim ćelijama u istom retku za svaki stupac koji se treba preurediti.
Na primjer, da biste upotrijebili boju fonta da biste promijenili redoslijed stupaca na gornjoj slici
- Kliknite na svaki naziv polja i promijenite boju fonta za svaku - poput crvene, zelene, plave itd.
- U dijaloškom okviru Poredaj postavite opciju Sortiranje na boju fonta
- U odjeljku Narudžba ručno postavite redoslijed boja naziva polja kako bi odgovarali željenom redoslijedu stupaca
- Nakon sortiranja, resetirajte boju fonta za svaki naziv polja