Kako stvoriti padajući popis u programu Excel

Excelove opcije valjanosti podataka uključuju izradu padajućeg popisa koji ograničava podatke koji se mogu unijeti u određenu ćeliju na unaprijed postavljen popis unosa.

Kada se u ćeliju doda padajući popis, strelica se prikazuje pored nje. Klikom na strelicu otvorit će se popis i omogućiti vam da odaberete jednu od stavki popisa za ulazak u ćeliju.

Podaci koji se koriste na popisu mogu se nalaziti:

• na istom radnom listu kao i na popisu
• na drugom radnom listu u istoj radnoj knjizi
• u drugoj radnoj knjizi

Tutorial: Korištenje podataka pohranjenih u drugoj radnoj knjizi

U ovom udžbeniku izradit ćemo padajući popis pomoću popisa unosa koji se nalaze u drugoj radnoj knjizi.

Prednosti korištenja popisa unosa koji se nalaze u drugoj radnoj knjizi uključuju centraliziranje podataka o listi ako ih koristi više korisnika i štiti podatke od slučajnih ili namjernih promjena.

Napomena: kada se popisni podaci pohranjuju u zasebnoj radnoj knjizi, radne knjige moraju biti otvorene kako bi popis funkcionirao.

Slijedeći korake u nastavnim temama u nastavku vas vodi kroz izradu, korištenje i mijenjanje padajućeg popisa sličnog onom prikazanom na gornjoj slici.

Ove upute za instalaciju, međutim, ne uključuju korake oblikovanja za radne listove.

Ovo neće ometati dovršavanje vodiča. Radni list će izgledati drukčiji od primjera na stranici 1, ali padajući popis će vam dati iste rezultate.

Teme o vodiču

• Otvaranje datoteka i spremanje podataka o vodiču
• Izrada dvaju nazvanih raspona
• Otvaranje dijaloškog okvira Validation podataka
• Unos izvora podataka i popunjavanje padajućeg popisa
• Promjena stavki popisa
• Opcije za zaštitu popisa padajućeg popisa

01 od 06

Unos podataka o vodiču

Otvaranje dvije Excel radne knjige

Kao što je spomenuto, za ovaj vodič podaci za padajući popis bit će locirani u drugoj radnoj knjizi s padajućeg popisa.

Za ovaj vodič slijedite ove korake:

1. Otvorite dvije prazne Excel radne knjige
2. Spremite jednu radnu knjigu s podacima o nazivu - source.xlsx - ova će radna knjiga sadržavati podatke s padajućeg popisa
3. Spremite drugu radnu knjigu s padajućim popisom imena.xlsx - ova će radna knjiga sadržavati padajući popis
4. Ostavite obje radne knjige otvorene nakon spremanja.

Unos podataka o vodiču

1. Unesite podatke u nastavku u ćelije A1 do A4 radne knjige data-source.xlsx kao što se vidi na gornjoj slici.
2. A1 - medenjak A2 - limun A3 - zobena kaša Raisin A4 - čokoladni čip
3. Spremite radnu knjigu i ostavite ga otvorenim
4. Unesite podatke u nastavku u ćelijama B1 radne liste s padajućim popisom.xlsx .
5. B1 - vrsta kolačića:
6. Spremite radnu knjigu i ostavite ga otvorenim
7. Padajući popis će biti dodan u ćeliju C1 ove radne knjige

02 od 06

Izrada dvaju nazvanih raspona

Izrada dvaju nazvanih raspona

Imenovani raspon omogućuje vam da se uputite na određeni raspon ćelija u Excel radnoj knjizi.

Nazivi raspona imaju mnogo koristi u programu Excel, uključujući njihovo korištenje u formulama i prilikom stvaranja grafikona.

U svim se slučajevima koristi umetnuti raspon umjesto rasponu staničnih referenci koji ukazuju na lokaciju podataka u radnom listu.

Ako se koristi u padajućem popisu koji se nalazi u drugoj radnoj knjizi, moraju se koristiti dva naziva.

• Jedan je stvoren za stavke popisa u radnoj knjizi gdje se podaci nalaze
• Druga se kreira u radnoj knjizi gdje se nalazi padajući popis. Ovaj drugi nazivani raspon povezuje se s imenovanim rasponom u prvoj radnoj knjizi

Koraci

Prvo nazvan raspon

1. Odaberite ćelije A1 - A4 iz radne knjige data-source.xlsx da biste ih označili
2. Kliknite na Name Box iznad gornjeg stupca A
3. Unesite "Cookies" (bez navodnika) u okvir za ime
4. Pritisnite tipku ENTER na tipkovnici
5. Ćelije A1 do A4 datotečnog izvora.xlsx radna knjiga sada imaju naziv raspona kolačića
6. Spremite radnu knjigu

Drugi nazivani raspon

Ovaj drugi nazivani raspon ne koristi reference ćelije iz radne knjige s padajućim popisom.xlsx .

Umjesto toga, kao što je spomenuto, povezati će se s nazivom dometa kolačića u radnoj knjizi data-source.xlsx .

To je potrebno jer Excel ne prihvaća reference stanice iz druge radne knjige za navedeni raspon. To će, međutim, osim drugog imena raspona.

Stvaranje drugog imenovanog raspona, dakle, nije učinjeno korištenjem okvira za nazive, ali pomoću opcije Name Manager (Upravitelj imena) koja se nalazi na kartici Formula ( Formulas) kartice vrpce.

1. Kliknite na ćeliju C1 u radnoj knjizi s padajućim popisom.xlsx
2. Kliknite na Formule> Upravitelj imena na vrpci kako biste otvorili dijaloški okvir Upravitelj imena
3. Kliknite gumb Novo za otvaranje dijaloškog okvira Novi naziv
4. U retku vrste Naziv: podaci
5. U odjeljku Odnosi se na vrstu crte: = 'data-source.xlsx'! Kolačići
6. Kliknite U redu da biste dovršili navedeni raspon i vratili se u dijaloški okvir Upravitelj imena
7. Kliknite Zatvori da biste zatvorili dijaloški okvir Upravitelj imena
8. Spremite radnu knjigu

03 od 06

Otvaranje dijaloškog okvira Validation podataka

Otvaranje dijaloškog okvira Validation podataka

Sve opcije valjanosti podataka u programu Excel, uključujući popise padajućeg izbornika, postavljaju se pomoću dijaloškog okvira za provjeru valjanosti podataka.

Uz dodavanje padajućih popisa na radni list, provjeru podataka u programu Excel također se može koristiti za kontrolu ili ograničavanje vrste podataka koji se mogu unijeti u određene ćelije u listi.

Koraci

1. Kliknite na ćeliju C1 iz radne liste s padajućim popisom.xlsx da biste ga učinili aktivnom ćelijom - tu će se nalaziti padajući popis
2. Kliknite karticu Podaci na traci izbornika iznad radnog lista
3. Kliknite ikonu Provjera valjanosti podataka na vrpci da biste otvorili padajući izbornik
4. Kliknite opciju Provjera valjanosti podataka u izborniku kako biste otvorili dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka
5. Ostavite dijaloški okvir otvoren za sljedeći korak u vodiču

04 od 06

Upotreba popisa za provjeru valjanosti podataka

Odabir popisa za provjeru valjanosti podataka

Kao što je spomenuto, postoji i nekoliko mogućnosti za provjeru podataka u programu Excel uz padajući popis.

U tom ćemo koraku odabrati opciju Popis kao vrstu provjere valjanosti podataka koja će se koristiti za ćeliju D1 radnog lista.

Koraci

1. Kliknite karticu Postavke u dijaloškom okviru
2. Kliknite strelicu prema dolje na kraju Dopusti da biste otvorili padajući izbornik
3. Kliknite na Popis da biste odabrali padajući popis za provjeru podataka u ćeliji C1 i aktivirajte liniju izvora u dijaloškom okviru

Unos izvora podataka i popunjavanje padajućeg popisa

Budući da se izvor podataka za padajući popis nalazi na drugoj radnoj knjizi, drugi nazivani raspon stvoren ranije bit će unesen u redak izvora u dijaloškom okviru.

Koraci

1. Kliknite na redak izvora
2. Unesite "= Data" (nema navodnika) u liniji Izvor
3. Kliknite U redu da biste dovršili padajući popis i zatvorili dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka
4. Mala ikona strelice prema dolje smještena na desnoj strani ćelije C1
5. Klikom na strelicu prema dolje trebao bi otvoriti padajući popis koji sadrži četiri imena kolačića unesenih u ćelije A1 do A4 radne knjige data-source.xlsx
6. Klikom na jedno od imena unesite taj naziv u ćeliju C1

05 od 06

Promjena popisa padajućeg popisa

Promjena stavki popisa

Da bi se padajući popis mogao ažurirati s promjenama naših podataka, možda će biti potrebno redovito mijenjati izbore na popisu.

Budući da smo koristili nazvani raspon kao izvor za naše stavke popisa, a ne stvarni nazivi popisa, mijenjanje naziva kolačića u imenovanom rasponu koji se nalazi u stanicama A1 do A4 iz radne knjige podataka.xlsx odmah mijenja imena u padajućem izborniku popis.

Ako se podaci upisuju izravno u dijaloški okvir, promjena popisa uključuje povratak u dijaloški okvir i uređivanje izvornog retka.

U ovom koraku promijenit ćemo limun u kolač od kruha u padajućem popisu promjenom podataka u ćeliji A2 navedenog raspona u datoteci izvora.xlsx radne knjige.

Koraci

1. Kliknite na ćeliju A2 u radnoj knjizi " data-source.xlsx" (limun) da biste ga učinili aktivnom ćelijom
2. Ukucajte Shortbread u ćeliju A2 i pritisnite tipku Enter na tipkovnici
3. Kliknite strelicu dolje za padajući popis u ćeliji C1 radne liste s padajućim popisom.xlsx da biste otvorili popis
4. Stavka 2 na popisu sada treba čitati Shortbread umjesto Lemon

06 od 06

Opcije za zaštitu popisa padajućeg popisa

Opcije za zaštitu popisa padajućeg popisa

Budući da su naši podaci na drugom radnom listu s padajućeg izbornika, dostupne su opcije za zaštitu podataka s popisa:

• Zaštitite radni list koji uključuje blokiranje ćelija A1 do A4 na listi 2
• Zahtijevanje lozinke za izmjenu radne knjige
• Nakon što je radna knjiga otvorena kao Samo za čitanje