Excel Korak po korak Osnovni vodič

Korištenje programa Excel nije tako teško kao što se čini

Excel je elektronički program za proračunske tablice (aka softver ) koji se koristi za pohranjivanje, organiziranje i manipuliranje podacima.

Podaci se pohranjuju u pojedinačne ćelije koje se obično organiziraju u nizu stupaca i redaka u radnom listu. Ova zbirka stupaca i redaka naziva se tablica. Tablice koriste zaglavlja u gornjem retku i dolje na lijevoj strani tablice da bi identificirali podatke pohranjene u tablici.

Excel također može izvesti izračune na podacima pomoću formule . Kako bi lakše pronašli i pročitali informacije u radnom listu, Excel ima niz značajki oblikovanja koji se mogu primijeniti na pojedine ćelije, na redove i stupce ili na cijele tablice podataka.

Budući da svaki radni list u novijim verzijama programa Excel sadrži milijarde stanica po radnom listu, svaka ćelija ima adresu poznatu kao referenca ćelije kako bi se mogla upućivati ​​na formule, grafikone i druge značajke programa.

Ovaj vodič obuhvaća korake potrebne za izradu i oblikovanje osnovne proračunske tablice koja sadrži tablicu podataka, formule i oblikovanje na gornjoj slici.

Teme uključene u ovaj vodič su:

• Unos podataka u tablicu
• Proširivanje pojedinačnih stupaca radnih listova
• Dodavanje trenutnog datuma i nazvanog raspona na radni list
• Dodavanje formule odbitka
• Dodavanje formule za neto plaće
• Kopiranje formula s ručicom za punjenje
• Dodavanje formata brojeva na podatke
• Dodavanje oblikovanja ćelija

01 od 08

Pokretanje tablice podataka

Unos podataka u listove radnih listova uvijek je proces u tri koraka.

Ovi koraci su:

1. Kliknite na ćeliju u koju želite da se podaci kreću.
2. Upišite podatke u ćeliju.
3. Pritisnite tipku Enter na tipkovnici ili kliknite na drugu ćeliju mišem.

Kao što je spomenuto, svaka ćelija u radnom listu identificira se adresom ili ćelijskim referencama , koja se sastoji od slovnog slova i broja retka koji presijecaju na lokaciji ćelije.

Prilikom pisanja referentne ćelije, pismo stupca uvijek se prvo napisuje, a slijedi redni broj - poput A5, C3 ili D9.

Prilikom unosa podataka za ovaj vodič, važno je unijeti podatke u ispravne ćelije radnog lista. Formule unesene u kasnijim koracima koriste se referencama stanica upisanih podataka.

Unos podataka o vodiču

1. Da biste slijedili ovaj vodič, upotrijebite reference stanice podataka vidljivih na gornjoj slici kako biste unijeli sve podatke u prazan radni list programa Excel.

02 od 08

Proširivanje stupaca u programu Excel

Prema zadanim postavkama, širina ćelije dopušta prikazivanje samo osam znakova bilo kojeg unosa podataka prije nego što se ti podaci prelijevaju u sljedeću ćeliju desno.

Ako su stanice ili stanice s desne strane prazne, uneseni podaci prikazani su u radnom listu, kao što se vidi s naslovom radnog lista Obračunska obračuna za zaposlenike koji su uneseni u ćeliju A1.

Ako ćeliju s desne strane sadrži podatke, sadržaj prve ćelije skraćuje se na prvih osam znakova.

Nekoliko stanica unesenih u prethodnom koraku, kao što je stopa odbitka oznake : unesena u ćeliju B3 i Thompson A. unesenu u ćeliju A8 skraćena su jer ćelije s desne strane sadrže podatke.

Da biste ispravili taj problem tako da su podaci u potpunosti vidljivi, trebaju se proširiti stupci koji sadrže te podatke.

Kao i kod svih Microsoftovih programa, postoji više načina proširivanja stupaca . Koraci u nastavku pokrivaju kako proširiti stupce pomoću miša.

Proširivanje stupaca pojedinačnih radnih listova

1. Postavite pokazivač miša na liniju između stupaca A i B u zaglavlju stupca .
2. Pokazivač će se prebaciti na strelicu s dvostrukom glavom.
3. Kliknite i držite lijevu tipku miša i povucite dvostruko strelicu desno da proširite stupac A sve dok se cjelokupni unos Thompson A. ne vidi.
4. Proširite ostale stupce kako biste prikazali podatke po potrebi.

Širine stupaca i naslova radnog teksta

Budući da je naslov radnog lista toliko dugo u usporedbi s ostalim oznakama u stupcu A, ako je taj stupac proširen kako bi se prikazao cijeli naslov u ćeliji A1, radni list ne bi samo izgledao čudno, već bi to bilo teško koristiti radni list zbog praznine između oznaka na lijevoj strani i ostalih stupaca podataka.

Budući da nema redaka u retku 1, nije pogrešno ostaviti naslov kao što je - prelijevanje u stanice s desne strane. Alternativno, Excel ima značajku združivanje i centar koji će se koristiti u kasnijem koraku kako bi se centar naslova iznad podatkovne tablice brzo centriralo.

03 od 08

Dodavanje datuma i nazvanog raspona

Pregled datuma funkcije

Uobičajeno je dodati datum proračunskoj tablici - prilično često da biste naznačili kada je list zadnji put ažuriran.

Excel ima niz funkcija datuma koji olakšavaju unos datuma u radni list.

Funkcije su samo ugrađene formule u programu Excel kako bi se olakšalo dovršavanje uobičajenih zadataka - kao što je dodavanje datuma u radni list.

Funkcija TODAY je jednostavna za upotrebu jer nema argumenata - što je podatak koji treba dostaviti funkciji kako bi mogao funkcionirati.

Funkcija TODAY također je jedna od Excelovih nestabilnih funkcija , što znači da se ažurira svaki put kad se preračuna - što je obično uvijek kada se otvori radni list.

Dodavanje datuma s funkcijom TODAY

Koraci u nastavku dodati će TODAY funkciju u ćeliju C2 radnog lista.

1. Kliknite na ćeliju C2 da biste ga učinili aktivnom ćelijom
2. Kliknite karticu Formule na vrpci
3. Kliknite opciju Date & Time (Datum i vrijeme) na vrpci kako biste otvorili popis funkcija datuma
4. Kliknite funkciju Today da biste otvorili dijaloški okvir funkcije
5. Kliknite OK (U redu) u dijaloškom okviru za unos funkcije i povratak na radni list
6. Trenutačni datum treba dodati stanici C2

Vidjeti ###### Simboli umjesto datuma

Ako se redak oznaka hash oznake pojavljuje u ćeliji C2 umjesto datuma nakon dodavanja funkcije TODAY u tu ćeliju, to je stoga što stanica nije dovoljno široka da prikazuje oblikovane podatke.

Kao što je prethodno spomenuto, neformatični brojevi ili tekstni podaci prelaze na prazne ćelije desno ako je preširok za ćeliju. Podaci koji su oblikovani kao specifična vrsta broja - kao što su valuta, datumi ili vrijeme, međutim, ne prelaze na sljedeću ćeliju ako su širi od ćelije gdje se nalaze. Umjesto toga prikazuju pogrešku ######.

Da biste ispravili problem, proširite stupac C pomoću metode opisane u prethodnom koraku vodiča.

Dodavanje nazvanog raspona

Imenovani raspon nastaje kada se jedna ili više ćelija dodjeljuje naziv kako bi se raspon lakše identificirao. Nazivi raspona mogu se koristiti kao zamjena za referencu stanica kada se koriste u funkcijama, formulama i grafikonima.

Najlakši način za stvaranje nazvanih raspona jest korištenje okvira za naziv koji se nalazi u gornjem lijevom kutu radnog lista iznad rednih brojeva.

U ovom udžbeniku, stopa naziva bit će dana ćeliji C6 kako bi se utvrdila stopa odbitaka primijenjena na plaće zaposlenika. Nazvani raspon upotrijebit će se u formuli odbitka koja će biti dodana ćelijama C6 do C9 radnog lista.

1. Odaberite ćeliju C6 u radnom listu
2. Utipkajte "stopu" (bez navodnika) u okviru za nazive i pritisnite tipku Enter na tipkovnici
3. Cell C6 sada ima naziv "stopa"

Ovo će ime koristiti za pojednostavljenje stvaranja odbitaka formula u sljedećem koraku udžbenika.

04 od 08

Ulazak u formulu oduzimanja zaposlenika

Pregled Excel formula

Excelove formule omogućuju izračunavanje broja podataka unesenih u radni list .

Excelove formule mogu se upotrijebiti za osnovno crunching broj, kao što je dodavanje ili oduzimanje, kao i složenije izračune, kao što je pronalaženje učenika prosjeka na rezultatima ispitivanja i izračunavanje hipoteke.

• Formule u programu Excel uvijek počinju s jednakim znakom ( = )
• Ravnopravan znak uvijek se upisuje u ćeliju u kojoj želite da se odgovor pojavi
• Formula se dovršava pritiskom tipke Enter na tipkovnici

Upotreba referenci za ćelije u formulama

Zajednički način izrade formule u programu Excel uključuje unos podataka formata u listove radnih listova, a zatim se koriste reference ćelija za podatke u formuli umjesto samih podataka.

Glavna prednost ovog pristupa je da, ako kasnije postane neophodno mijenjati podatke , to je jednostavna zamjena podataka u ćelijama, a ne prepisivanje formule.

Rezultati formule automatski će se ažurirati nakon promjene podataka.

Upotreba nazvanih raspona u formulama

Alternativa ćelijskim referencama jest upotreba nazivanih raspona - kao što je nazivana stopa dometa stvorena u prethodnom koraku.

U formuli, imenovani raspon funkcionira isto kao referenca na ćeliju, ali se obično koristi za vrijednosti koje se koriste u brojnim formulama - npr. Stopa odbitaka za mirovine ili zdravstvene beneficije, porezne stope ili znanstvene vrijednosti konstanta - dok su reference na mobitelu praktičnije u formulama koje se odnose samo na određene podatke.

U koracima u nastavku upotrebljavaju se i reference stanica i imenovani raspon za izradu formula.

Ulazak u formulu oduzimanja zaposlenika

Prva formula stvorena u ćeliji C6 će umnožiti bruto plaću zaposlenika B. Smitha stopom odbitka u ćeliji C3.

Završena formula u ćeliji C6 bit će:

= B6 * brzina

Upotrebom Pokazivanja za unos formule

Iako je moguće upisati gore navedenu formulu u ćeliju C6 i pojaviti točan odgovor, bolje je upotrebljavati upućujući na dodavanje ćelije reference na formule kako bi se minimizirala mogućnost pogrešaka stvorenih upisivanjem pogrešne reference ćelije.

Pokazivanje obuhvaća klik na ćeliju koja sadrži podatke s pokazivačem miša da biste dodali referencu ćelije ili nazvani raspon u formulu.

1. Kliknite na ćeliju C6 kako biste ga učinili aktivnom ćelijom
2. Upišite jednaki znak ( = ) u ćeliju C6 kako biste započeli formulu
3. Kliknite na ćeliju B6 pomoću pokazivača miša da biste dodali ćelije ćelije na formulu nakon jednakog znaka
4. Utipkajte simbol umnožavanja ( * ) u ćeliji C6 nakon ćelije ćelije
5. Kliknite na ćeliju C3 pomoću pokazivača miša da biste dodali nazivani raspon dometa u formulu
6. Pritisnite tipku Enter na tipkovnici da biste dovršili formulu
7. Odgovor 2747.34 trebao bi biti prisutan u ćeliji C6
8. Iako je odgovor na formulu prikazan u ćeliji C6, klikom na tu ćeliju prikazat će se formula = B6 * stopa u traci formule iznad radnog lista

05 od 08

Ulazak u formulu neto plaće

Ulazak u formulu neto plaće

Ta se formula stvara u ćeliji D6 i izračunava neto plaću zaposlenika oduzimanjem iznosa odbitka izračunatog u prvoj formuli iz bruto plaće .

Završena formula u ćeliji D6 bit će:

= B6 - C6

1. Kliknite na ćeliju D6 da biste ga učinili aktivnom ćelijom
2. Upišite jednaki znak ( = ) u ćeliju D6
3. Kliknite na ćeliju B6 pomoću pokazivača miša da biste dodali ćelije ćelije na formulu nakon jednakog znaka
4. Utipkajte minus znak ( - ) u ćeliji D6 nakon referentne ćelije
5. Pritisnite ćeliju C6 pomoću pokazivača miša na ćeliju koja se odnosi na formulu
6. Pritisnite tipku Enter na tipkovnici da biste dovršili formulu
7. Odgovor 43,041,66 trebao bi biti prisutan u ćeliji D6
8. Da biste vidjeli formulu u ćeliji D6, kliknite tu ćeliju da biste prikazali formulu = B6 - C6 u traci s formulama

Referencije relativnih stanica i formula za kopiranje

Do sada su formule Deducije i Neto plaće dodane samo jednoj stanici u radnom listu - C6 i D6.

Kao rezultat toga, radni list trenutno je završen samo za jednog zaposlenika - B. Smitha.

Umjesto da prolazi kroz vremenski zahtjevni zadatak obnove svake formule za druge zaposlenike, Excel dozvoljava, u određenim okolnostima, da se formule kopiraju u druge stanice.

Ove okolnosti najčešće uključuju uporabu specifične vrste referentne stanice - poznate kao relativna referenca stanica - u formulama.

Referencije stanice koje su unesene u formule u prethodnim koracima bile su reference relativne ćelije, a oni su zadana vrsta referenca ćelije u programu Excel, kako bi formulacije kopiranja bile što jednostavnije.

Sljedeći korak u vodiču upotrijebite Handle za ispunjavanje kako biste kopirali dvije formule u donje retke kako biste dovršili podatkovnu tablicu za sve zaposlenike.

06 od 08

Formule kopiranja s ručkom za punjenje

Pregled rukovanja ispisom

Ručka za punjenje je mala crna točka ili kvadrat u donjem desnom kutu aktivne ćelije .

Ručka za punjenje ima niz primjena uključujući kopiranje sadržaja ćelije u susjedne ćelije . punjenje stanica s nizom brojeva ili tekstnih naljepnica i kopiranje formula.

U ovom koraku udžbenika, ručica za punjenje će se koristiti za kopiranje formula Deduction i Neto plaća iz stanica C6 i D6 do stanica C9 i D9.

Formule kopiranja s ručkom za punjenje

1. Istaknite ćelije B6 i C6 na radnom listu
2. Postavite pokazivač miša preko crnog kvadrata u donjem desnom kutu ćelije D6 - pokazivač će se promijeniti u plus znak "+"
3. Kliknite i držite lijevu tipku miša i povucite ručicu za punjenje do ćelije C9
4. Otpuštanje tipke miša - ćelije C7 do C9 trebale bi sadržavati rezultate formule Dedukcija i stanice D7 do D9 formule Neto plaća

07 od 08

Primjena oblikovanja brojeva u programu Excel

Pregled formata brojeva programa Excel

Formatiranje brojeva odnosi se na dodavanje simbola valuta, decimalnih biljega, znakova postotaka i drugih simbola koji pomažu u prepoznavanju vrste podataka prisutnih u ćeliji i olakšavanju čitanja.

Dodavanje simbola postotka

1. Odaberite ćeliju C3 da biste ga označili
2. Kliknite karticu Početna vrpce
3. Kliknite Opću opciju da biste otvorili padajući izbornik Format brojeva
4. Na izborniku kliknite opciju Postotak za promjenu oblika vrijednosti u ćeliji C3 od 0,06 do 6%

Dodavanje simbolu valute

1. Odaberite stanice D6 do D9 kako biste ih označili
2. Na kartici Početna vrpce kliknite Opcijsku opciju da biste otvorili padajući izbornik Format brojeva
3. Kliknite na Valutu na izborniku da biste promijenili oblikovanje vrijednosti u ćelijama D6 do D9 u valutu s dva decimalna mjesta

08 od 08

Primjena ćelije formata u programu Excel

Pregled formata ćelija

Oblikovanje ćelija odnosi se na mogućnosti oblikovanja - kao što je primjena podebljanog oblikovanja na tekst ili brojeve, mijenjanje poravnanja podataka, dodavanje granica prema ćelijama ili upotreba značajke spajanja i središta za promjenu izgleda podataka u ćeliji.

U ovom udžbeniku gore navedeni formati ćelija primijenit će se na određene ćelije u radnom listu tako da će odgovarati gotovom radnom listu prikazanom na stranici 1 udžbenika.

Dodavanje podebljanog oblikovanja

1. Označite ga ćelijom A1.
2. Kliknite karticu Početna vrpce .
3. Kliknite opciju Bold oblikovanje kako je identificirano na gornjoj slici da biste podebljavali podatke u ćeliji A1.
4. Ponovite gore navedeni slijed koraka kako biste podebljali podatke u ćelijama A5 do D5.

Promjena usklađivanja podataka

Ovaj korak će promijeniti zadani lijevi poravnanje nekoliko ćelija na središnju poravnanje

1. Odaberite ćeliju C3 da biste ga označili.
2. Kliknite karticu Početna vrpce.
3. Kliknite opciju središnje usmjerenosti kao što je naznačeno na gornjoj slici da biste centrirali podatke u ćeliji C3.
4. Ponovite gore navedeni slijed koraka kako biste usmjerili podatke u stanicama A5 do D5.

Spajanje i središnje stanice

Opcija Spoji i Centar kombinira broj odabranih u jednu ćeliju i centrira unos podataka u lijevu ćeliju na novoj spojenoj ćeliji. Ovaj korak će se spajati i centrirati naslov radnog lista - Obračunski izračuni za zaposlenike ,

1. Označite ih od A1 do D1.
2. Kliknite karticu Početna vrpce.
3. Kliknite opciju Spoji i Centar kao što je navedeno na gornjoj slici kako biste spojili stanice Al do D1 i centrirajte naslov preko tih ćelija.

Dodavanje donjih granica u ćelije

Ovaj korak će dodati donje granice u ćelije koje sadrže podatke u redovima 1, 5 i 9

1. Označite spojenu ćeliju Al do D1.
2. Kliknite karticu Početna vrpce.
3. Kliknite strelicu dolje pored opcije Granica kao što je naznačeno na gornjoj slici da biste otvorili izbornik padajućeg izbornika.
4. Kliknite opciju Bottom Border u izborniku kako biste dodali granicu na dno spojene ćelije.
5. Ponovite gore navedeni niz koraka da biste dodali donji rub na stanice A5 do D5 i na stanice A9 do D9.