Obrazac za unos podataka u programu Excel

Podrobne upute za unos podataka

Upotreba Excelovog izgrađenog obrasca za unos podataka brz je i jednostavan način unosa podataka u bazu podataka programa Excel.

Upotreba obrasca omogućuje vam sljedeće:

• započeti novu tablicu baze podataka ili dodati nove zapise na postojeći
• pomaknite se kroz podatke jedan po jedan
• traženje zapisa koji sadrže određene podatke
• po potrebi urediti ili izbrisati pojedinačne zapise

O Dodavanju ikone Obrazac za unos podataka na alatnu traku za brzi pristup

Oblik unosa podataka jedan je od ugrađenih alatnih podataka programa Excel. Da biste ga koristili sve što trebate učiniti jest navesti naslove stupaca koji će se koristiti u vašoj bazi podataka, kliknite ikonu Obrazac, a Excel će učiniti ostalo.

Kako bi stvari bile izazovnije, međutim, od programa Excel 2007, Microsoft je odlučio ne uključiti ikona Obrazac na vrpcu.

Prvi korak u korištenju obrasca za unos podataka je dodavanje ikone Obrazac na alatnu traku za brzi pristup kako bismo ga mogli koristiti.

Ovo je jednokratna operacija. Nakon dodavanja ikona obrasca ostaje dostupna na alatnoj traci za brzi pristup.

Pronalaženje gumba obrasca za unos podataka

Alatna traka za brzi pristup koristi se za spremanje prečaca za često korištene značajke u Excelu. Također možete dodati prečace u Excel značajke koje nisu dostupne na vrpci.

Jedna od tih značajki je obrazac unosa podataka.

Oblik podataka je brz i jednostavan način za dodavanje podataka u tablicu baze podataka programa Excel.

Iz nekog razloga Microsoft je, međutim, odlučio ne dodati obrazac na jednu od kartica trake počevši od programa Excel 2007.

U nastavku su navedeni koraci koji će vam pokazati kako dodati ikonu obrasca na alatnu traku za brzi pristup.

Dodaj obrazac za podatke na alatnu traku za brzi pristup

1. Kliknite strelicu prema dolje na kraju alatne trake za brzi pristup da biste otvorili padajući izbornik.
2. Odaberite Više naredbi s popisa da biste otvorili dijaloški okvir Prilagodite alatnu traku za brzi pristup alatnoj traci.
3. Kliknite na strelicu prema dolje na kraju Izaberite naredbe iz linije da biste otvorili padajući izbornik.
4. Odaberite Sve naredbe s popisa da biste vidjeli sve naredbe dostupne u programu Excel 2007 u lijevom oknu.
5. Pomičite se kroz abecedni popis kako biste pronašli naredbu Oblik .
6. Kliknite gumb Dodaj između ploča naredbi kako biste dodali naredbu Obrazac na alatnu traku za brzi pristup.
7. Kliknite U redu .

Gumb Oblik sada treba dodati u alatnu traku za brzi pristup.

Dodavanje naziva polja baze podataka

Kao što smo ranije spomenuli, sve što trebamo učiniti kako bismo upotrijebili obrazac za unos podataka u Excelu je da damo nazive stupaca ili nazive polja koji će se koristiti u našoj bazi podataka.

Najlakši način za dodavanje naziva polja u obrazac je upisati ih u ćelije na vašem radnom listu. U obrascu možete uključiti do 32 naziva polja.

Unesite sljedeće naslove u ćelije A1 do E1:

Studentska iskaznica
Prezime
početni
Dob
Program

Otvaranje obrasca za unos podataka

Otvaranje obrasca za unos podataka

1. Kliknite na ćeliju A2 da biste ga učinili aktivnom ćelijom .
2. Kliknite ikonu obrasca koji je dodan u alatnu traku za brzi pristup na stranici 2.
3. Klikom na ikonu obrasca pojavit će se okvir za poruke iz programa Excel koji sadrži niz opcija povezanih s dodavanjem naslova u obrazac.
4. Budući da smo već unijeli imena polja koju želimo koristiti kao naslove, sve što trebamo učiniti je kliknuti OK u okviru za poruke.
5. Na zaslonu bi se trebao pojaviti obrazac koji sadrži sve nazive polja.

Dodavanje podataka zapisa s obrascem

Dodavanje podataka Records s obrascem

Nakon što su zaglavlja podataka dodana u obrazac dodajući zapise u bazu podataka jednostavno je upisivanje podataka u ispravnom redoslijedu u polja obrasca.

Primjeri zapisa

Dodajte sljedeće podatke u bazu unosom podataka u polja obrasca pored odgovarajućih naslova. Kliknite gumb Novi nakon unosa prvog zapisa kako biste izbrisali polja za drugi zapis.

1. StudentID : SA267-567
   Prezime : Jones
   Početno : B.
   Dob : 21
   Program : Jezici
   
   StudentID : SA267-211
   Prezime : Williams
   Početni : J.
   Godina : 19
   Program : znanost

Savjet: prilikom unosa podataka koji su vrlo slični, kao što su studentski ID brojevi (samo brojevi nakon crtice različiti) koristite kopiranje i lijepljenje kako biste ubrzali i pojednostavili unos podataka.

Da biste dodali preostale zapise u bazu podataka udžbenika, upotrijebite obrazac da biste unijeli ostatak podataka pronađenih na gornjoj slici u stanice A4 do E11.

Dodavanje zapisa podataka s obrascem (con't)

Da biste dodali preostale zapise u bazu podataka udžbenika, upotrijebite obrazac kako biste ovdje unijeli ostatak podataka na slici ovdje u stanice A4 do E11.

Upotreba alata za podatke obrasca

Glavni problem s bazom podataka je održavanje integriteta podataka kao datoteka raste u veličini. To zahtijeva:

• ispravljanje pogrešaka podataka ili ažuriranje pojedinačnih zapisa.
• brisanje zastarjelih ili dupliciranih zapisa.

Oblik unosa podataka sadrži nekoliko alata duž desne strane, što olakšava pronalaženje i ispravljanje ili brisanje zapisa iz baze podataka.

Ovi alati su:

• Gumb Pretraživanje i traženje sljedećih - ti omogućuju pomicanje prema naprijed i natrag kroz bazu podataka po jedan zapis u isto vrijeme.
• Gumb Izbriši - ovo se koristi za brisanje zapisa iz baze podataka.
• Gumb Restore ( Vraćanje) - Ovaj gumb može se koristiti za poništavanje promjena u zapisu koji se uređuje. Povremeno smo pogrešne izmjene u rekordu ili čak uredili pogrešan zapis. Ako je tako, gumb za vraćanje može se upotrijebiti za poništavanje tih promjena.
• Napomena: gumb Vraćanje funkcionira samo dok je u obrascu prisutan zapis. Čim pristupite drugom zapisu ili zatvorite obrazac, gumb za vraćanje postaje neaktivan.
• Gumb Kriteriji omogućuje pretraživanje baze podataka za zapise na temelju određenih kriterija, kao što su ime, godina ili program. Primjer korištenja gumba Kriteriji uključen je u sljedeći korak vodiča.

Traženje zapisa pomoću jednog polja

Gumb Kriteriji omogućuje pretraživanje baze podataka za zapise pomoću jednog ili više naziva polja, kao što su ime, dob ili program.

Traženje zapisa pomoću jednog polja

1. Kliknite gumb Kriteriji u obrascu.
2. Klikom na gumb Kriteriji briše se sva polja obrasca, ali ne uklanjaju nikakve podatke iz baze podataka.
3. Kliknite polje Program i upišite Umjetnost jer želimo tražiti sve studente upisane u programu umjetnosti na koledžu.
4. Kliknite gumb Pronađi sljedeće . Zapis za H. Thompsona trebao bi se pojaviti u obliku kada je upisana u program umjetnosti.
5. Kliknite na gumb Pronađi Dalje drugo i treće vrijeme, a zapisi za J. Graham i W. Henderson trebali bi se pojaviti jedan za drugim jer su također upisani u program Arts.

Sljedeći korak ovog vodiča uključuje primjer pretraživanja dokumenata koji odgovaraju višestrukim kriterijima.

Traženje zapisa pomoću višestrukih naziva polja

U ovom ćemo primjeru tražiti sve učenike koji su navršili 18 godina i upisali se u program umjetnosti na koledžu. U obrascu bi se trebali prikazati samo oni zapisi koji odgovaraju oba kriterija.

1. Kliknite gumb Kriteriji u obrascu.
2. Kliknite dobno polje i upišite 18.
3. Kliknite u polje Program i upišite Umjetnost.
4. Kliknite gumb Pronađi sljedeće . Zapis za H. Thompsona trebao bi se pojaviti u obliku jer je obojica 18 godina i upisana u program umjetnosti.
5. Pritisnite gumb Nađi Dalje drugi put, a zapis za J. Graham trebao bi se pojaviti jer je i 18 godina star i upisan u programu umjetnosti.
6. Pritisnite gumb Nađi Dalje treći put, a zapis J. Grahama trebao bi biti vidljiv jer nema drugih zapisa koji odgovaraju oba kriterija.

Zapis za W. Henderson ne bi trebao biti prikazan u ovom primjeru jer, iako je upisan u program Arts, on nije 18 godina pa ne odgovara oba kriterija pretraživanja.