Značajka Microsoft Mail Merge omogućuje slanje istog dokumenta s malim izmjenama velikog broja primatelja. Pojam "spajanje" dolazi od činjenice da je jedan dokument (primjerice, pismo) spojen s dokumentom izvora podataka , kao što je proračunska tablica .
Značajka spajanja pošte programa Word funkcionira bez problema s podacima iz programa Excel. Dok vam Word također omogućuje stvaranje vlastitog izvora podataka, opcije korištenja tih podataka ograničene su. Nadalje, ako već imate svoje podatke u proračunskoj tablici, nema puno smisla ponoviti sve podatke u izvori podataka programa Word.
Priprema podataka za spajanje pošte
Teoretski, možete koristiti bilo koji Excel radni list u funkciji Word spajanja pošte bez posebne pripreme. Međutim, preporučljivo je da odvojite malo vremena da biste pripremili radni list kako biste optimizirali postupak spajanja pošte .
Evo nekoliko smjernica za promatranje koje će pomoći da proces spajanja pošte ići glatko.
Organizirajte podatke proračunske tablice
Pri opasnosti da navedete očigledan, vaši se podaci moraju uredno urediti u retke i stupce. Razmislite o svakom retku kao pojedinačni zapis i svaki stupac kao polje koje ćete umetnuti u svoj dokument. (Ako želite dopunjavati, pogledajte Excel program za unos podataka .)
Napravite redak zaglavlja
Napravite redak zaglavlja za list koji namjeravate koristiti za spajanje pošte. Redak zaglavlja jest redak koji sadrži oznake koje identificiraju podatke u ćelijama u nastavku. Excel može biti finicky ponekad o razlikovati između podataka i naljepnica, tako da ih jasno pomoću podebljanog teksta, staničnih granica i sjenčanje stanica koje su jedinstvene za zaglavlje red. To će osigurati Excel razlikuje od ostatka podataka.
Kasnije kada spojite podatke s glavnim dokumentom, oznake će se prikazati kao nazivi polja spajanja pa neće biti zabune o tome koje podatke unosite u dokument. Nadalje, dobro je označiti vaše stupce jer pomaže u sprečavanju pogreške korisnika.
Stavite sve podatke na jedan list
Podaci koje namjeravate koristiti za spajanje pošte moraju biti na jednom listu. Ako se širi na više listova, morat ćete kombinirati listove ili izvršiti više spajanja pošte. Također, provjerite jesu li jasno navedeni listovi, jer ćete morati odabrati list koji namjeravate koristiti bez pregledavanja.
Povezivanje izvora podataka u spajanju pošte
Sljedeći korak u postupku spajanja pošte je pridružiti pripremljenu proračunsku tablicu programa Excel sa dokumentom Word.
- Na alatnoj traci za spajanje pošte kliknite gumb Otvori izvor podataka .
- U dijaloškom okviru Select Source Source odaberite mape dok ne pronađete Excel radnu knjigu. Ako ne možete pronaći svoj Excel datoteku, provjerite je li odabran "Svi izvori podataka" u padajućem izborniku s oznakom "Datoteke vrste".
- Dvaput kliknite izvorni izvor Excel datoteke, ili ga odaberite i kliknite Otvori .
- U dijaloškom okviru Odabir tablice odaberite Excel listu koji sadrži podatke koje želite spojiti s vašim dokumentom.
- Provjerite je li potvrdni okvir pored "Prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca" označen.
- Kliknite U redu .
Sada kada je izvor podataka povezan s glavnim dokumentom, možete započeti unos teksta i / ili uređivanje Word dokumenta. Međutim, ne možete izmijeniti izvor podataka u programu Excel; ako trebate izmijeniti podatke, morate zatvoriti glavni dokument u programu Word prije nego što možete otvoriti izvor podataka u programu Excel.
Umetanje polja spajanja u dokument jednostavno je slijedeći ove korake:
- Kliknite gumb Umetni polje spajanja na alatnoj traci spajanja pošte. Pojavit će se dijaloški okvir Umetanje polja spajanja.
- Označite naziv polja koje želite umetnuti s popisa i kliknite Umetni .
- Okvir će ostati otvoren i omogućiti vam da umetnete više polja. Ako umetnete više polja u slijedu, Word neće automatski dodati razmak između polja u vašem dokumentu; morate to učiniti sami nakon zatvaranja dijaloškog okvira. U dokumentu vidjet ćete naziv polja s dvostrukim strelicama.
- Kada završite, kliknite Zatvori .
Umetanje blokova adresa i pozdrava - Pažljivo koristite
Microsoft je nedavno dodao značajku spajanja pošte koja vam omogućuje umetanje blokova adresa i pozdravnih linija. Klikom na odgovarajući gumb na alatnoj traci, Word će vam omogućiti umetanje nekoliko polja odjednom, raspoređenih u uobičajene varijacije.
Gumb za unos adrese je onaj s lijeve strane; umetnite pozdravnu liniju na desnoj strani.
Nadalje, kada kliknete na bilo koji gumb, Word prikazuje dijaloški okvir koji vam daje neke opcije na koje polja želite umetnuti, kako biste željeli da se dogovore, koja bi interpunkcija uključila i druge. Iako to zvuči dovoljno izravno - a ako koristite izvor podataka stvoren u programu Word, može se zbuniti ako koristite Excelov radni list.
Imajte na umu kada je preporuka o dodavanju zaglavlja u radnom listu na stranici 1 ovog članka? Pa, ako ste nazivali polje nešto drugo od onoga što Word upotrebljava kao ime polja za slične podatke, Word bi možda odgovarala polja na pogrešan način.
Što to znači ako koristite blok adresu za unos ili umetnete gumbe za pozdravnu riječ , podaci se mogu prikazati različitim redoslijedom nego što navedete - jednostavno zato što se oznake ne podudaraju. Srećom, Microsoft je to predvidio i ugrađen u značajku Polja podudaranja koja vam omogućuje da podudarate svoje nazive polja s onima koje Word koristi u blokovima.
Upotreba polja podudaranja kako bi se pravilno mapirale oznake polja
Da biste podudarali polja, slijedite ove korake:
- Kliknite gumb Polja podudaranja na alatnoj traci.
- U dijaloškom okviru Podudarni polja vidjet ćete popis imena polja programa na lijevoj strani. S desne strane okvira vidjet ćete stupac padajućih okvira. Ime u svakom padajućem okviru je polje koje Word upotrebljava za svako odgovarajuće polje u bloku adrese ili bloku pozdravnog retka. Da biste izvršili izmjene, jednostavno odaberite ime polja iz padajućeg okvira.
- Kada dovršite promjene, kliknite U redu .
Možete otvoriti i dijaloški okvir Polja podudaranja tako da kliknete gumb Polja podudaranja na dnu dijaloških okvira Umetni blok adresa ili Pozdravna crta, a koji se pojavljuju kada kliknete gumb odgovarajuće gumbe alatne trake.
Pregled dokumenata za spajanje pošte
Prije nego što nastavimo s pregledavanjem i tiskanjem spojenih dokumenata, bilješka o oblikovanju: Kada unosite polja spajanja u dokument, Word ne prenosi oblikovanje podataka iz izvora podataka.
Primjena posebnog oblikovanja iz izvorne proračunske tablice
Ako želite primijeniti posebno oblikovanje, kao što je kurziv, podebljano ili podcrtavanje, to morate učiniti u programu Word. Ako dokument pregledavate poljem, morate odabrati dvostruke strelice s obje strane polja na koje želite primijeniti oblikovanje. Ako gledate spojene podatke u dokumentu, jednostavno označite tekst koji želite promijeniti.
Imajte na umu da će se svaka promjena nositi u svim spojenim dokumentima, a ne samo pojedinačnim.
Pregledom spojenih dokumenata
Da biste pregledali spojene dokumente, kliknite gumb Prikaz spojenih podataka na alatnoj traci za pisanje. Ovaj gumb funkcionira kao prekidač, pa ako se želite vratiti na prikaz samo polja, a ne podatke koje sadrže, ponovno kliknite.
Putem spojenih dokumenata možete se kretati pomoću navigacijskih gumba na alatnoj traci za spajanje pošte. Oni su s lijeva na desno: Prvi zapis , Prethodni zapis , Idi za snimanje , Slijedeći zapis , Zadnji zapis .
Prije nego što spojite dokumente, trebali biste ih pregledati sve, ili koliko god možete, da biste provjerili je li sve ispravno spojeno. Obratite posebnu pozornost na stvari kao što su interpunkcije i razmak oko spojenih podataka.
Završite svoj dokument spajanja pošte
Kada budete spremni spojiti dokumente, imate dva izbora.
Spajanje na pisač
Prvo je spojiti ih na pisač. Ako odaberete ovu opciju, dokumenti će biti poslani na pisač bez ikakvih izmjena. Možete se spojiti na pisač jednostavno klikom na gumb Spoji na pisač alatnoj traci.
Spajanje u novi dokument
Ako trebate prilagoditi neke ili sve dokumente (iako biste trebali dodati polje bilješke u izvor podataka za prilagođene bilješke) ili napraviti druge izmjene prije ispisa, možete ih spojiti na novi dokument; ako se spojite s novim dokumentom, glavni dokument spajanja pošte i izvor podataka ostat će netaknuti, ali imat ćete drugu datoteku koja sadrži spojene dokumente.
Da biste to učinili, jednostavno kliknite gumb Spoji na novi dokument na alatnoj traci.
Bez obzira koju metodu odaberete, bit će vam predstavljen dijaloški okvir u kojemu možete reći da Word spoji sve zapise, trenutni zapis ili niz zapisa.
Kliknite gumb opcija pored željenog izbora, a zatim kliknite U redu .
Ako želite spojiti raspon, morat ćete staviti početni broj i konačni broj za zapise koje želite uključiti u spajanje prije nego što kliknete U redu .
Ako ste odabrali ispis dokumenata, nakon što se dijaloški okvir pojavi, prikazat će vam se dijaloški okvir Ispis. Možete komunicirati s njim isto kao i za bilo koji drugi dokument.