Spajanje pošte je alat koji pojednostavljuje izradu skupa dokumenata koji su slični, ali sadrže jedinstvene i varijabilne elemente podataka. To se postiže povezivanjem baze podataka koja sadrži te elemente podataka u dokument koji sadrži polja spajanja gdje će se oni jedinstveni podaci popuniti.
Spajanje pošte štedi vam vrijeme i truda automatiziranjem procesa unosa standardiziranih podataka, kao što su imena i adrese u dokument. Na primjer, možete povezati pismo s obrazacom grupi kontakata u programu Outlook; ovo pismo može imati polje spajanja za adresu svakog kontakta i jednu za odgovarajuće ime kontakta kao dio pozdravnog pisma.
Upotrebe za spajanje e-pošte
Spajanje pošte, za mnoge ljude, zamišlja misli o bezvrijednoj pošti. Dok trgovci nedvojbeno upotrebljavaju spajanje pošte kako bi brzo i lako generirali veliku količinu pošte, mnoge druge namjene mogu vas iznenaditi i promijeniti način izrade nekih dokumenata.
Pomoću spajanja pošte možete stvoriti bilo koju vrstu tiskanog dokumenta, kao i elektronički distribuirane dokumente i faksove. Vrste dokumenata koje možete stvoriti pomoću spajanja pošte gotovo su neograničene. Evo nekoliko primjera:
- katalozi
- Zalihe
- računi
- oznake
- omotnice
- I, naravno, pisma
Kada se pametno koristi, spajanje pošte može uvelike poboljšati vašu produktivnost. Također može povećati učinkovitost dokumenata koje stvorite. Primjerice, prilagodbom pisama s naznakama primatelja ili drugim elementima koji su specifični za svaki primatelj, predstavljate poliranu, osobnu sliku koja postavlja pozornicu za ishod koji želiš.
Anatomija spajanja pošte
Spajanje pošte sastoji se od dva glavna dijela: dokumenta i izvora podataka , koji se također naziva i bazom podataka. Microsoft Word pojednostavljuje vaš rad tako što ćete kao izvor podataka koristiti druge aplikacije sustava Office, kao što su Excel i Outlook. Ako imate puni paket sustava Office, upotreba jedne od svojih aplikacija kao vaš izvor podataka je jednostavna, praktična i vrlo preporučljiva. Korištenje kontakata koje ste već unijeli u kontakte programa Outlook, primjerice, neće vas spriječiti da ponovno unesete te podatke u drugi izvor podataka. Upotreba postojeće proračunske tablice programa Excel daje vam još veću fleksibilnost s podacima od izvora podataka koji će stvoriti Word.
Međutim, ako imate samo Word program, još uvijek možete koristiti značajku spajanja pošte. Riječ ima mogućnost izraditi potpuno prilagodljiv izvor podataka za upotrebu u spajanju pošte.
Postavljanje spajanja pošte
Spajanje pošte može se činiti kompliciranim, a složeni, podatkovni teški dokumenti koji se oslanjaju na velike baze podataka svakako mogu biti. Riječ, međutim, pojednostavljuje postavljanje spajanja pošte za uobičajene svrhe dajući čarobnjake koji vas vode kroz postupak povezivanja dokumenta s bazom podataka. Općenito, možete dovršiti postupak u manje od 10 jednostavnih koraka, uključujući pronalaženje i ispravljanje pogrešaka. To je manje od pripreme dokumenta ručno će se, i uz mnogo manje vremena i gnjavaža, previše.