01 od 08
Korištenje obrasca za unos podataka u programu Excel
Upotreba Excelovog izgrađenog obrasca za unos podataka brz je i jednostavan način unosa podataka u bazu podataka programa Excel.
Upotreba obrasca omogućuje vam sljedeće:
- započeti novu tablicu baze podataka ili dodati nove zapise na postojeći
- pomaknite se kroz podatke jedan po jedan
- traženje zapisa koji sadrže određene podatke
- po potrebi urediti ili izbrisati pojedinačne zapise
Pogledajte povezani vodič: Obrazac za unos podataka programa Excel 2010/2007 .
02 od 08
Dodavanje naziva polja baze podataka
Kao što smo ranije spomenuli, sve što trebamo učiniti kako bismo upotrijebili obrazac za unos podataka u Excelu je da damo nazive stupaca ili nazive polja koji će se koristiti u našoj bazi podataka.
Najlakši način za dodavanje naziva polja u obrazac je upisati ih u ćelije na vašem radnom listu . U obrascu možete uključiti do 32 naziva polja.
Unesite sljedeće naslove u ćelije A1 do E1:
Studentska iskaznica
Prezime
početni
Dob
Program
03 od 08
Otvaranje obrasca za unos podataka
Napomena: za pomoć u ovom primjeru pogledajte gornju sliku.
- Kliknite na ćeliju A2 da biste ga učinili aktivnom ćelijom .
- Na izbornicima kliknite Podaci> Obrazac .
- Otvaranjem obrasca prvo će se otvoriti okvir za poruke iz programa Excel koji sadrži niz opcija povezanih s dodavanjem naslova u obrazac.
- Budući da smo već unijeli imena polja koju želimo koristiti kao naslove, sve što trebamo učiniti je kliknuti OK u okviru za poruke.
- Na zaslonu bi se trebao pojaviti obrazac koji sadrži sve nazive polja.
04 od 08
Dodavanje podataka zapisa s obrascem
Napomena: za pomoć u ovom primjeru pogledajte gornju sliku.
Nakon što su zaglavlja podataka dodana u obrazac dodajući zapise u bazu podataka jednostavno je upisivanje podataka u ispravnom redoslijedu u polja obrasca.
Primjeri zapisa
Dodajte sljedeće podatke u bazu unosom podataka u polja obrasca pored odgovarajućih naslova. Kliknite gumb Novi nakon unosa prvog zapisa kako biste izbrisali polja za drugi zapis.
StudentID : SA267-567
Prezime : Jones
Početno : B.
Dob : 21
Program : Jezici
StudentID : SA267-211
Prezime : Williams
Početni : J.
Godina : 19
Program : znanost
Savjet: prilikom unosa podataka koji su vrlo slični, kao što su studentski ID brojevi (samo brojevi nakon crtice različiti), koristite kopiranje i lijepljenje kako biste ubrzali i pojednostavili unos podataka.
05 od 08
Dodavanje zapisa podataka s obrascem (Con't)
Napomena: za pomoć u ovom primjeru pogledajte gornju sliku.
Da biste dodali preostale zapise u bazu podataka udžbenika, upotrijebite obrazac da biste unijeli ostatak podataka pronađenih na gornjoj slici u stanice A4 do E11.
06 od 08
Upotreba alata za podatke obrasca
Napomena: za pomoć u ovom primjeru pogledajte gornju sliku.
Glavni problem s bazom podataka je održavanje integriteta podataka kao datoteka raste u veličini. To zahtijeva:
- ispravljanje pogrešaka podataka ili ažuriranje pojedinačnih zapisa
- brisanje zastarjelih ili dupliciranih zapisa
Oblik unosa podataka sadrži nekoliko alata duž desne strane, što olakšava pronalaženje i ispravljanje ili brisanje zapisa iz baze podataka.
Ovi alati su:
- Gumb Pretraživanje i traženje sljedećih - ti omogućuju pomicanje prema naprijed i natrag kroz bazu podataka po jedan zapis u isto vrijeme.
- Gumb Izbriši - ovo se koristi za brisanje zapisa iz baze podataka.
- Gumb Restore ( Vraćanje) - Ovaj gumb može se koristiti za poništavanje promjena u zapisu koji se uređuje. Povremeno smo pogrešne izmjene u rekordu ili čak uredili pogrešan zapis. Ako je tako, gumb za vraćanje može se upotrijebiti za poništavanje tih promjena.
- Napomena: gumb za vraćanje funkcionira samo dok je u obrascu prisutan zapis. Čim pristupite drugom zapisu ili zatvorite obrazac, gumb za vraćanje postaje neaktivan.
- Gumb Kriteriji omogućuje pretraživanje baze podataka za zapise na temelju određenih kriterija, kao što su ime, godina ili program. Primjer korištenja gumba Kriteriji uključen je u sljedeći korak vodiča.
07 od 08
Traženje zapisa pomoću jednog polja
Gumb Kriteriji omogućuje pretraživanje baze podataka za zapise pomoću jednog ili više naziva polja - poput imena, dobi ili programa.
Napomena: za pomoć u ovom primjeru pogledajte gornju sliku.
- Kliknite gumb Kriteriji u obrascu.
- Klikom na gumb Kriteriji briše se sva polja obrasca, ali ne uklanjaju nikakve podatke iz baze podataka.
- Kliknite polje Program i upišite Umjetnost jer želimo tražiti sve studente upisane u programu umjetnosti na koledžu.
- Kliknite gumb Pronađi sljedeće . Zapis za H. Thompsona trebao bi se pojaviti u obliku kada je upisana u program umjetnosti.
- Kliknite gumb Nađi Dalje drugi i treći put, a zapisi za J. Graham i W. Henderson trebali bi se pojaviti jedan za drugim jer su također upisani u program Arts.
Sljedeći korak vodiča uključuje primjer pretraživanja dokumenata koji odgovaraju višestrukim kriterijima.
08 od 08
Traženje zapisa pomoću višestrukih naziva polja
Gumb Kriteriji omogućuje pretraživanje baze podataka za zapise pomoću jednog ili više naziva polja - poput imena, dobi ili programa.
Napomena: za pomoć u ovom primjeru pogledajte gornju sliku.
U ovom ćemo primjeru tražiti sve studente koji su navršili 18 godina i upisali se u program umjetnosti na koledžu. U obrascu bi se trebali prikazati samo oni zapisi koji odgovaraju oba kriterija.
- Kliknite gumb Kriteriji u obrascu.
- Kliknite polje dobi i upišite 18 .
- Kliknite polje Program i upišite Umjetnost .
- Kliknite gumb Pronađi sljedeće . Zapis za H. Thompsona trebao bi se pojaviti u obliku jer je obojica 18 godina i upisana u program umjetnosti.
- Pritisnite gumb Find Next (Sljedeće) i drugi put, a zapis za J. Graham trebao bi se pojaviti otkad je i on 18 godina i upisan u program Arts.
- Treći put kliknite na Find Next gumb i rekord za J. Graham trebao bi biti vidljiv jer nema drugih zapisa koji odgovaraju oba kriterija.
Zapis za W. Henderson ne bi trebao biti prikazan u ovom primjeru jer, iako je upisan u program Arts, on nije 18 godina pa ne odgovara oba kriterija pretraživanja.