Vodič za baze podataka programa Excel 2003

01 od 09

Pregled baze podataka programa Excel 2003

S vremena na vrijeme moramo pratiti informacije i dobro mjesto za to je u datoteci baze podataka programa Excel. Bilo je to osobni popis telefonskih brojeva, popis kontakata za članove organizacije ili tima, zbirku novčića, kartica ili knjiga, datoteka iz baze podataka programa Excel olakšava unos, pohranu i pronalaženje određenih informacija.

Excel je izradio alate koji vam pomažu da pratite podatke i pronađete određene informacije kada to želite. Isto tako, sa svojim stotinama stupaca i tisućama redaka, proračunska tablica Excel može sadržavati ogromnu količinu podataka.

Također pogledajte povezane vodiče: Excel 2007/2010/2013 Instalacija koraka po koracima baze podataka .

02 od 09

Tablice podataka

Osnovni format za pohranu podataka u bazu podataka programa Excel jest tablica. U tablici se podaci unose u retke. Svaki je red poznat kao zapis .

Nakon što je tablica stvorena, Excelovi alati za podatke mogu se koristiti za pretraživanje, sortiranje i filtriranje zapisa u bazi podataka kako bi se pronašli određeni podaci.

Iako postoji nekoliko načina na koje možete koristiti ove alate za podatke u Excelu, najlakši način da to napravite jest stvaranje onoga što se naziva popis iz podataka u tablici.

Da biste slijedili ovaj vodič:

• unesite podatke kao što je prikazano na gornjoj slici.

Savjet - brzo unijeti ID učenika:

1. Upišite prva dva ID-a - ST348-245 i ST348-246 u ćelije A5 i A6.
2. Označite dva ID-a da biste ih odabrali.
3. Kliknite ručicu za punjenje i povucite je dolje do ćelije A13.
4. Ostatak studentskog ID-a mora biti ispravno unesen u stanice A6 do A13.

03 od 09

Unos podataka ispravno

Prilikom unošenja podataka važno je osigurati pravilno unos podataka. Osim redaka 2 između naslova proračunske tablice i zaglavlja stupaca, prilikom unosa podataka ne ostavljajte druge prazne retke. Također, pobrinite se da ne ostavljate prazne ćelije.

Pogreške u vezi s podacima uzrokovane pogrešnim unošenjem podataka izvor su mnogih problema vezanih uz upravljanje podacima. Ako su podaci na početku ispravno uneseni, vjerojatnije je da će vam program dati željene rezultate.

04 od 09

Redci su zapisi

Kao što je spomenuto, redovi podataka u bazi podataka poznati su kao zapisi. Pri unosu zapisa držite ove smjernice:

• Ne ostavljajte prazne retke u tablici koja se kreira, čak ni između naslova i prvog reda podataka.
• Zapis može sadržavati podatke o samo jednoj posebnoj stavci.
• Zapis mora sadržavati sve podatke u bazi podataka o toj stavci. Nema podataka o stavci u više od jednog retka.
  

05 od 09

Stupci su polja

Dok se retke u bazu podataka programa Excel nazivaju zapisi, stupci su poznati kao polja . Svaki stupac treba naslov da identificira podatke koje sadrži. Ta se naslova nazivaju nazivi polja.

• Polja se koriste kako bi se osiguralo da se podaci za svaki zapis upisuju u istom slijedu.
• Provjerite jesu li svi podaci u stupcu uneseni pomoću istog formata. Ako započnete unositi brojke kao znamenke (npr. 10 ili 20), držite ih. Nemojte mijenjati dio puta i početi unositi brojeve kao riječi (npr. Deset ili dvadeset). Budite dosljedni.
• Ne ostavljajte prazne stupce u tablici.

06 od 09

Izrada popisa

Nakon unosa podataka u tablicu, ona se može pretvoriti u popis . Učiniti tako:

1. Istaknite ćelije A3 do E13 na radnom listu.
2. Kliknite na Data> List> Create List iz izbornika kako biste otvorili dijaloški okvir Create List .
3. Dok je dijaloški okvir otvoren, stanice A3 do E13 na radnom listu trebaju biti okružene mravima marširanja.
4. Ako maršni mravi okružuju ispravan raspon ćelija, kliknite U redu u dijaloškom okviru Stvaranje popisa .
5. Ako marširajući mravi ne okružuju ispravan raspon ćelija, istaknite točan raspon u radnom listu, a zatim kliknite U redu u dijaloškom okviru Stvaranje popisa .
6. Stol bi trebao biti okružen tamnom granicom i uz svaki naziv polja trebaju se dodati strelice.

07 od 09

Korištenje alata za baze podataka

Nakon što stvorite bazu podataka, možete koristiti alate koji se nalaze ispod padajućih strelica pored svakog naziva polja kako biste sortirali ili filtrirali podatke.

Sortiranje podataka

1. Kliknite strelicu padajućeg izbornika pored naziva polja Prezime.
2. Kliknite na mogućnost Sort Ascending (Poredaj uzlazno) da biste razvrstali bazu podataka abecednim redom od A do Z.
3. Jednom sortiran, Graham J. trebao bi biti prvi rekord u tablici i Wilson R. trebao bi biti posljednji.

Filtriranje podataka

1. Kliknite strelicu padajućeg izbornika pokraj naziva polja programa .
2. Kliknite opciju Poslovni da biste filtrirali sve studente, a ne u poslovnom programu.
3. Kliknite U redu.
4. Samo dva studenta - G. Thompson i F. Smith trebaju biti vidljivi jer su jedini upisani u poslovni program.
5. Da biste prikazali sve zapise, kliknite strelicu padajućeg izbornika pokraj naziva polja programa .
6. Kliknite opciju Sve .
   

08 od 09

Proširivanje baze podataka

Dodavanje dodatnih zapisa u vašu bazu podataka:

• Prazni redak sa zvjezdicom (ćelije A14 do E14) dodaje se na dno baze podataka kada se stvori.
• Dodatni podaci mogu se dodati u bazu podataka koristeći ovaj prazni redak.
• Dodajte sljedeće podatke:
  
  Cell - podaci
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Znanost

09 od 09

Dovršetak oblikovanja baze podataka

Napomena : Ovaj korak uključuje korištenje ikona koje se nalaze na alatnoj traci Oblikovanje , koja se obično nalazi na vrhu zaslona programa Excel 2003. Ako nije prisutan, pročitajte kako pronaći Excelove alatne trake kako biste ga lakše pronašli.

1. Istaknite ćelije A1 do E1 u radnom listu.
2. Da biste centrirali naslov, kliknite ikonu Spoji i Centar na alatnoj traci za oblikovanje .
3. Ako su još uvijek odabrane ćelije A1 do E1, kliknite ikonu Boja ispune na alatnoj traci za oblikovanje (izgleda kao boja za boju) da biste otvorili padajući popis pozadinske boje.
4. Iz popisa odaberite Morsko zeleno da biste promijenili boju pozadine ćelija A1 - E1 na tamno zelenu boju.
5. Kliknite ikonu Boja fonta na alatnoj traci za oblikovanje (to je veliko slovo "A") za otvaranje padajućeg popisa boja fonta.
6. Na popisu odaberite Bijelu da biste promijenili boju teksta u ćelijama A1 - E1 na bijelo.
7. Istaknite ćelije A2 - E2 na radnom listu.
8. Kliknite ikonu Boja ispune na alatnoj traci za oblikovanje kako biste otvorili padajući popis pozadinske boje.
9. Iz popisa odaberite Svjetlo zeleno da biste promijenili boju pozadine ćelija A2 - E2 na svijetlo zelenu boju.
10. Istaknite ćelije A3 - E14 na radnom listu.
11. Odaberite Format> AutoFormat iz izbornika kako biste otvorili dijaloški okvir AutoFormat .
12. Izaberite Popis 2 s popisa opcija za formatiranje ćelija A3 - E14.
13. Istaknite ćelije A3 - E14 na radnom listu.
14. Kliknite ikonu Center icon na alatnoj traci za oblikovanje kako biste središte poravnali tekst u stanicama A3 do E14.
15. U ovom trenutku, ako ste ispravno slijedili korake ovog vodiča, proračunska tablica trebala bi nalikovati proračunskoj tablici koja je prikazana u 1. koraku ovog vodiča.