Kako stvoriti bazu podataka u programu Excel

Praćenje kontakata, zbirki i drugih podataka s bazom podataka programa Excel

S vremena na vrijeme moramo pratiti informacije i dobro mjesto za to je u datoteci baze podataka programa Excel. Bilo je to osobni popis telefonskih brojeva, popis kontakata za članove organizacije ili tima, zbirku novčića, kartica ili knjiga, datoteka iz baze podataka programa Excel olakšava unos, pohranu i pronalaženje određenih informacija.

Microsoft Excel je izgradio alate koji vam pomažu u praćenju podataka i pronalaženju određenih informacija kada to želite. Isto tako, sa svojim stotinama stupaca i tisućama redaka , proračunska tablica Excel može sadržavati ogromnu količinu podataka .

Unos podataka

Osnovni format za pohranu podataka u bazu podataka programa Excel jest tablica.

Nakon što je tablica stvorena, Excelovi alati za podatke mogu se koristiti za pretraživanje, sortiranje i filtriranje zapisa u bazi podataka kako bi se pronašli određeni podaci.

Da biste slijedili zajedno s ovim udžbenikom, unesite podatke kako je prikazano na gornjoj slici.

Unesite ID učenika brzo:

1. Upišite prva dva ID-a - ST348-245 i ST348-246 u ćelije A5 i A6 .
2. Označite dva ID-a da biste ih odabrali.
3. Kliknite ručicu za punjenje i povucite je dolje do ćelije A13 .
4. Ostatak studentskog ID-a mora biti ispravno unesen u stanice A6 do A13.

Unos podataka ispravno

Prilikom unošenja podataka važno je osigurati pravilno unos podataka. Osim redaka 2 između naslova proračunske tablice i zaglavlja stupaca, prilikom unosa podataka ne ostavljajte druge prazne retke. Također, pobrinite se da ne ostavljate prazne ćelije.

Pogreške u vezi s podacima uzrokovane pogrešnim unošenjem podataka izvor su mnogih problema vezanih uz upravljanje podacima. Ako su podaci na početku ispravno uneseni, vjerojatnije je da će vam program dati željene rezultate.

Redci su zapisi

Svaki pojedini redak podataka u bazi podataka poznat je kao zapis . Pri unosu zapisa držite ove smjernice:

• Ne ostavljajte prazne retke u izradi tablice. To ne uključuje ostavljanje praznog retka između zaglavlja stupaca i prvog reda podataka.
• Zapis može sadržavati podatke o samo jednoj posebnoj stavci.
• Zapis mora sadržavati sve podatke u bazi podataka o toj stavci. Nema podataka o stavci u više od jednog retka.

Stupci su polja

Dok se retke u bazu podataka programa Excel nazivaju zapisi, stupci su poznati kao polja . Svaki stupac treba naslov da identificira podatke koje sadrži. Ta se naslova nazivaju nazivi polja.

• Polja se koriste kako bi se osiguralo da se podaci za svaki zapis upisuju u istom slijedu.
• Provjerite jesu li svi podaci u stupcu uneseni pomoću istog formata. Ako započnete unositi brojke kao znamenke (npr. 10 ili 20), držite ih. Nemojte mijenjati dio puta i početi unositi brojeve kao riječi (npr. Deset ili dvadeset). Budite dosljedni.
• Ne ostavljajte prazne stupce u tablici.

Izrada tablice

Nakon unosa podataka, može se pretvoriti u tablicu . Učiniti tako:

1. Istaknite stanice A3 do E13 u radnom listu.
2. Kliknite karticu Početna .
3. Kliknite opciju Oblikovanje kao tablice na vrpci da biste otvorili padajući izbornik.
4. Odaberite plavu tablicu Medium Style Style 9 za otvaranje dijaloškog okvira Format as Table .
5. Dok je dijaloški okvir otvoren, stanice A3 do E13 na radnom listu trebaju biti okružene mravima marširanja.
6. Ako marširajući mravi okružuju ispravan raspon ćelija, kliknite U redu u dijaloškom okviru Oblikovanje kao tablice .
7. Ako marširajući mravi ne okružuju ispravan raspon ćelija, označite točan raspon u radnom listu, a zatim kliknite U redu u dijaloškom okviru Format kao tablica .
8. U tablici bi se trebale nalaziti padajuće strelice pored svakog naziva polja, a redovi tablica trebaju biti oblikovani naizmjence svjetla i tamnoplave.

Korištenje alata za baze podataka

Nakon što stvorite bazu podataka, možete koristiti alate koji se nalaze ispod padajućih strelica pored svakog naziva polja kako biste sortirali ili filtrirali podatke.

Sortiranje podataka

1. Kliknite strelicu padajućeg izbornika uz ime polja Prezime.
2. Kliknite mogućnost Sort A to Z za sortiranje baze podataka abecednim redom.
3. Jednom sortiran, Graham J. trebao bi biti prvi rekord u tablici i Wilson. R bi trebao biti posljednji.

Filtriranje podataka

1. Kliknite strelicu padajućeg izbornika pokraj naziva polja programa .
2. Kliknite potvrdni okvir pokraj opcije Odaberi sve da biste uklonili sve potvrdne okvire.
3. Kliknite potvrdni okvir pored opcije Poslovni kako biste dodali kvačicu u okvir.
4. Kliknite U redu .
5. Samo dva studenta - G. Thompson i F. Smith trebaju biti vidljivi jer su jedini upisani u poslovni program.
6. Da biste prikazali sve zapise, kliknite strelicu padajućeg izbornika pokraj naziva polja programa .
7. Kliknite opciju " Izbriši filtar" iz opcije "Program" .

Proširivanje baze podataka

Dodavanje dodatnih zapisa u vašu bazu podataka:

• Postavite pokazivač miša preko male točke u donjem desnom kutu stola.
• Pokazivač miša će se promijeniti u dvoličnu strelicu.
• Kada se to dogodi, kliknite i držite desnu tipku miša i povucite pokazivač prema dolje da biste dodali prazan redak na dno baze podataka.
• Dodajte sljedeće podatke u ovaj novi redak:
  Cell - podaci
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Znanost

Dovršetak oblikovanja baze podataka

1. Istaknite ćelije A1 do E1 u radnom listu.
2. Kliknite karticu Početna .
3. Da biste središte naslova, kliknite opciju Spoji i Centar vrpce.
4. Kliknite na boju ispune (izgleda kao boja za bojanje) na vrpci kako biste otvorili padajući izbornik za popunjavanje boje.
5. Izaberite Plavo, akcent 1 s popisa da biste promijenili boju pozadine u ćelijama A1 - E1 na tamnoplavu boju.
6. Kliknite ikonu Boja fonta na alatnoj traci Oblikovanje (to je veliko slovo "A") za otvaranje padajućeg popisa boja fonta.
7. Na popisu odaberite Bijelu da biste promijenili boju teksta u ćelijama A1 - E1 na bijelo.
8. Istaknite ćelije A2 - E2 na radnom listu.
9. Kliknite na Boja popunjavanja na traci za otvaranje popisa padajućeg popisa.
10. Iz popisa odaberite Plava, Akcent 1, Lakši 80 da biste promijenili boju pozadine u ćelijama A2 - E2 na svijetlo plavu.
11. Istaknite ćelije A4 - E14 na radnom listu.
12. Pritisnite središnju opciju na vrpci da središte poravnate tekst u ćelijama A14 do E14.
13. U ovom trenutku, ako ste ispravno slijedili korake ovog vodiča, proračunska tablica trebala bi nalikovati proračunskoj tablici koja je prikazana u 1. koraku ovog vodiča.

Funkcije baze podataka

Sintaksa : neispravnost (baza podataka, polje_str | broj, kriterij_vlasnika)

Gdje funkcija D je jedno od sljedećeg:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Vrsta : Baza podataka

Funkcije baze podataka osobito su korisne kada se Google tablice koriste za održavanje strukturiranih podataka, poput baze podataka. Svaka funkcija baze podataka, Dfunction , izračunava odgovarajuću funkciju na podskupu rasponu stanica koji se smatra tablicom baze podataka. Funkcije baze podataka poduzimaju tri argumente:

• Database_arr je raspon, ugrađeni niz ili polje koje generira izraz polja koji je strukturiran tako da je svaki redak nakon redaka 1 baza podataka, a svaki je stup polje baze podataka. Redak 1 sadrži oznake za svako polje.
• Field_str | num označava koji stupac (polje) sadrži vrijednosti za prosjek. To se može izraziti kao naziv polja (tekstni niz) ili broj stupca, gdje će se lijevi most stupac prikazati kao 1.
• Criteria_arr je raspon, ugrađeni niz ili niz generira izraz polja koji je strukturiran tako da prvi red sadrži naziv polja na koje će se primijeniti kriterij (kriteriji), a sljedeći retci sadrže uvjetni test (e) ,

Prvi redak u kriteriju određuje nazive polja. Svaki drugi redak u kriteriju predstavlja filtar, koji je skup ograničenja u odgovarajućim poljima. Ograničenja su opisana pomoću naziva upita-po-primjer, a mogu uključivati ​​vrijednost koja odgovara operatoru usporedbe ili usporedbu. Primjeri ograničenja su: "Čokolada", "42", "> = 42", "<> 42". Prazna ćelija ne znači ograničenje odgovarajućeg polja.

Filtar odgovara retku baze podataka ako su zadovoljena sva ograničenja filtra (ograničenja u retku filtra). Redak baze podataka (rekord) zadovoljava kriterije ako i samo ako se barem jedan filtar odgovara. Naziv polja može se pojaviti više puta u rasponu kriterija kako bi se omogućilo više ograničenja koja se primjenjuju istodobno (na primjer, temperatura> = 65 i temperatura <= 82).

DGET je jedina funkcija baze podataka koja ne skuplja vrijednosti. DGET vraća vrijednost polja navedenog u drugom argumentu (slično VLOOKUP) samo kada točno jedan zapis odgovara kriteriju; inače, vraća pogrešku koja pokazuje da nema podudaranja ili više utakmica