Kako stvoriti popis podataka u programu Excel 2003

01 od 08

Upravljanje podacima u Excelu

S vremena na vrijeme moramo pratiti informacije. Može biti osobni popis telefonskih brojeva, popis kontakata za članove organizacije ili tima ili zbirku novca, kartica ili knjiga.

Bez obzira na podatke koje imate, proračunska tablica , poput Excela, odlično je mjesto za pohranu. Excel je izradio alate koji vam pomažu da pratite podatke i pronađete određene informacije kada to želite. Isto tako, sa svojim stotinama stupaca i tisućama redaka, proračunska tablica Excel može sadržavati ogromnu količinu podataka .

Excel je također jednostavniji za korištenje nego punopravni program baze podataka kao što je Microsoft Access. Podaci se lako unose u proračunsku tablicu, a sa samo nekoliko klikova miša možete sortirati podatke i pronaći ono što želite.

02 od 08

Izrada tablica i popisa

Osnovni format za pohranu podataka u programu Excel je tablica. U tablici se podaci unose u retke. Svaki je red poznat kao zapis .

Nakon što je stvorena tablica, Excelovi alati za podatke mogu se koristiti za pretraživanje, sortiranje i filtriranje zapisa kako bi se pronašli određene informacije.

Iako postoji nekoliko načina na koje možete koristiti ove alate za podatke u Excelu, najlakši način da to napravite jest stvaranje onoga što je poznato kao popis s podacima u tablici.

03 od 08

Unos podataka ispravno

Prvi korak u izradi tablice je unos podataka. Prilikom toga, važno je osigurati ispravno unos.

Pogreške u vezi s podacima uzrokovane pogrešnim unošenjem podataka izvor su mnogih problema vezanih uz upravljanje podacima. Ako su podaci na početku ispravno uneseni, vjerojatnije je da će vam program dati željene rezultate.

04 od 08

Redci su zapisi

Kao što je spomenuto, redovi podataka poznati su kao zapisi. Pri unosu zapisa držite ove smjernice:

• Ne ostavljajte prazne retke u tablici koja se kreira, čak ni između naslova i prvog reda podataka.
  
• Zapis može sadržavati podatke o samo jednoj posebnoj stavci.
  
• Zapis mora sadržavati sve podatke na popisu o toj stavci. Nema podataka o stavci u više od jednog retka.
  
• Da biste stvorili popis, tablica podataka mora sadržavati najmanje dva zapisa podataka.

05 od 08

Stupci su polja

Dok se retke u tablici nazivaju zapisi, stupci su poznati kao polja . Svaki stupac treba naslov da identificira podatke koje sadrži. Ta se naslova nazivaju nazivi polja.

• Polja se koriste kako bi se osiguralo da se podaci za svaki zapis upisuju u istom slijedu.
  
• Provjerite jesu li svi podaci u stupcu uneseni pomoću istog formata. Ako započnete unositi brojke kao znamenke (npr. 10 ili 20), držite ih. Nemojte mijenjati dio puta i početi unositi brojeve kao riječi (npr. Deset ili dvadeset). Budite dosljedni.
  
• Ne ostavljajte prazne stupce u tablici.
  
• Da biste izradili popis, tablica mora biti barem dva stupca široka.

06 od 08

Izrada popisa

Nakon unosa podataka u tablicu, ona se može pretvoriti u popis . Učiniti tako:

1. Odaberite bilo koju ćeliju u tablici.
   
2. Odaberite Popis> Izradi popis iz izbornika kako biste otvorili dijaloški okvir Kreiraj popis .
   
3. Dijaloški okvir prikazuje raspon ćelija koji će biti uključeni u popis. Ako je tablica ispravno izrađena, Excel će obično odabrati ispravan raspon .
   
4. Ako je odabir područja točan, kliknite U redu .

07 od 08

Ako je raspon popisa pogrešan

Ako je, slučajno, raspon prikazan u dijaloškom okviru Stvaranje popisa neispravan, morat ćete ponovno odabrati raspon ćelija koje će se koristiti na popisu.

Učiniti tako:

1. Kliknite gumb za povratak u dijaloškom okviru Create List za povratak na radni list.
   
2. Dijaloški okvir Popis zadataka se smanjuje na mali okvir, a trenutni raspon ćelija može se vidjeti na radnom listu okružen mravima marširanja.
   
3. Povucite odaberite mišem za odabir ispravnog raspona ćelija.
   
4. Kliknite gumb za povratak u malom dijaloškom okviru Stvaranje popisa da biste se vratili na normalnu veličinu.
   
5. Kliknite U redu da biste dovršili popis.

08 od 08

Popis

Jednom stvoren,

• popis će imati tamnu granicu oko nje.
  
• Uz svaki naziv polja bit će strelice usmjerene prema dolje koje otvaraju izbornike padajućeg izbornika kada se kliknu.
  
• Padajući izbornici sadrže opcije za sortiranje popisa bilo kojim nazivom polja i za pretraživanje popisa za zapise koji odgovaraju određenim kriterijima.
  
• Donji redak sa zvjezdicom dodaje se na dno popisa. Dodatni podaci mogu se dodati na popis pomoću ovog novog retka.