Alternativa grupama i popisima distribucije
Popisi za distribuciju programa Outlook praktični su za slanje grupi ljudi brzo. Također je nemoguće tražiti, teško ih je administrirati i malo izbirljiv za dizanje. Kategorizirani kontakti omogućuju fleksibilne popise raspodjele e-pošte pomoću Outlook spajanja pošte.
Outlook vam omogućuje dodjeljivanje bilo kojeg broja kategorija vašim kontaktima. Nakon toga možete razvrstati svoj adresar po kategorijama - i, presto, evo novog elegantnog, svestranog i stabilnog popisa za distribuciju.
Koristite kategorije kontakata kao popise za distribuciju u programu Outlook
Možete izraditi distribuciju ili mailing listu s kategorijama u programu Outlook pomoću sljedećih koraka.
- Otvorite Kontakti u programu Outlook.
- Pritisnite Ctrl-3 , na primjer.
- Osigurajte da su svi kontakti koje želite dodati na svoj novi popis za distribuciju istaknuti.
- Da biste dodali osobe koje još nisu u kontaktima iz programa Outlook , najprije ih izradite, naravno, pomoću Ctrl-N .
- Možete označiti više zapisa tako da držite pritisnutu tipku Shift-Ctrl dok ih odaberete pomoću miša i domet tako da držite pritisnutu tipku Shift .
- Provjerite je li odabrana i proširena početna vrpca.
- Kliknite Kategoriziraj u odjeljku Oznake .
- Odaberite sve kategorije ... s padajućeg izbornika.
- Kliknite Novi ... u prozoru Kategorije boja .
- Unesite željeno ime distribucijskog popisa (npr. "Prijatelji i obitelj (popis)") pod nazivom :.
- Odaberite Nijedan u odjeljku Boja: ili, naravno, željenu boju.
- Kliknite U redu .
- Sada kliknite U redu ponovno nakon što provjerite da je nova kategorija označena u prozoru Kategorije boja .
Dodavanje novih članova na popis za distribuciju u bilo kojem trenutku:
- Idite na Contacts u Outlooku.
- Označite sve kontakte koje želite dodati na popis.
- Provjerite je li proširena početna vrpca.
- Kliknite Kategoriziraj u odjeljku Oznake vrpce.
- Provjerite je li odabrana kategorija popisa.
- Ako se kategorija ne pojavljuje na izborniku:
- Odaberite sve kategorije ... s izbornika.
- Provjerite je li kategorija popisa označena u stupcu Naziv .
- Kliknite U redu .
- Ako se kategorija ne pojavljuje na izborniku:
Pošaljite poruku popisu raspodjele kategorije
Za sastavljanje nove poruke ili zahtjeva za sastanak svim članovima popisa za distribuciju u kategoriji:
- Idite na Contacts u Outlooku.
- Kliknite Traži Kontakti .
- Također možete pritisnuti Ctrl-E .
- Provjerite je li traka za pretraživanje proširena.
- Kliknite Kategorizirano u odjeljku Refine za traku pretraživanja .
- Odaberite željenu kategoriju iz prikazanog izbornika.
- Otvorite početnu vrpcu.
- Kliknite Spoji unos teksta u odjeljku Akcije .
- Provjerite jeste li odabrali sve kontakte u trenutnom prikazu u odjeljku Kontakti .
- Uobičajeno, provjerite
- Oznake formi odabrane su u odjeljku Vrsta dokumenta: i
- E-mail pod Spoji na: u odjeljku Spoji opcije .
- Unesite predmet e-pošte pod naslovom Message subject :.
- Kliknite U redu .
- Sastavite tekst e-pošte u programu Word.
- Alati možete upotrijebiti u odjeljku Polja za pisanje i umetanje na vrpci Mailings kako biste prilagodili pozdrave za svakog primatelja, na primjer, i umetnite ili upotrijebili druge polja adresara.
- Pregled rezultata omogućuje testiranje vaših polja i pravila koja će se proizvoditi u tekstu e-pošte svakog primatelja.
- Kliknite Finish & Merge (Završi i spoji) u odjeljku Finish ( Vrata) vrpce Mailings .
- Na izborniku koji se pojavio odaberite Pošalji poruku e-pošte ....
- Provjerite je li odgovarajuće polje adrese e-pošte (obično e-pošta ) odabrano pod stavkom U: za opcije poruka .
- Odaberite Plain text ili HTML (uključujući oblikovanje) u formi Mail:.
- Obično je bolje izbjegavati prilog za ovaj odabir; ona će isporučiti tekst poruke kao privitak programa Word, koji primatelji obično ne mogu izravno čitati, ali se moraju otvoriti zasebno.
- Provjerite je li Sve odabrano u odjeljku Pošalji zapis .
- Kliknite U redu .
- Ako se od vas zatraži:
- Kliknite Dopusti pod programom Pokušava pristupiti podacima adrese e-pošte pohranjene u programu Outlook.
Možete zatvoriti, odbaciti ili spremiti dokument u programu Word kao i vi.
Koristite Kategorije kontakata kao popise za distribuciju u programu Outlook 2007
Za izradu popisa distribucije ili slanja s kategorijama u programu Outlook 2007:
- Idite na Contacts u Outlooku.
- Označite sve kontakte koje želite dodati na svoj novi popis za distribuciju.
- Da biste dodali osobe koje još nisu u kontaktima iz programa Outlook, najprije ih izradite pomoću Ctrl-N .
- Kliknite gumb Graditi gumb alatne trake.
- Također možete odabrati Akcije> Kategoriziraj iz izbornika.
- Odaberite sve kategorije ... s padajućeg izbornika.
- Kliknite Novo ...
- Upišite željeno ime distribucijskog popisa (npr. "Prijatelji i obitelj (popis)").
- Na padajućem izborniku Boja: odaberite Nema .
- Kliknite U redu .
- Ponovno kliknite U redu nakon što potvrdite da je označena nova kategorija.
Da biste kasnije dodali nove članove, dodijelite im odgovarajuću kategoriju pojedinačno.
Pošaljite poruku popisu raspodjele kategorije u programu Outlook 2007
Za sastavljanje nove poruke ili zahtjeva za sastanak svim članovima popisa za distribuciju u kategoriji:
- Idite na Contacts u Outlooku.
- Iz izbornika odaberite Prikaz> Trenutni prikaz> Po kategoriji .
- Kliknite željeni naslov kategorije popisa.
- Odaberite Izbornik > Radnje> Izradi> Nova poruka kontaktu ili radnji> Stvori> Novi zahtjev za sastanak na kontakt .
- Kliknite U redu ako vam Outlook obavijesti da će se vaša radnja primijeniti na sve stavke u grupi.
- Kliknite na polje Prima ....
- Outlook je stavio svu adresu u polje Prima:. Za popisne poruke obično je bolje imati sve adrese u polju Bcc : kako bi se izbjeglo otkrivanje adresa. Ako je potrebno, možete ostaviti adrese u polju Prima: naravno, ili ih premjestiti u polje Cc:.
- Za kontakte s više adresa e-pošte, Outlook je umetnuo svaku stavku. Najbolje je obrisati nepotrebne adrese.
- Pritisnite Ctrl-A .
- Pritisnite Ctrl-X .
- Provjerite je li polje Bcc ... vidljivo.
- Kliknite polje Bcc ....
- Pritisnite Ctrl-V .
- Upišite svoju adresu e-pošte u polje Prima .
- Nastavite sastavljati poruku ili zahtjev za sastanak.
(Testirano s programom Outlook 2007 i Outlook 2016)