Mala organizacija ide dug put kada tražite datoteke
Ako potrošite više vremena u potrazi za Microsoft Word datotekama nego što radite na njima, onda je vrijeme da iskoristite neke od organizacijskih značajki programa Word i računala.
Spremi sve Word datoteke s minijaturama
Spremanje svake Word datoteke s pregledom slike ili sličice olakšava ih prepoznavanje bez otvaranja. Sve dokumente programa Word možete spremiti s pregledom ili sličicom sličnim sljedećim koracima:
- Otvorite Microsoft Word.
- Kliknite na File (Datoteka) na traci izbornika.
- Odaberite Svojstva pri dnu padajućeg izbornika.
- Kliknite karticu Sažetak .
- Stavite kvačicu pokraj opcije Spremi pregled slike s ovim dokumentom ili Save Thumbnails za sve Word dokumente (ovisno o verziji Worda).
- Kliknite U redu .
Ažurirajte svojstva Word dokumenta
Ako radite s ogromnim količinama Wordovih dokumenata koji imaju slična imena i lokacije, zasigurno želite iskoristiti značajku Wordova svojstva dokumenta. Vratite se na Datoteka > Svojstva > Sažetak i uključite komentare, ključne riječi, kategoriju, naslov ili informacije o predmetu - sve što vam pomaže razlikovati datoteke. Kada dođe vrijeme za pretraživanje, Word može pronaći točno ono što vam je potrebno.
Napravite mape na vašem računalu i koristite ih
Postavite jednu mapu za sve dokumente iz programa Word i napišite nešto što nećete zaboraviti - poput "MyWordDocs". Popunite ga s mapama s imenima koja imaju smisla i koristite ih. Ako ste odgovorni za izradu bilježaka tjednih sastanaka, primjerice, izradite mapu za te bilješke i u njemu uključujte dodatne mape mjesecima ili godinama.
Ako imate godina Word dokumenata razbacanih na vašem računalu i nemate vremena za otvaranje i odlučiti da li su čuvari ili ne, samo napravite mapu za svaku godinu koju ti stari dokumenti dolaze i ispustite sve dokumente u 2010. jednu mapu, 2011 u drugu i tako dalje sve dok ne dobijete vremena da ih ponovno posjetite.
Upotrijebite sustav dosezanja naziva datoteka
Uspostavljanje sustava imenovanja možda je najvažnija stvar koju možete učiniti da vam pomogne kada dođe vrijeme da pronađete datoteke koje želite. Ne postoji jedan pravi način da navedete svoje datoteke, ali odabir sustava imenovanja i dosljedno korištenje vrijedi truda. Prijedlozi su:
- Uključite vrstu dokumenta tako da možete vidjeti na jednom mjestu da bilo koji naziv datoteke koji sadrži "Ugovor", "Najam" ili "Newsletter" nije slovo koje tražite.
- Započnite ime s imenom klijenta (ili prezimenom primatelja ako su dokumenti slova).
- Uključite datum u naziv datoteke.
Uzmi svoje vrijeme
Ako je vaše računalo već prepuno datoteka, ne pokušavajte rješavati svoje organizacijske probleme odjednom. Prekinite posao u dijelove koji se mogu upravljati i trošiti 15 minuta dnevno na tome. Dok zaokružite zalutale Wordove datoteke na računalu, stavite ih u jednu od mapa koje ste izradili, izradite novu mapu ili ih izbrišite ako ih više ne trebate. Ako se ne možete složiti, stavite ih u mapu pod nazivom HoldUntilDate i odaberite datum dovoljno daleko da ubuduće nećete otvoriti mapu, osjećat ćete se ugodno ukloniti. Bez obzira na vrste mapa koje napravite, stavite ih u jednu veliku mapu Word, tako da ćete znati gdje potražiti.