Postavljanje potpisa vjerojatno je najlakši dio izrade e-pošte, a ne samo zato što nema jasnih pravila za ovaj dio etiketa e-pošte.
Položaj potpisa e-pošte
Stavite potpis e-pošte odmah ispod kraja tekstualnih odgovora kao iu novim porukama. Učinite to kako u e-pošti koju profesionalno šaljete, tako i za one koji idu u obitelj i prijatelje.
- Ipak, nemojte upotrebljavati potpise u privatnim porukama, budući da privatna korespondencija može biti intimnija od formaliziranih poruka pomoću visoko strukturiranog potpisa.
- U odgovorima, ni jedan potpis ni združen nije dobar izbor; primatelj vas, naposljetku, već poznaje.
U praksi, položaj potpisivanja e-pošte ovisi o postavkama koje ste postavili u programu e-pošte:
- Ako uključite izvorne poruke pomoću uvlačenja i selektivnog citiranja , vaš će se potpis obično pojaviti pri dnu poruke.
- Ako lijeno citirate stavljanjem poruke na vrhu (ne fragmentirane) izvorne poruke, vaš će potpis obično biti između vaše poruke i izvorne poruke koju navedete, odmah iznad retka "--Originalna poruka -".
Razlika između lijenog citiranja i selektivnog citiranja često je funkcija klijenta e-pošte koju koristite ili standardima vaše struke. Primjerice, profesionalci koji vole Linux često se oslanjaju na selektivno citiranje, a Microsoft Outlook zadani je na lijen citat.
Potrebno je izbjeći pogreške pri postavljanju potpisa e-poštom
Stavljanje vašeg potpisa gdje ne pripada je teško glavno djelo protiv etiketa, ali ipak biste trebali izbjegavati pogreške uobičajenih položaja kako biste smanjili konfuziju.
- Potpis na vrhu, odgovor u nastavku : čitatelji su uvjetovani da ne gledaju daleko izvan bilo kakvog potpisa s kojima se susreću. Ako je vaš program e-pošte ili usluga postavljen tako da stavite vaš potpis na vrh citiranog teksta u odgovorima i naprijed, ne napišite ništa u citirani tekst. Šanse su da će primatelji slomiti vaš prazni odgovor - ali možda ne dovoljno dugo da pronađete odgovore u citiranom dijelu. Umjesto toga, odgovorite iznad potpisa ili premjestite potpis na sam dno.
- Potpis na samom dnu, odgovorite na vrh : ako odgovorite na vrh, ali vaš potpis e-pošte je na dnu, primatelji ili nikada neće vidjeti potpis ili, ako to vide, potpis može poslati ih lov u in-line tekst odgovora koji su možda propustili. Umjesto toga, premjestite potpis iznad citiranog dijela i ispod odgovora.
Potpisi u Generalu
Vaš potpis e-pošte nije više od četiri ili pet redaka teksta i sadrži standardni razdjelnik potpisa . Vaš potpis nije širi od 75 znakova. Izbjegavajte, gdje je moguće, uključujući slike, budući da neki programi e-pošte tretiraju ugrađene slike poput privitaka i izvlače ih iz poruke.
postscript
Naravno, pozicioniranje vašeg potpisa na predloženim mjestima daje vam mogućnost uključivanja postscriptova odmah ispod nje. Imajte na umu, međutim, da neki programi i usluge e-pošte tretiraju bilo što ispod oznake za potpisivanje ega dijela samog potpisa. Dakle, kao alternativu, uključite svoj postscript ispod "potpisivanja" glavnog teksta poruke s vašim imenom, ali iznad potpisa e-pošte.