Arhivirajte Old Mail u programu Outlook i zadržite malu PST datoteku

Budući da hrpa pošte koju držite u programu Outlook raste, tako da obično vrijeme koje Outlook poduzima učiniti je ono što želite učiniti. Ograničenje veličine PST datoteke se smanjuje. ( PST ili "osobna mapa" , naravno, gdje Outlook čuva sve vaše podatke, uključujući kalendare , kontakte i e-poštu.)

Mala PST datoteka je brza PST datoteka

Bilo kako bilo, plaća se da veličina vaše glavne PST datoteke bude malena i rukovanje. Možete imati Outlook neke od njih koristeći AutoArchive . Ili podijelite svoje poruke između više PST datoteka, što može biti bezbolno i brzo.

Arhivirajte Old Mail u programu Outlook i zadržite malu PST datoteku

Da biste stvorili arhivu starih poruka u programu Outlook zasebno od PST datoteke koju upotrebljavate svaki dan:

1. • U programu Outlook 2007:
     1. Odaberite datoteku | Upravljanje podatkovnim datotekama iz izbornika programa Outlook.
   • U programu Outlook 2016:
     1. Kliknite Datoteka .
     2. Idite na kategoriju Info .
     3. Kliknite Postavke računa .
     4. Odaberite Postavke računa ... s izbornika koji je prikazan.
     5. Idite na karticu Datoteka podataka .
2. Kliknite Dodaj:
   • U programu Outlook 2016:
     1. Unesite naziv arhive pod Ime datoteke:.
     2. Odaberite željeni format u odjeljku Spremi kao vrstu :; obično odaberite Outlook Data File .
   • U programu Outlook 2007:
     1. Odaberite željeni format. Osim ako ne trebate pristupiti podacima izravno s programom Outlook 2002 ili starijim, sigurno je istaknuti datoteku osobnih mapa programa Office Outlook (.pst) .
     2. Kliknite U redu .
     3. Unesite željeni naziv datoteke.
        • Godišnja arhiva dobro funkcionira i imenovanje PST datoteke nakon godine ima smisla. Naravno, možete odabrati mjesečne arhive ako imate puno velikih poruka za obradu ili drugu shemu. Samo provjerite je li rezultirajuće PST datoteke veličine negdje oko 1-2 GB. Veće datoteke obično su manje učinkovite.
     4. Kliknite U redu .
     5. Upišite željeno ime arhive PST datoteke pod Naziv:.
        • Opet, ima smisla nazvati vašu arhivu nakon sadržaja (godišnje vrijedne pošte u mom slučaju).

1. Po želji, zaštitite pristup zaporkom .
2. Kliknite U redu .
3. Zatim kliknite Zatvori .

Premjesti poštu u arhivu

Da biste napunili novu arhivu PST:

• Povucite i ispustite cijele mape u korijensku mapu koja se pojavljuje u mapama pošte .
  • To je praktično ako već imate mapu "Arhiva" koja sadrži, recimo, sve prošle godine. Samo ga pustite u arhivu PST.
• Alternativno, arhiviranje pojedinačnih stavki:
  1. Desnom tipkom miša kliknite na korijensku mapu nazvanu po vašoj arhivi PST u Mail Folders .
  2. Na izborniku odaberite Nova mapa ....
  3. Upišite željeni naziv mape.
  4. Provjerite je li odabrano Mail and Post Items u mapi sadrži: ako želite arhivirati e-poštu. Za arhiviranje ostalih stavki odaberite odgovarajuću kategoriju.
  5. Kliknite U redu .
  6. Povucite i ispustite pojedinačne ili grupe e-pošte na novo stvorenu mapu.
• Da biste premjestili svu poštu prije određenog datuma u mapu (ili ugniježđene mape):
  1. • U programu Outlook 2016:
       1. Kliknite Datoteka .
       2. Idite na kategoriju Info .
       3. Kliknite Čišćenje alata .
       4. Na izborniku koji se pojavio odaberite Arhiva ....
     • U programu Outlook 2007:
       1. Odaberite datoteku | Arhiva ... iz izbornika programa Outlook.
  2. Provjerite je li odabrano Arhiviranje ove mape i svih podmapa:.
  3. Označite željenu mapu.
  4. Navedite e-poštu s datumom (prije 1. siječnja ove godine) koji želite premjestiti pod arhivske stavke starije od: __ .
  5. Pomoću gumba Pretraži ... odaberite arhivsku PST datoteku stvorenu gore.
  6. Kliknite U redu .

• Po želji, kompaktnu PST datoteku uživo da biste odmah potražili novo oslobođeni prostor.

Zatvorite arhivsku PST datoteku

Nakon što ste arhivirali sve stavke, možete zatvoriti PST datoteku u programu Outlook:

1. Desnom tipkom miša kliknite na korijensku mapu arhive PST u Mail Folders .
2. Odaberite Zatvori "___" iz izbornika.

Pristupite pošti iz PST datoteke zatvorenog arhiva

Da biste dohvatili poruke iz arhive PST datoteke koju ste zatvorili:

1. • U programu Outlook 2016:
     1. Kliknite Datoteka .
     2. Odaberite Otvori & izvoz .
     3. Kliknite Otvori podatkovnu datoteku programa Outlook .
   • U programu Outlook 2007:
     1. Odaberite datoteku | Otvori | Outlook Data File ... iz izbornika programa Outlook.
2. Označite željenu arhivsku PST datoteku.
3. Kliknite Otvori .

PST datoteka i njene mape pojavit će se u mapama Mail , spremne za rad.