Microsoft Access ima tri glavne komponente: tablice, upiti i obrasci
Bilo koja tvrtka koja je preplavljena velikim količinama podataka koje treba pratiti ili sustavom koji koristi papirnati arhiviranje, tekstualne dokumente ili proračunsku tablicu za praćenje kritičnih informacija može imati koristi od prelaska na sustav upravljanja podacima. Sustav baze podataka kao što je Microsoft Access 2010 može biti upravo ono što tvrtka treba.
Što je baza podataka?
Na najosnovnijoj razini, baza podataka je organizirana zbirka podataka. Sustav za upravljanje bazama podataka (DBMS) kao što je Microsoft Access pruža vam softverske alate za organizaciju tih podataka na fleksibilan način. Uključuje sadržaje za dodavanje, izmjenu i brisanje podataka iz baze podataka, postavljanje pitanja o podacima pohranjenim u bazi podataka i izradu izvješća sažetih odabranih sadržaja.
Komponente programa Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 korisnicima pruža jednostavnu i fleksibilnu DBMS rješenje. Redoviti korisnici proizvoda tvrtke Microsoft cijenili su poznati Windows izgled i dojam i usku integraciju s ostalim proizvodima tvrtke Microsoft Office.
Tri glavne komponente pristupa koje se susreću većina korisnika baze podataka su tablice, upiti i obrasci. Ako tek počinju s pristupom i nemate pristupnu bazu podataka Access, pročitajte više o izradi baze podataka Access 2010 od nule.
Tablice su građevni blokovi
Tablice su temeljni građevni blokovi bilo koje baze podataka. Ako ste upoznati s proračunskim tablicama, pronaći ćete tablice baze podataka koje su slične. Tipična tablica baze podataka može sadržavati podatke o zaposlenicima, uključujući značajke poput imena, datuma rođenja i naslova. Može se strukturirati na sljedeći način:
- ID zaposlenika
- Prezime
- Ime
- Titula
- Pozdrav
- Datum rođenja
Pregledajte konstrukciju tablice i vidjet ćete da svaki stupac tablice odgovara određenoj karakteristici zaposlenika ili atributu u bazi podataka. Svaki red odgovara jednom zaposleniku i sadrži svoje podatke. To je sve. Ako to pomaže, razmislite o svakoj tablici kao popis informacija o stilu proračunske tablice.
Upiti za preuzimanje podataka
Baza podataka koja samo pohranjuje informacije bila bi beskorisna; trebate i metode za preuzimanje podataka. Ako se jednostavno želite prisjetiti informacija pohranjenih u tablici, Microsoft Access vam omogućuje otvaranje tablice i kretanje kroz zapise koji se nalaze u njemu. Međutim, stvarna moć baze podataka leži u njegovim sposobnostima da odgovore na složene upite. Pristupni upiti omogućuju kombiniranje podataka s više tablica i postavljanje određenih uvjeta na dohvaćene podatke.
Zamislite da vaša organizacija zahtijeva jednostavnu metodu za izradu popisa proizvoda koji se trenutno prodaju iznad njihove prosječne cijene. Ako jednostavno dohvatite tablicu s podacima o proizvodu, ispunjavanje ovog zadatka zahtijevalo bi veliku količinu razvrstavanja podataka i izvođenja izračuna ručno. Međutim, moć upita omogućuje vam zatražiti da Pristup vrati samo one zapise koji zadovoljavaju gore navedeno prosječno stanje cijena. Osim toga, možete uputiti bazu podataka da navedete samo naziv i jediničnu cijenu stavke.
Više informacija o snazi upita baze podataka u aplikaciji potražite u odjeljku Stvaranje jednostavnog upita u programu Microsoft Access 2010.
Oblici Umetanje informacija
Dosad ste pročitali o konceptima koji organiziraju informacije u bazi podataka i dohvaćaju podatke iz baze podataka. Još uvijek trebate mehanizme za postavljanje informacija u tablice na prvo mjesto. Microsoft Access pruža dva primarna mehanizma za postizanje tog cilja. Prva metoda je prikazivanje tablice u prozoru dvostrukim klikom na nju. Zatim dodajte informacije na dno tablice, baš kao što biste dodali podatke proračunskoj tablici.
Pristup također pruža sučelje jednostavnih formata. Sučelje omogućuje korisnicima da unesu podatke u grafički oblik i da te informacije transparentno prenesu u bazu podataka. Ova metoda manje je zastrašujuća za operatera unosa podataka, ali zahtijeva malo više posla od strane administratora baze podataka. Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje obrazaca u programu Access 2010
Microsoft Access izvješća
Izvješća pružaju mogućnost izrade atraktivno oblikovanih sažetaka podataka koji se nalaze u jednoj ili više tablica i upita. Korištenjem prečacnih trikova i predložaka, korisnici baziranih podataka mogu izraditi izvješća u roku od nekoliko minuta.
Pretpostavimo da želite izraditi katalog za dijeljenje informacija o proizvodu s trenutnim i budućim klijentima. Ova vrsta informacija može se preuzeti iz baze podataka pomoću razumne uporabe upita. Međutim, informacije su prikazane u tabličnom obliku - nije baš najatraktivniji marketinški materijal. Izvješća omogućuju uključivanje grafike, atraktivnog oblikovanja i kopiranja. Dodatne informacije potražite u odjeljku Izrada izvješća u programu Access 2010.