Uvod u značajke i osnove
Jeste li preplavljeni velikom količinom podataka koje treba pratiti u vašoj organizaciji? Možda trenutačno upotrebljavate sustav spremanja papira, tekstne dokumente ili proračunsku tablicu kako biste pratili ključne informacije. Ako tražite fleksibilniji sustav za upravljanje podacima, baza podataka može biti samo spasenje koju tražite, a Microsoft Access 2013 pruža izvrsnu opciju.
Što je baza podataka?
Na najosnovnijoj razini, baza podataka je jednostavno organizirana zbirka podataka. Sustav upravljanja bazama podataka (DBMS) kao što su Microsoft Access, Oracle ili SQL Server pruža vam softverske alate za organiziranje tih podataka na fleksibilan način. Uključuje objekte za dodavanje, izmjenu ili brisanje podataka iz baze podataka, postavljanje pitanja (ili upita) o podacima pohranjenim u bazi podataka i izradu izvješća sažimajući odabrane sadržaje.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 pruža korisnicima jednu od najjednostavnijih i najfleksibilnijih DBMS rješenja na tržištu danas. Redoviti korisnici Microsoftovih proizvoda uživat će u poznatom izgledu i dojmu sustava Windows, kao i uskoj integraciji s ostalim proizvodima tvrtke Microsoft Office. Za više informacija o sučelju Access 2010 pročitajte našu Pristup korisničkom sučelju Access 2013 .
Pretražimo tri glavne komponente programa Access koje će većina korisnika baze podataka susresti - tablice, upite i obrasce. Ako još nemate Access bazu podataka, možda ćete htjeti pročitati iz stvaranja Access 2013 baze podataka iz ogrebotina ili izrade baze podataka Access 2013 iz predloška.
Microsoft Access Tables
Tablice sadrže temeljne građevne blokove bilo koje baze podataka. Ako ste upoznati s proračunskim tablicama, tablice baza podataka bit će izuzetno slične.
Zajednička tablica baze podataka može sadržavati podatke o zaposlenicima, uključujući značajke poput imena, datuma rođenja i naslova. Može se strukturirati na sljedeći način:
- ID zaposlenika
- Prezime
- Ime
- Titula
- Pozdrav
- Datum rođenja
Pregledajte konstrukciju tablice i vidjet ćete da svaki stupac tablice odgovara određenoj karakteristici zaposlenika (ili atributu u bazi podataka). Svaki red odgovara jednom zaposleniku i sadrži svoje podatke. To je sve što je moguće! Ako vam pomogne, razmislite o svakoj od ovih tablica kao popis informacija o stilu proračunske tablice. Dodatne informacije potražite u odjeljku Dodavanje tablica u bazu podataka Access 2013
Preuzimanje podataka iz baze podataka o pristupu
Očito, baza podataka koja samo pohranjuje informacije bila bi beskorisna - potrebni su i metode za dohvaćanje informacija. Ako se jednostavno želite prisjetiti informacija pohranjenih u tablici, Microsoft Access vam omogućuje otvaranje tablice i kretanje kroz zapise koji se nalaze u njemu. Međutim, stvarna moć baze podataka leži u njegovim sposobnostima da odgovore na složenije zahtjeve ili upite. Pristupni upiti omogućuju kombiniranje podataka s više tablica i postavljanje određenih uvjeta na dohvaćene podatke.
Zamislite da vaša organizacija zahtijeva jednostavnu metodu za izradu popisa proizvoda koji se trenutno prodaju iznad njihove prosječne cijene. Ako ste jednostavno preuzeli tablicu s podacima o proizvodu, ispunjavanje ovog zadatka zahtijevalo bi veliku količinu razvrstavanja podataka i izračunavanja ručno. Međutim, moć upita omogućuje vam da jednostavno zatražite da Pristup vrati samo one zapise koji udovoljavaju gore navedenim uvjetima cijene. Osim toga, možete uputiti bazu da samo navedete naziv i jediničnu cijenu stavke.
Više informacija o snazi upita baza podataka u aplikaciji potražite u odjeljku Stvaranje jednostavnog upita u programu Microsoft Access 2013.
Umetanje podataka u bazu podataka pristupa
Do sada ste naučili pojmove koji stoje iza organiziranja informacija u bazi podataka i dohvaćanja podataka iz baze podataka. Još uvijek trebamo mehanizme za postavljanje informacija u tablice na prvo mjesto! Microsoft Access pruža dva primarna mehanizma za postizanje tog cilja. Prva metoda je jednostavni prikaz tablice u prozoru dvostrukim klikom na njega i dodavanjem podataka na dno, kao i dodavanje podataka proračunskoj tablici.
Pristup omogućuje i korisničko sučelje koje omogućuje korisnicima da unesu podatke u grafičkoj formi i da te informacije transparentno prenesu u bazu podataka. Ova metoda manje je zastrašujuća za operatera unosa podataka, ali zahtijeva malo više posla od strane administratora baze podataka. Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje obrazaca u programu Access 2013
Microsoft Access izvješća
Izvješća pružaju mogućnost brze izrade atraktivno oblikovanih sažetaka podataka koji se nalaze u jednoj ili više tablica i / ili upita. Korištenjem prečaca i predložaka, korisnici baza podataka mogu stvarati izvještaje doslovno nekoliko minuta.
Pretpostavimo da želite izraditi katalog za dijeljenje podataka o proizvodu s trenutnim i budućim klijentima. U prethodnim smo odjeljcima saznali da se takva vrsta informacija može dohvatiti iz naše baze podataka pomoću razumne upotrebe upita. Međutim, sjetite se da su ove informacije predstavljene u tabličnom obliku - a ne baš najatraktivniji marketinški materijal! Izvješća omogućuju uključivanje grafike, atraktivnog oblikovanja i numeracije. Dodatne informacije potražite u odjeljku Izrada izvješća u programu Access 2013.