Većina tvrtki je upoznata s onim što se može učiniti u Microsoft Wordu i Excelu, ali razumijevanje onoga što Microsoft Access može učiniti je malo teže shvatiti. Ideja stvaranja baze podataka i nastojanja da se održavaju čini se kao nepotrebna upotreba resursa. Međutim, za male tvrtke, ovaj program može pružiti nekoliko različitih prednosti, posebno kada je riječ o upravljanju rastom i organizacijom.
Microsoft Access pruža mnogo robusniji način za male tvrtke za praćenje podataka i projekata od programa Excel ili Word. Pristup može potrajati više vremena za učenje od uobičajenih Microsoftovih aplikacija, ali ima i najveću dodanu vrijednost za praćenje projekata, proračuna i rasta. Svi podaci potrebni za pokretanje male tvrtke za usporedbu i analizu održavaju se u jednom programu, što olakšava pokretanje izvješća i grafikona od bilo kojeg drugog programa. Microsoft nudi niz predložaka za pojednostavljenje procesa učenja, a korisnici mogu prilagoditi predloške dok idu. Razumijevanje osnova programa Microsoft Access može pomoći malim tvrtkama da vide punu vrijednost u svakodnevnom poslovanju.
Ako već koristite proračunsku tablicu, lako je pretvoriti Excel spreadsheet u Access bazu podataka.
Održavanje podataka o kupcu
Baza podataka omogućuje tvrtkama da prate sve potrebne informacije za svakog klijenta ili klijenta, uključujući adrese, podatke o narudžbi, fakture i plaćanja. Sve dok je baza podataka pohranjena na mreži gdje svi zaposlenici mogu pristupiti, korisnici mogu osigurati da informacije ostanu aktualne. Budući da su informacije klijenata ključne za svaku malu tvrtku, baza podataka se može osigurati. Dodavanje obrazaca u bazu podataka pomaže malim poduzećima da se dosljedno unose podaci svih zaposlenika.
Kako se korisnici upoznaju s programom, mogu se dodati više razrađene komponente, poput kartiranja na adrese klijenata. To omogućuje zaposlenicima potvrdu adresa za nove kupce ili planiranje ruta za isporuke. Ona također omogućuje tvrtkama stvaranje faktura i mogućnost slanja e-pošte ili redovne pošte i mogućnosti praćenja kada i kako su plaćeni računi. Ažuriranje i spremanje podataka o klijentima u Accessu pouzdaniji je od proračunske tablice ili Word dokumenta i pojednostavljuje upravljanje tim informacijama.
Praćenje financijskih podataka
Mnoge tvrtke kupuju softver posebno za praćenje financijskih sredstava, ali za malu tvrtku koja nije samo nepotrebna, ona nastoji stvoriti dodatni posao. Pored mogućnosti kreiranja i praćenja faktura, svi poslovni troškovi i transakcije mogu se snimati putem istog programa. Za tvrtke koje imaju puni Microsoft Office Suite, uključujući Outlook i Access, podsjetnici za plaćanje u programu Outlook mogu biti povezani s bazom podataka. Kada se podsjetnik pojavi, korisnici mogu izvršiti potrebna plaćanja, unijeti podatke u programu Access, a zatim zatvoriti podsjetnik.
Moguće je da je potrebno kupiti sofisticiraniji softver dok se posao povećava, a te tvrtke imaju prednost ako su svi financijski podaci pohranjeni u Accessu. Mnogi drugi programi mogu prilagoditi podatke izvezene iz Accessa, što olakšava migraciju informacija kada dođe vrijeme.
Upravljanje marketingom i prodajom
Jedan od najčešćih, ali moćnih načina upotrebe programa Access je praćenje marketinških i prodajnih informacija. S postojećim informacijama o klijentu koji su već pohranjeni u bazi podataka, lako je slati e-poštu, letke, kupone i redovite postaje onima koji bi mogli biti zainteresirani za prodaju ili posebne ponude. Mala poduzeća zatim mogu pratiti koliko je njihovih postojećih klijenata reagiralo nakon marketinške kampanje.
Za nove klijente moguće je izraditi i pratiti cijele kampanje s jedne lokacije. To olakšava zaposlenicima da vide što je već dovršeno i što je još potrebno ili što je potrebno.
Praćenje proizvodnje i inventara
Slično praćenju klijenta, sposobnost praćenja podataka o inventaru, resursima i zalihi ključna je za svako poslovanje. Pristup olakšava unos podataka o pošiljkama u skladišta i znati kada je vrijeme da naruče više od određenog proizvoda. To je osobito važno za proizvođače koji zahtijevaju niz različitih resursa za dovršenje proizvoda, kao što su dijelovi aviona ili aktivni farmaceutski sastojci.
Čak i uslužne djelatnosti moraju voditi inventar, a sve te informacije na jednom mjestu olakšavaju uvid u koja se računala dodjeljuje zaposleniku ili određuje kada se uredska oprema treba nadograditi. Bez obzira na to je li praćenje vozila, mobilnih uređaja, serijskih brojeva, podataka o registraciji, korisničkim dnevnicima ili trajanju trajanja hardvera, male tvrtke lakše moći pratiti svoj hardver.
Osim hardvera, tvrtke moraju biti u stanju pratiti softver. Od registracije i broja računala koja su dopuštena za upotrebu softvera na informacije o verziji i korisniku, od vitalnog je značaja za tvrtke da brzo i precizno povuku informacije o njihovim trenutačnim konfiguracijama. Nedavni završetak podrške za sustav Windows XP služi kao snažan podsjetnik zašto je važno znati koji su softver i operativni sustavi na poslovnim računalima i uređajima.
Pokretanje izvještaja i analiza
Možda najsnažniji aspekt pristupa jest korisnikova sposobnost generiranja izvješća i grafikona sa svih podataka. Biti u stanju kompajlirati sve što je pohranjeno u različitim bazama podataka čini ono što Microsoft Access čini centrom za male tvrtke. Korisnik može brzo generirati izvješće koje uspoređuje troškove resursa s trenutačnim cijenama, izradi grafikon koji prikazuje koliko je zaliha za nadolazeću marketinšku kampanju ili pokrenite analizu koja identificira koji klijenti stoje iza plaćanja. Uz malo dodatnog znanja o upitima, mala poduzeća mogu preuzeti kontrolu nad načinom prikaza podataka.
Još važnije, Microsoft Access može biti povezan s ostalim Microsoftovim proizvodima. Mala poduzeća mogu pregledati izvješće, potražiti podatke klijenata i generirati fakture u programu Word. Spajanje pošte može stvoriti redovna poštanska pisma dok korisnik istodobno generira e-poštu u programu Outlook. Podatke se mogu izvesti u Excel za detaljniji pogled na detalje, a odatle se šalju u PowerPoint za prezentaciju. Integracija s ostalim Microsoftovim proizvodima možda je najbolji razlog upotrebe pristupa za centraliziranje svih informacija tvrtke.