Ako ste poput većine korisnika, vjerojatno ne trošite previše vremena razmišljajući o tome što biste nazvali svoje dokumente kada ih spremite. Nažalost, to može otežati pronalaženje željene datoteke bez traženja - čak ćete morati otvoriti nekoliko različitih datoteka kako biste pronašli onu koju želite.
Razvijanje sustava imenovanja za vaše dokumente i navođenje upotrebe će vam uštedjeti vrijeme i frustracije kada dođe vrijeme da pronađete dokument koji vam je potreban. Umjesto da pretražujete bezbroj dokumenata s nepreciznim imenima datoteka, sustav imenovanja pomoći će vam u ubrzavanju pretraživanja.
Pravo sustav imenovanja
Ne postoji jedan pravi način za imenovanje datoteka, a sustavi za imenovanje variraju od korisnika do korisnika. Ono što je važno je pronalaženje metode koja vam ima smisla, a zatim ga dosljedno primjenjuje. Evo nekoliko savjeta za početak:
- Uključite datum sastavljanja dokumenta u nazivu datoteke: ovo je potencijalno jedan od najkorisnijih elemenata za uključivanje u naziv datoteke, osobito kada se bavite korespondencijom. Čak i ako se ne sjećate točno kada ste sastavili dokument, vjerojatno ćete moći suziti pretraživanje u određeno vremensko razdoblje.
- Uključite ime primatelja u naziv datoteke: Ovo je osobito vrijedna praksa prilikom rada s pismima, ali može biti zgodan element za druge vrste dokumenata, kao što su ugovori, bilješke, pa čak i bilješke.
- Navedite vrstu dokumenta datoteke: Opet, to će se činiti kao da je određeno za neke korisnike, i to zato što je takav važan dio naziva datoteke. Ako tražite slovo koje ste napisali, možete ukloniti datoteku koja ima "ugovor" ili "bilješke" u imenu.
- Obratite pažnju na način naručivanja elemenata naziva datoteke: Iako to možda neće pomoći pri razlikovanju datoteka, to će vam pomoći da ih naručite prilikom pretraživanja. Pomoću kontrola sortiranja u dijaloškom okviru Otvori u programu Word ili u programu Windows Explorer, datoteke možete sortirati abecednim redom (ili brojčano) tako da su razvrstane prema prvom znaku u nazivu datoteke.
Ovo nije iscrpan popis savjeta o imenovanju datoteka, ali to je dobro mjesto za početak. Kada započnete s praksom imenovanja datoteka na dosljedan način, razviti ćete sustav koji vam najbolje odgovara - i vjerojatno će doći do nekih vaših trikova.