Oznake programa Microsoft Word olakšavaju pronalaženje i organiziranje dokumenata
Oznake Microsoft Worda dodane u dokumente mogu vam pomoći organizirati i locirati datoteke dokumenata kada ih trebate.
Oznake se smatraju metapodacima, slično svojstvima dokumenta, ali se oznake ne spremaju u datoteku dokumenta. Umjesto toga, operacijski sustav (u ovom slučaju, Windows) rješava te oznake. To omogućuje da se oznake koriste u različitim aplikacijama. To može biti velika prednost za organiziranje datoteka koje su povezane, ali svaka je druga vrsta datoteke (na primjer, prezentacije programa PowerPoint, proračunske tablice programa Excel itd.).
Možete dodati oznake putem programa Windows Explorer, ali ih možete dodati i izravno u programu Word. Pomoću Worda možete dodijeliti oznake dokumentima kada ih spremite.
Označavanje je jednostavno kao spremanje datoteke:
- Kliknite File (ako koristite Word 2007, a zatim kliknite gumb Office u gornjem lijevom kutu prozora).
- Kliknite Spremi ili Spremi kao da biste otvorili prozor Spremi.
- Unesite naziv spremljene datoteke ako ga već nemate.
- Ispod naziva datoteke unesite svoje oznake u polje označeno s oznakama. Možete unijeti koliko god želite.
- Kliknite Spremi .
Vaša datoteka sada ima odabrane oznake koje su joj pridružene.
Savjeti za označavanje datoteka
Oznake mogu biti sve što vam se sviđa. Prilikom unosa oznaka, Word vam može ponuditi popis boja; one se mogu koristiti za grupiranje datoteka zajedno, ali ih ne morate koristiti. Umjesto toga, možete izraditi vlastite nazive prilagođenih oznaka. To mogu biti pojedinačne riječi ili više riječi.
Na primjer, faktura može imati očiglednu oznaku "faktura". Preporučujemo i da označite račune s imenom tvrtke na koju se šalju.
Prilikom unosa oznaka u programu Word za računalo (Word 2007, 2010, itd.), Zasebne oznake s točkama točke. To će vam omogućiti da koristite oznake više od jedne riječi.
Kada unesete oznaku u polje u programu Word za Mac, pritisnite tipku kartice. To će stvoriti jedinicu oznake, a zatim pomaknuti pokazivač prema naprijed da biste mogli izraditi više oznaka ako želite. Ako imate oznaku s više riječi, upišite ih sve, a zatim pritisnite karticu kako biste ih učinili dijelom jedne oznake.
Ako imate puno datoteka i želite upotrebljavati oznake koje će vam pomoći da ih organizirate, razmislite o nazivima oznaka koje ćete upotrebljavati. Sustav metapodataka korištenih za organiziranje dokumenata ponekad se naziva taksonomija u upravljanju sadržajem (iako ima šire značenje na terenu). Planiranjem naziva oznaka i održavanjem dosljednih, bit će lakše održavati urednu i učinkovitu organizaciju dokumenata.
Riječ vam može pomoći da oznake održavate dosljednim tako da unesete prijedloge prethodno korištenih oznaka prilikom unosa oznake tijekom spremanja datoteke.
Promjena i uređivanje oznaka
Da biste uredili oznake, morat ćete upotrijebiti oknu pojedinosti u programu Windows Explorer.
Otvorite Windows Explorer. Ako okno pojedinosti nije vidljivo, kliknite Prikaži u izborniku i kliknite Pojedinosti o detaljima . Otvorit će se okno s desne strane prozora Istraživanja.
Odaberite svoj dokument i potražite u oknu pojedinosti za oznaku Oznake. Kliknite razmaknicu nakon oznaka da biste izvršili izmjene. Kada završite s promjenama, kliknite Spremi pri dnu okna s pojedinostima.