Filtriranje podataka u proračunskoj tablici znači postavljanje uvjeta tako da se prikazuju samo određeni podaci. To je učinjeno kako bi se lakše usredotočiti na određene informacije u velikom skupu podataka ili tablici podataka. Filtriranje ne uklanja ili ne mijenja podatke; ona samo mijenja koje se retke ili stupci pojavljuju u aktivnom radnom listu programa Excel.
Filtriranje podataka
Filteri rade s zapisima ili redcima podataka u radnom listu. Uvjeti koji su postavljeni uspoređeni su s jednim ili više polja u zapisu. Ako su ispunjeni uvjeti, prikazuje se zapis. Ako uvjeti nisu zadovoljeni, rekord se filtrira tako da se ne prikazuje sa ostalim zapisima podataka.
Filtriranje podataka slijedi dva različita pristupa ovisno o vrsti podataka koji su filtrirani-numerički ili tekstualni podaci.
Filtriranje numeričkih podataka
Numerički podaci mogu se filtrirati na temelju:
- jesu li podaci jednaki određenom broju
- jesu li podaci veći ili manji od određenog broja
- podaci su iznad ili ispod prosječne vrijednosti podataka u cjelini
Filtriranje podataka o tekstu
Tekstni se podaci mogu filtrirati na temelju:
- da li se podaci podudaraju s određenom riječi
- da li su podaci riječ koja sadrži jedno ili više slova
- da li su podaci riječ koja počinje ili završava određenim slovom abecede
Kopiranje filtriranih zapisa
Uz privremeno skrivanje zapisa, Excel vam daje mogućnost kopiranja željenih podataka u zasebno područje radnog lista . Često se taj postupak obavlja kada trajna kopija filtriranog popisa zadovoljava neku vrstu poslovnog zahtjeva.
Najbolji postupci za filtriranje
Uštedite se nekim gnjavažama slijedeći smjernice najbolje prakse za rad s filtriranim podacima:
- Ako ne postoji dobar razlog, nemojte brijati zajedničku proračunsku tablicu s aktivnim filtrima. Drugi korisnici možda neće primijetiti da je datoteka filtrirana.
- Iako možete istodobno filtrirati nekoliko stupaca, ti su filtri aditivi, a ne isključivi. Drugim riječima, filtriranje popisa kontakata koji će pokazati svima u Kaliforniji i stariji od 60 godina dat će vam svakoga tko ima više od 60 godina u Kaliforniji. Takav filtar neće vam pokazati 60-godišnjakinje ili Kalifornije.
- Složeni tekstni filteri funkcioniraju, kao i temeljni podaci omogućit će. "Pogrešni" podaci dovest će do filtriranih rezultata koji mogu biti pogrešni ili netočni. Na primjer, filtriranje ljudi koji žive u Illinoisu neće uhvatiti ljude koji žive u "IL" ili koji žive u "Ilinois" ili "Illenois".
- Budite oprezni pri razvrstavanju filtriranih podataka. Razvrstavanje djelomično filtriranih podataka dovest će do restrukturiranja podatkovne datoteke - situaciju koja se obično najbolje izbjegava. Ako morate sortirati filtrirani skup podataka, kopirajte filtrirane podatke u novi radni list, a zatim ih poravnajte.