Kako automatski ažurirati tekst u Word dokumentima

Korištenje povezanog teksta u više MS Word datoteka štedi vrijeme

Ažuriranje istog teksta na više Wordovih dokumenata može biti dugotrajno, zaista je potrebno puno vremena ako imate puno dokumenata za uređivanje. Srećom, MS Word sadrži iznimno praktičnu funkciju veze koja može učiniti čitav ovaj proces vrlo jednostavan, ali se morate pripremiti za to.

Ova vrsta povezivanja korisna je ako je tekst jednak u svim dokumentima i , kada se tekst treba ažurirati, treba ažurirati sav tekst . Ovo je vrlo specifičan scenarij, ali onaj koji vam može uštedjeti mnogo vremena ako ga koristite.

Na primjer, recimo da imate 20 dokumenata Microsoft Worda postavljenih za ispis 20 različitih listova adresnih oznaka, a svaka stranica ima desetke oznaka. Ako smatrate da biste mogli ažurirati te adrese, izbjegavajte to ručno izradom zasebnog dokumenta koji sadrži 20 adresa. Zatim jednostavno povežite 20 dokumenata s jednom adresom tako da, kada ažurirate adresu, bilo koji dokument koji se povezuje s njom ažurirat će se.

Drugi primjer koji pomaže u razumijevanju koncepta povezivanja Wordovih dokumenata može se vidjeti ako imate nekoliko Wordovih dokumenata s vašim imenom, a uskoro ćete se vjenčati. Umjesto da se kasnije želite vratiti na svaki dokument, promijenite prezime, samo stavite vezu na neki drugi dokument, a onda kada ažurirate svoje prezime tvoje ime će se promijeniti u svim ostalim dokumentima!

Kao što možete vidjeti, to je jednostavan način da zamijeni tekst više Word dokumenata odjednom. Opet, međutim, to je stvarno korisno samo ako umetnete isti blok teksta po cijelom mjestu i tekst će se morati ažurirati u nekom trenutku.

Napomena: Ova vrsta povezivanja teksta nije ista kao hiperveze koji otvaraju web stranice ili druge datoteke prilikom klikanja.

Kako umetnuti tekstualnu vezu u Word

1. U novom dokumentu Microsoft Word unesite tekst koji ćete povezati s drugim dokumentima. Formatirajte točno onako kako želite da se prikazuje u svim dokumentima. Da biste posudili od prvog primjera gore, ovaj dokument je mjesto gdje upisujete 20 različitih adresa.
2. Spremite datoteku da biste generirali vezu. Nije važno gdje ga spremite, ali budite sigurni da znate gdje se nalazi.
   1. Važno: Ako premjestite datoteku koja sadrži tekst, morate ponovno umetnuti ažuriranu vezu na tekst u svim povezanim dokumentima, stoga je najbolje razmotriti ovo prije nego što odaberete gdje ga spremiti.
3. Označite tekst koji želite povezati kako bi bio odabran.
4. Desnom tipkom miša ili dodirnite i zadržite odabrani tekst, a zatim odaberite Kopiraj u izborniku. Druga je opcija upotreba tipkovnice : upotrijebite Ctrl + C na računalu ili Command + C na Mac računalu.
5. Od drugog dokumenta ili čak istog, postavite pokazivač gdje god želite povezani tekst. Kasnije možete uvijek promijeniti lokaciju, baš kao što možete kada premjestite neki tekst.
6. Na kartici Početna novije verzije Worda odaberite malu strelicu pod stavkom "Zalijepi", a zatim odaberite opciju Posebno lijepljenje .... U starijim inačicama koristite izbornik Uređivanje kako biste odabrali stavku Posebno lijepljenje .

1. Iz dijaloškog okvira "Zalijepi specijalno" odaberite opciju Zalijepi vezu .
2. Na desnoj strani tog zaslona nalaze se nekoliko opcija, no oblikovani tekst (RTF) je taj koji zalijepi povezani tekst točno onako kako se pojavljuje u izvornom dokumentu.
3. Ponovite ovaj postupak onoliko puta koliko trebate u istom dokumentu ili za svaki zasebni dokument koji želite povezati s izvornim tekstom.