Kako sigurno dijeliti datoteke s ljudima
SharePoint Online, usluga temeljena na oblaku hostirana od strane Microsofta, dio je sustava Office 365 ili se može dobiti kao dodatak za SharePoint Server. Glavni interes za nove i nadograđene usluge SharePoint Online jest poboljšati interaktivne razgovore na mreži te olakšati i sigurniji za dijeljenje dokumenata u pokretu.
Ako ste već korisnik usluge SharePoint Online, možete predvidjeti nadograđene usluge. Sadržaj SharePoint Online sada uključuje upotrebu na mobilnim telefonima i tabletima i besprijekorno društveno iskustvo. Također je uključen u Office 365 OneDrive for Business, profesionalnu verziju OneDrivea za pohranu dokumenata u oblaku koja vam omogućuje sinkronizaciju s datotekama pohranjenima na vašem računalu ili poslužitelju tvrtke.
Organiziranje dozvola i korisnika u grupama
Dozvole za dijeljenje dokumenata u programu SharePoint Online najbolje se obavljaju prema željenom korisničkom pristupu. Razine dopuštenja za SharePoint Online uključuju:
- Posjetitelji - pregledavanje dokumenata u pregledniku
- Članovi - uređuju ili pridonose dokumentima
- Vlasnici - imaju potpunu dozvolu za kontrolu web mjesta tvrtke SharePoint Online
Da bi posjetitelji mogli preuzeti dokumente, dopuštenja moraju sadržavati "čitanje" pristup.
Može se stvoriti nova naziva grupa za uspostavljanje specifične suradničke grupe korisnika ili timova . Primjeri su "dizajneri web mjesta", "autori" i "korisnici".
Dijeljenje dokumenata izvan organizacije
Vanjski korisnici obično su dobavljači, konzultanti i korisnici s kojima želite dijeliti dokumente s vremena na vrijeme.
Vlasnici SharePoint Online koji imaju punu kontrolu dozvole mogu dijeliti dokumente s vanjskim korisnicima. Vanjski korisnici mogu se dodati korisničkim grupama korisnika ili članova radi boljeg upravljanja dopuštenjima za dijeljenje dokumenata.
- Dijelite veze s gostima. Gostska veza može se dijeliti putem e-pošte za pregled dokumenata iz biblioteke dokumenata za SharePoint Online. Da biste smanjili rizik da će se dokumenti dijeliti s bilo kime drugima, od vanjskih korisnika možete zatražiti prijavu. Ovaj korak zahtijeva postavljanje osoba u grupi za dopuštenje Posjetitelja (ili neovlaštenih korisnika s pristupom za čitanje) kako biste osigurali da gostujuće veze ne mogu biti otvorili su anonimni korisnici.
- Dijelite s članovima. Ako vaši vanjski korisnici imaju pretplatu na Office 365 ili su članovi vaše web-lokacije, možete im zatražiti prijavu prije nego što pristupite zajedničkim dokumentima. Ovaj korak pretpostavlja da ste ih dodali grupi dopuštenja članova. Vanjski korisnici bez programa Microsoft Office mogu preuzeti datoteku, pod uvjetom da imaju pristup za čitanje.
- Dijelite javnu vezu s usluge OneDrive for Business. OneDrive je prostor za pohranu dokumenata koji se nalazi u uredu 365 ako je vaša usluga nadograđena. OneDrive se najbolje koristi za dijeljenje datoteka s vanjskim javnim korisnicima odvojeno od biblioteke dokumenata za SharePoint Online. OneDrive se može smatrati konačnom verzijom dokumenta za javno gledanje - za postavljanje kao vezu s web stranice ili bloga, na primjer. Biblioteka dokumenata za SharePoint Online može biti izvor, stoga napravite kopiju za OneDrive kako biste lakše razlikovali ova dva područja, ako na taj način odlučite koristiti OneDrive.
- Dijeljenje dokumenata unutar vaše organizacije. Interni korisnici su ljudi unutar vaše organizacije ili drugih odjela. Obično dijelite dokumente različito, ovisno o tome radite li i surađujete u grupi ili postavljate dokumente na intranetu za druge da biste vidjeli trenutni status znanja ili verzije dokumenta.
- Dijelite s članovima. Korištenje Officea 365 sa sustavom SharePoint Online omogućuje pristup Office Web Apps, laganoj usluzi koja se temelji na pregledniku pomoću koje možete izrađivati, uređivati i dijeliti dokumente na mreži. Korisnici sa sustavom Microsoft Office mogu sinkronizirati datoteke s njihovog računala s datotekama pohranjenima u SharePoint Online za dijeljenje s članovima. Isto tako, korisnici s programom Microsoft Office mogu sinkronizirati datoteke i mape s programa SharePoint Online na računalo ili mobilni uređaj radi izvanmrežnog rada.
- Dijelite s nečlanicama. Pod pretpostavkom da svi u vašoj organizaciji nemaju pretplatu na Office 365, dokumenti se mogu dijeliti ovisno o grupi dopuštenja. Na primjer, ne-članovi, kao što su izvršni timovi u vašoj organizaciji, možda će morati zadržati procjenu knjižnice marketinških dokumenata u kojima su tržišna inteligencija ili iskustva korisnika zabilježena na terenu.
- Dijelite s OneDrive. Možete dijeliti datoteke s internim korisnicima s OneDrivea. OneDrive možete koristiti kao prostor za postavljanje prije premještanja dokumenata u biblioteku dokumenata za SharePoint Online.