Dugi e-mailovi mogu izgledati zastrašujuće i dugu sekvencu dugih odlomaka, možda uključujući i dugotrajne rečenice koje se ne prestaju, ali ne izgledaju kao da idu ni u jednoj rečenici ispunjenoj neobičnim riječima koje malo znače značenju, ali služe zbunjuju se s višestrukim i ponekad proturječnim mogućim tumačenjima - može primatelju čitati manje nego ako je poruka bila samo oko 3 rečenice - tri duhovite, kratke i precizne rečenice - dugačke.
Ako nisi pročitao gore navedeni odlomak, to je važno.
Čuvajte e-poruke kratko
Zato je obično dobra ideja
- čuvajte e-poštu što je moguće kraće.
Naravno, to ne znači da trebate smanjiti svoje poruke po bilo kojoj cijeni.
Napiši koliko je potrebno
Napiši što duže i koliko je potrebno i prikladno. Važno je da poslovna e-pošta bude sažeta.
Osobne poruke e-pošte mogu biti cvjetne i dugotrajne. Za jasnoću, manje i jednostavnije riječi još su bolje.
Upotrebljavajte bodove
Ako imate puno za pisanje:
- Prestati svoju poruku u metke.
- Započnite sa svakom točkom sa sažetkom akcije koju želite poduzeti.
- Pazite da važne informacije nisu skrivene u mesu vaše poruke ili bilo kojeg mjesta .
Jedna radnja po poruci
Ne skupite ništa što vam je potrebno ili želite reći primatelju u jednu poruku. Posebno:
- Započnite novu poruku za svaku glavnu radnju koju zatražite od primatelja.
To olakšava primatelju da se rukuje njihovom adresom e-pošte i dovrše potrebne radnje. Postavljanjem presedana, šanse su da će vam usvojiti istu metodu za poruke - a lakše ćete istupati i e-poštu.