Je li to dobra ideja?
Bez obzira koristite li račun e-pošte tvrtke za slanje osobnih poruka e-pošte prvenstveno je do tvrtke. Na vašem je poslodavcu potrebno utvrditi pravila i smjernice koje reguliraju korištenje njihovih mrežnih resursa. Poslodavci bi trebali imati zaposlenike čitati i prihvatiti politiku prihvatljivog korištenja (AUP) koja opisuje ono što je dopušteno i što prije dodjeljivanja pristupa mrežnim resursima.
Što je s korištenjem vašeg osobnog računa e-pošte za obavljanje poslova?
Opet, odgovor je da vjerojatno nije mudar. Ima li vaš osobni račun e-pošte iste stroga pravila za zaporku kao i račun e-pošte tvrtke? Jesu li komunikacija između vašeg računala i osobnih poslužitelja e-pošte osigurana ili šifrirana na neki način? Ako šaljete osjetljive ili povjerljive podatke, može li se presresti ili će kopirati predmemoriju ili pohraniti na poslužiteljima e-pošte?
Osim ovih pitanja, ako vaša tvrtka podliježe obvezama sukladnosti kao što je Sarbanes-Oxley (SOX), postoje zahtjevi koji se odnose na zaštitu i zadržavanje komunikacija putem e-pošte u vezi s tvrtkom. Ako radite za vladinu agenciju, postoji dobra šansa da vaše komunikacije podliježu nekoj vrsti pravila o slobodi informacija. U oba slučaja, slanje službenih informacija na vaš osobni račun stavit će je izvan kontrole kako bi zaštitili i zadržali komunikaciju putem e-pošte. To ne znači samo kršenje usklađenosti, nego i daje izgled namjernog i namjernog pokušaja zaobilaženja sustava i tajno skrivanje vaših komunikacija.
Nema boljeg prikaza razloga zašto miješanje osobne poruke e-pošte s radnom e-poštom je strašna ideja nego Hillary Clintonova upotreba privatnog poslužitelja e-pošte tijekom svog vremena državnog tajnika. Ovo je bio jedan od najčešćih javnih slučajeva zašto ne biste trebali raditi nešto ovako. Ne samo da ide protiv vladine politike. Jednostavno nije dobra ideja jer osobni računi e-pošte obično nemaju nigdje blizu količine tehničkih zaštitnih mjera koje vladini sustavi rade. Nije da su vlade sustavi savršeni, ali obično su konfigurirani na takav način da pokušaju minimizirati sigurnosne prijetnje.
S druge strane prolaza, jedanput republikanski kandidat za zamjenika predsjednika Saraha Palin, bivši guverner Aljaske, saznao je kako osobni računi e-pošte ne pružaju istu razinu sigurnosti kao i sustav elektroničke pošte Aljaske. Grupa koja se zove "anonimna" uspjela je upasti u svoje osobne Yahoo račune e-pošte. "Anonimno" učinilo je šaku javnih poruka e-pošte, više ili manje dokazale da su zapravo hakirali račun. Neki nasljednici i primatelji poruka, čini se, podupiru glasine da je možda upotrijebila osobnu e-poštu kako bi se etički osporavana tema zadržala iz sustava Alaskanske vlade e-pošte i izvan bilo kojih zahtjeva o slobodi informacija.
Još nisam siguran kako je "anonimno" uspjelo pristupiti, ali pazite da slijedite dobre postupke prilikom izrade zaporki čak i za osobne račune. No, osigurajte zaporke ili ne, koristite pravilnu prosudbu i slijedite pravila prilikom odlučivanja hoćete li miješati osobnu i poslovnu e-poštu.
Neki drugi veliki resursi za sigurnost e-pošte uključuju sljedeće
- 5 savjeta za poboljšanje vaše sigurnosti za Gmail
- Opasnosti poruka automatskog odgovora izvan ureda
- Zašto trebate račun za jednokratnu e-poštu?
Napomena urednika: Ovaj naslijeđeni članak ažurirao ga je Andy O'Donnell