Upotreba financijskih tehnika za opravdanje stjecanja IT imovine
Justifying IT ulaganja je kritična vještina za svakoga tko radi u tehnologiji. Iako će mnoge IT investicijske odluke donijeti vodstvo IT organizacije, često prijedlozi za novu opremu ili usluge dolaze od IT osoblja. Važno je razumjeti terminologiju i osnovne tehnike za izradu slučaja ulaganja u novi komad opreme. Jedno je pitanje zamoliti da zamijenite softver za pomoćni stol. Vjerojatno ćete čuti, "razmatrat ćemo to - blah blah blah". Umjesto toga, recite nešto poput "zamjene našeg softverskog softvera za pomoć koji će uštedjeti IT $ 35.000 godišnje i platiti za sebe u roku od 3 godine", dobit ćete mnogo više pozitivnog odgovora od IT upravljanja. Uvjeravam vas u to.
Ovaj će vam članak pružiti osnovne vještine potrebne za analizu i izradu procjene za predloženo IT ulaganje. Morate razumjeti osnove prije dubokog ronjenja u tim financijskim tehnikama. Pazite na buduće članke u kojima ću pružiti naprednije analitičke tehnike za opravdanje IT ulaganja u opremu ili uslugu.
Osnovna terminologija analize ulaganja u IT
Kapitalni izdaci (CAPEX): Kapital je izraz koji se koristi za razlikovanje kupnje koja ima korisni vijek trajanja od više od godinu dana. Na primjer, kada tvrtka kupuje laptop za zaposlenika, očekuje se da će prijenosno računalo trajati 3 ili 4 godine. Računovođe zahtijevaju da takva IT ulaganja budu trošena tijekom tog razdoblja umjesto da budu trošena u godini kada je kupljena. Tvrtka obično ima politike o korisnom vijeku opreme, kao i minimalni iznos dolara za kapitalne izdatke. Na primjer, tipkovnica koja košta 50 USD ne bi se smatrala kapitalom.
Amortizacija: Amortizacija je metoda koja se koristi za širenje troška kapitalnog informatičkog ulaganja tijekom korisnog vijeka trajanja kupnje. Na primjer, pretpostavimo da računovodstvena politika za kapital koristi ravnopravnu amortizaciju. To samo znači da će deprecijacija biti jednaka svake godine. Pretpostavimo da kupujete novi poslužitelj za 3000 USD s očekivanim vijekom od 3 godine. Amortizacija za taj IT investiciju bit će 1000 dolara svake godine za 3 godine. To je deprecijacija.
Novčani tok: Novčani tok je kretanje gotovine ui izvan poslovanja. Morate razumjeti razliku između gotovine i nenovčanih stavki. Obično se novac koristi za izračunavanje vrijednosti IT ulaganja. Amortizacija je nenovčani trošak što znači da je predmetna imovina već plaćena, ali širite trošak tijekom životnog vijeka imovine. Originalna kupnja IT ulaganja bi se smatrala odljevom novca prilikom obavljanja financijske analize.
Diskontna stopa: To je stopa korištena u analizi kako bi se uzela u obzir činjenica da je dolar danas vrijedan više od dolara u 5 ili 10 godina. Korištenje diskontne stope u analizi ulaganja u IT analizu je metoda za utvrđivanje budućih dolara u smislu današnjih dolara. Sam diskontna stopa predmet je mnogih tekstovnih knjiga. Ako vam je potrebna vrlo točna diskontna stopa za svoju tvrtku, obratite se računovodstvu. Inače ćemo koristiti nešto poput 10% što predstavlja inflaciju i stopu koju tvrtka može zaraditi na novcu koji nije uložen u vaš dio IT opreme. To je vrsta prilika trošak.
IT tehnike analize ulaganja
Postoje mnoge metode koje će pomoći u procjeni IT ulaganja (kapital). To stvarno ovisi o vrsti investicije koju napravite i zrelosti IT organizacije u procjeni kupnje kapitala. Veličina organizacije također može igrati ulogu. Ali imajte na umu da ovo nije nešto što ne zahtjeva puno vremena, pa čak i ako radite za malu ili srednju organizaciju, to će se trud biti cijenjen.
U ovom ćemo članku pogledati dvije jednostavne IT tehnike ulaganja. Ja bih vas potaknuo da iskoristite kako zajednički tako i cjelovitiju sliku vrijednosti predloženog IT ulaganja.
- Neto sadašnja vrijednost
- Razdoblje povrata
Neto sadašnja vrijednost (NPV)
Neto sadašnja vrijednost financijska je tehnika koja podudara niz novčanih tijekova tijekom vremena i svaki pojedini popust na tekuće razdoblje. Neto sadašnja vrijednost uzima u obzir vremensku vrijednost novca. Tipično je gledati priljev gotovine i novčane izdatke tijekom razdoblja od 3 do 5 godina i smanjiti neto priljev manje od neto odliva u jednu vrijednost. Ako je broj pozitivan, projekt će dodati vrijednost organizaciji i ako je NPV negativan, to bi smanjila vrijednost organizacije. Prava snaga NPV analize je kada uspoređujete alternativne IT investicije. NPV pruža relativnu vrijednost scenarija investiranja u IT i onaj s najvišim NPV obično preuzima druge alternative.
Teški dio izračuna neto sadašnje vrijednosti stvarni su brojevi za analizu. Na strani odliva jednadžbe, možete koristiti ukupni trošak ulaganja zajedno s troškovima održavanja i troškovima implementacije. Može biti teže postići ulaznu stranu. Ako IT ulaganje generira inkrementalni prihod, to je prilično ravno naprijed, a te brojeve možete upotrijebiti u analizi. Kada su priljevi (ili pogodnosti) na mekoj strani, što znači da su subjektivniji, kao što su uštede u vremenu, mnogo je teže procijeniti.
Najbolje što možete učiniti je dokumentirajte pretpostavke i idite s crijevima. Uzmimo primjer gdje napravite IT investiciju u softverskom paketu Help Desk. Prednost takvog ulaganja je vrijeme koje IT osoblje štedi i eventualno povećano zadovoljstvo korisnika zajednice. Ako zamjenjujete postojeći softverski paket Help Desk, također možete uštedjeti novac za održavanje iz tog sustava. Morate razbiti priljeve i odljeve kako biste izvršili analizu neto sadašnje vrijednosti (NPV) za svoj IT investicijski prijedlog.
Priljevi: Priljevi ili pogodnosti koje proizlaze iz IT ulaganja mogu biti subjektivne i manje točne. Često puta, korist IT ulaganja štedi vrijeme, zadovoljstvo klijenata ili druge "mekane" brojeve. Evo nekoliko primjera priljeva.
- Spremljeni troškovi održavanja iz umirovljenog softvera
- Vrijeme štedi IT osoblje zbog povećane učinkovitosti
- Povećani prihod
Odljevnici: Odljev se obično lakše procjenjuje, ali neki mogu biti i subjektivni. Evo nekoliko primjera odljeva.
- Troškovi softvera (naknade za licencu i sl.)
- Održavanje
- Vanjski troškovi provedbe
Ova veća slika prikazuje jednostavnu analizu IT investicija pomoću analize neto sadašnje vrijednosti (NPV). Excel čini ovu vrstu analize vrlo jednostavnim. Ona također ima funkciju za izračunavanje NPV. Kao što vidite na slici, imam izložene priljeve i odljeva po godini, a zatim sam izračunao NPV na temelju diskontne stope od 10%.
- NPV analiza: IT investicija Zaslon (velika slika)
Razdoblje povrata
Rezultat analize Payback Period pokazuje koliko dugo IT ulaganje traje da se oporavi trošak ulaganja. Obično se navodi u godinama, ali to ovisi o vremenskom horizontu analize. Razdoblje nadoknade može biti jednostavan izračun, ali samo uz vrlo jednostavan skup pretpostavki. Ovdje je formula za izračunavanje razdoblja povrata na IT ulaganje. Općenito, kraći rok povrata sredstava manji je rizik IT ulaganja.
[Trošak informatičke investicije] / [Godišnji gotov novac generiran iz IT ulaganja]
Pogledajmo scenarij gdje kupujete komad softvera za e-trgovinu za 100.000 USD. Pretpostavimo da ovaj program softvera povećava prihod za 35.000 dolara svake godine. Izračun Payback razdoblja bio bi $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 godina. Dakle, ova investicija bi platila za sebe u roku od 2 godine i 10 mjeseci.
Postoji značajan nedostatak izračuna razdoblja nadoknade pomoću takvog jednostavnog skupa pretpostavki. Vrlo je malo vjerojatno da će prihodi koji proizlaze iz ulaganja u IT će doći ravnomjerno tijekom duljeg vremenskog razdoblja. Mnogo je realnije da se prihodni tok neujednačen. U tom slučaju morate pogledati kumulativno godišnje povećanje prihoda dok se ne isplati izvorni IT ulaganja.
Razmislite o istom primjeru odozgo. Pretpostavimo da je u prvoj godini neto povećanje prihoda od IT ulaganja 17.000 USD. U godinama 2, 3, 4 i 5 to je 29.000, 45.000, 51.000 i 33.000 dolara. Iako je to prosječno godišnje povećanje prihoda od 35.000 USD, razdoblje povrata sredstava razlikuje se zbog nejednakog prihoda ostvarenog iz ove investicije. Razdoblje povrata u primjeru je zapravo više od 3 godine, što je dulje od izvornog izračuna korištenjem prosjeka. Gledajući kumulativno povećanje prihoda, možete vidjeti kada je pokriveno izvorno ulaganje. U ovom primjeru jednostavno pronađite gdje je pokriven trošak IT ulaganja ($ 100.000). Možete vidjeti da se događa između 3. i 4. godine.
Kumulativno povećanje prihoda:
- Godina 1 - 17.000 USD
- 2. godina - 46.000 dolara
- 3. godina - 91.000 dolara
- 4. godina - 142.000 dolara
- 5. godina - 175.000 dolara
Pogledajte uzorak IT banke Excel proračunske tablice za detaljnu formulu za izračunavanje razdoblja povrata.
Prijedlog ulaganja u IT
Iako su proračuni važni u analizi ulaganja u IT, to nije sve. Preporučujem da sastavite prijedlog umjesto da ispisujete proračunsku tablicu ili pošaljete e-poštu s rezultatima. Razmislite o svojem CFO-u kao publici prilikom sastavljanja prijedloga. Naposljetku, ako bi ionako mogao završiti na svom stolu.
Preporučujem da započnete s kratkim sažetkom IT ulaganja (kapital) koju predlažete, a nakon toga slijedi kratki sažetak riječi rezultata analize (zajedno sa sažetim izračunima). Konačno, priložite detaljnu analizu proračunske tablice i imate profesionalni prijedlog koji će vaš šef cijeniti.
Vaš paket za prijedlog ulaganja u IT može uključivati:
- Sažetak: stavak ili dva koji sažimaju informatičku investiciju koju predlažete.
- Opravdanje: stavak ili dva koji sažeto prikazuju rezultate vaše analize zajedno s tehnikom koju ste upotrijebili (uključite sažetak tablice)
- Ispis: čisti ispis proračunske tablice programa Excel koji prikazuje detaljnu analizu
Primjer Excel proračunske tablice
Uzorak Excel proračunske tablice ima 3 listova uključujući:
- Sažetak
- Izračun neto sadašnje vrijednosti (NPV)
- Izračun plaća
- IT investicijska analiza - verzija Excel 97-2003
Ako imate bilo kakvih pitanja u vezi s opravdanjem IT ulaganja, pustite mi e-poruku ili post na New Tech Forumu.