Netiquette koju biste trebali znati
Dok svatko upotrebljava e-poštu za barem neke poslovne komunikacije svaki mjesec, neki od nas upotrebljavaju e-poštu kao dnevni alat za obavljanje našeg profesionalnog rada. Pomoću e-pošte ćemo komunicirati s korisnicima, suigračima, nadređenima i mogućim novim zaposlenicima ili mogućim novim poslodavcima. I da, ti ljudi će nas suditi našom sposobnošću da izradi jasnu i profesionalnu pisanu poruku.
Etiketa e-pošte, ili 'netiquette', već je oko 27 godina World Wide Weba. Netiquette je skup široko prihvaćenih smjernica za pokazivanje poštovanja i kompetencije u vašoj e-pošti. Nažalost, postoje ljudi koji nikada nisu uzeli vremena da nauče e-mail mrežne odrednice za poslovne postavke. Čak i gore: postoje ljudi koji zbunjuju e-mail netiquette s labav i neformalni stil tekstualnih poruka.
Nemojte dopustiti da slabo oblikovana e-pošta ubije vašu vjerodostojnost klijentu ili nadređenom ili potencijalnom poslodavcu. Evo pravila o netočesima e-pošte koja će vam dobro poslužiti i uštediti vam neugodnost na radnom mjestu.
01 od 10
Umetnite adresu e-pošte kao posljednju stvar koju činite prije slanja.
Čini se da je kontra-intuitivno, ali ovo je odličan oblik. Pričekajte do kraja pisanja i korekcije prije nego što dodate e-adresu (e) na zaglavlje e-pošte. Ova tehnika će vam uštedjeti neugodnost slučajnog slanja poruke prerano prije nego što završite s vašim sadržajem i lektura.
To je osobito važno za dulju e-poštu koja ima osjetljiv sadržaj, poput slanja prijave za posao, odgovaranja na pitanje korisnika ili priopćavanja loših vijesti vašem timu. U takvim slučajevima odgodu e-adrese dodatno pruža sigurnost kada neko vrijeme želite odvojiti od svoje e-pošte kako biste prikupili svoje misli i uvježbavali svoje riječi u svom umu.
Ako odgovarate na e-poštu i smatrate da sadržaj ima osjetljivost, privremeno izbrišite adresu e-pošte primatelja dok ne budete spremni za slanje, a zatim vratite adresu. Možete zamijeniti i zalijepiti adresu e-pošte primatelja u datoteku Notepad ili OneNote stranicu, napisati e-poštu, a zatim vratiti i zalijepiti e-adresu natrag.
Vjerujte nam na to: prazan redak e-pošte tijekom pisanja autorskih prava će vam uštedjeti znatnu tugu jednog dana!
02 od 10
Triple provjerite jeste li poslali ispravnu osobu.
To je osobito važno ako radite u velikoj tvrtki ili vladinom odjelu. Kada šaljete osjetljivu poruku e-pošte na "Mike" ili "Heather" ili "Mohammed", vaš će softver e-pošte htjeti predvidjeti upisivanje pune adrese. Popularni nazivi poput ovih imat će mnogo rezultata u adresaru vaše tvrtke , a kasnije možete slučajno poslati zamršenu poruku vašem potpredsjedniku, ili povjerljiv odgovor na ljude koji se nalaze u računovodstvu.
Zahvaljujući pravilima # 1 netiquette iznad, ostavili ste adresu do kraja, tako da trostruko provjeru adrese e - pošte primatelja treba glatko ići kao posljednji korak prije slanja!
03 od 10
Izbjegavajte 'Odgovor na sve', posebno u velikoj tvrtki.
Kada primite emisiju poslanom desecima ljudi, mudro je samo odgovoriti pošiljatelju. To naročito vrijedi ako je tvrtka emitirana s velikim popisima distribucije.
Na primjer: generalni direktor šalje e-poštu cijeloj tvrtki o parkiranju na jugu, a ona traži da ljudi poštuju brojčane i dodijeljene štandove koje plaćaju zaposlenici. Ako kliknete "odgovoriti svima" i počnete se žaliti da drugi zaposlenici utječu na vaše osobno vozilo i ogrebotine boju, mogli biste naštetiti vašem napredovanju u karijeri tako što ćete postati tvrtka koja se bavi.
Nitko ne želi primati poruke koje se ne odnose na njih . Još više, nitko ne cijeni prigovor grupi ili raspravu o vašim osobnim tugenjem emitiranim u obliku emitiranja.
Izbjegavajte ovaj krivotvoreni pas i upotrijebite pojedinačni odgovor pošiljatelju kao zadanu radnju. Definitivno pogledajte Pravilo # 9 u nastavku.
04 od 10
Koristite profesionalne pozdrave umjesto kolokvijalnih izraza.
Najbolji način za pokretanje profesionalne e-pošte je neka verzija sljedećeg:
1. Dobar dan, gospođica Chandra.
2. Pozdrav, projektni tim i volonteri.
3. Bok, Jennifer.
4. Dobro jutro, Patrick.
NEMOJTE ni pod kojim okolnostima koristiti sljedeće za pokretanje profesionalne e-pošte:
1. Hej,
2. Sup, tim!
3. Bok, Jen.
4. Mornin, Pat.
Kolokvijalni izrazi poput 'hej', 'yo', 'sup' mogu vam izgledati prijateljski i topli, ali oni zapravo izbijaju vašu vjerodostojnost u poslovnom okruženju. Iako svakako možete upotrijebiti te kolokvijalizme u razgovoru nakon što imate pouzdan odnos s drugom osobom, to je loša ideja da se te riječi upotrebljavaju u poslovnoj e-pošti.
Osim toga, loš je oblik pravopisnih prečaca, kao što je "mornin". To je vrlo loš oblik skratiti nečije ime (Jennifer -> Jen), osim ako ta osoba nije izričito tražila od vas da to učinite.
Kao i kod bilo kakvih inteligentnih poslovnih komunikacija, pametno je pogriješiti jer je previše formalna i pokazujete da vjerujete u etiketu i poštovanje.
05 od 10
Ispravite svaku poruku, kao da je vaš profesionalni ugled ovisio o njoj.
I doista, vaša reputacija je lako rastavljena zbog loše gramatike, lošeg pisanja i loših odabranih riječi.
Zamislite kako će vaš profesionalizam pogoditi ako slučajno pošaljete " Morate provjeriti vašu metodu , Ala " kada ste doista mislili reći " morate provjeriti matematiku, Alma" . Ili, ako kažete " Ja mogu napraviti intervju sutra " kada ste mislili " Ja mogu napraviti intervju sutra ".
Ispravljanje svake e-poruke koju šaljete; to učiniti kao da vaš profesionalni ugled ovisi o tome.
06 od 10
Sažeta i jasna tematska linija postat će čuda (i pomoći vam da pročitate).
Naslovna linija je i naslov za komunikaciju i način sažetka i označavanja e-pošte tako da se kasnije može lako pronaći. Treba jasno sažeti sadržaj i željenu radnju.
Na primjer, redak predmeta: 'kava' nije vrlo jasan.
Umjesto toga, pokušajte "Postavke osoblja kave: vaš je odgovor potreban"
Kao drugi primjer, predmetna linija " vaš zahtjev " previše je nejasna.
Umjesto toga, isprobajte jasniju temu kao što su: " Vaš zahtjev za parkiranje: potrebno je više detalja" .
07 od 10
Koristite samo dva klasična slova: Arial i Times Roman varijante, s crnom tintom.
Moglo bi biti primamljivo dodavati elegantne fontove i boje u e-poštu kako biste je olakšali, ali bolje ste koristeći crni 12-pt ili 10-pt Arial ili Times New Roman. Slične inačice kao što su Tahoma ili Calibri su u redu. A ako skrećete pozornost na određeni izraz ili metak, tada crvena tinta ili podebljani font može biti od velike pomoći u umjeravanju.
Problem je u tome što vaši e-pošta počinju postati neusklađeni i neusklađeni ili počinju prenijeti neugodni ili ometajući stav vašeg posla. U svijetu poslovanja, ljudi žele da komunikacija bude pouzdana, jasna i kratka, a ne ukrasna i zbunjujuća.
08 od 10
Izbjegavajte sarkazam i negativne / njuške tonove, po svaku cijenu.
E-pošta uvijek ne prenosi vokalnu infleksiju i govor tijela. Ono što mislite da je izravan i jasan može doći na kraj kao oštro i značajan kada se stavi u vašu e-poštu. Ne upotrebljavajući riječi "molim" i "hvala" uzrokovat će negativne potkove. A ono što smatrate smiješnima i svjetlosti zapravo može prenositi kao spretno i nepristojno.
Ispunjavanje poštovanja i lijepog ponašanja u e-pošti traje praksa i puno iskustva. Pomaže vam kada glasno čitate e-poruku za sebe ili čak i za nekoga prije nego što ga pošaljete. Ako nešto o e-pošti izgleda srednje ili oštro, onda ga ponovno napiši.
Ako ste još uvijek zapečeni kako prenijeti ton nečega u e-poruci, ozbiljno razmislite o preuzimanju telefona i isporuci poruke kao razgovora.
Zapamtite: e-poruka je zauvijek i nakon što pošaljete tu poruku, nikada ga nećete povući.
09 od 10
Pretpostavimo da će svijet čitati vašu e-poštu, stoga planirajte u skladu s tim.
Istina, e-poruka je zauvijek. Može se proslijediti na stotine ljudi za nekoliko sekundi. Protiv zakona i poreznih revizora mogu biti pozvani ako ikada bude istraga. Može ga čak i pretvoriti u vijesti ili društvene medije.
Ovo je široka i zastrašujuća odgovornost, ali to je ono što svi mi nosimo: ono što pišete putem e-pošte lako bi postalo javno znanje. Pažljivo odaberite svoje riječi, a ako smatrate da postoji mogućnost da vas može ugristi, ozbiljno razmislite o tome da ne šaljete poruku.
10 od 10
Uvijek završite s kratkim stilskim 'hvala' i potpisom blok.
Snaga slagalica poput 'hvala' i 'molim' su neizmjerljivi. Također, dodatnih nekoliko sekundi za uključivanje vašeg profesionalnog potpisa blok govori o vašoj pažljivosti na detalje, te da preuzimate vlasništvo nad svojim komunikacijama istiskivanjem svojeg imena i podataka za kontakt.
Pozdrav, Shailesh.
Zahvaljujemo na vašem upitu o našim veznim uslugama u TGI Sportswearu. Rado bih razgovarala s vama na telefonu da vam kažem više o našim sportskim jaknim opcijama za vaš tim. Možemo i vi posjetiti našu izložbu kasnije ovog tjedna, a ja vam mogu osobno pokazati naše uzorke.
Kojem broju vas mogu nazvati? Dostupna sam za razgovor poslije 13:00 sati danas.
Hvala vam,Paul Giles
Direktor službe klijenata
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Vaše markiranje je naš fokus"