Možete doći do svih vaših e-poruka ograničavanjem količine e-pošte s kojom se morate nositi u bilo kojem trenutku.
Ako imate više od jednog dana poruka ...
... u pristigloj pošti, "rješavanje svake poruke u trenutku kada stigne" - prilagodba ne funkcionira za vas.
Nije tvoja greška. Ovaj pristup može raditi samo za one čiji je jedini zadatak odgovoriti na e-poštu što je brže moguće.
Srećom, malo drugačiji put vam omogućuje da rade bez prekida putem e-pošte, i dalje odgovorite u razumnom roku, nemate e-mailove koji su prošli po mjesecima i riješite se i preplaćenih poruka e-pošte.
Nabavite i ostanite na vrhu e-maila jednostavnim rješavanjem sutra
Da biste dobili zahvat na vašoj e-pošti:
- Skini pogled s pristigle pošte .
- Provjerite jeste li isključili automatsku provjeru e-pošte i obavijesti o novoj e-pošti.
- Postupajte sa svim poštom koja je stigla jučer , u onoliko šarži koliko vam je stalo.
- Što je manje šarži, to bolje. Ako se sve jučerašnje e-pošte ponašate u jednom pokretu, vjerojatno imate najmanje vremena i truda.
- Rasporedite vrijeme za obradu e-pošte .
- Postupajte s porukama.
- Ako poruka zahtijeva istraživanje, zakazujte to istraživanje za sutra i obavijestite pošiljatelja da ćete se vratiti na njih. Ako je potrebno više posla, rasporedite tijekom duljeg razdoblja.
- Provjerite jeste li pronašli izvornu poruku kada je posao završen. Pošiljatelj i, najvažnije, datum bilježen zajedno s zadatkom trebao bi biti dovoljno. U programu Mac OS X Mail možete koristiti i LinkABoo .
- Možete upotrijebiti pametnu mapu koja prikazuje samo poruke koje su jučer stigle, primijeniti zastavice (primjerice, oznake s oznakama naizmjence) ili se osloniti na sortiranje po datumu dolaska.
- Povremeno možete provjeriti pristiglu poštu za sve e-poruke koje zahtijevaju hitnu akciju .
Ako vas to zahtijeva, obradite poštu češće nego dnevno - tri puta dnevno, na primjer. Bez obzira na razdoblje koje odaberete, ključni element je taj da je popis e-pošte zatvoren za nove unose dok radite na njemu.
Zašto svakodnevno obraditi pristiglu poštu?
Osim ako se češće moram baviti poštom, pozivam vas da isprobate dnevnu obradu. Ima dodatne prednosti:
- Vi ne slučajno postavite prethodni odgovor odmah, predanost koja se ne može ispuniti.
- Dnevni raspored lako je pamtiti i pamtiti.
- Možete odabrati savršeno doba dana za svaku vrstu poruke.
Najprije rukujte najlakšim e-poštom!
Čak i ako to obično nije vaš stil,
- pokušajte eksperimentirati s najlakšim porukama.
Kada dođete do više izazovanih poruka e-pošte, stalni napredak već ih je malo pripitovao. Ako ste brzo skenirali komplicirano, prije nego što ste se lagano kretali, potrošili ste neko vrijeme s rješenjima.
Što ako propustim dan pražnjenja ulazne pošte?
Ako propustite nekoliko dana zbog putovanja ili odmora, to nije velika stvar.
- Obratite se e-mailovima kao da su jučer stigli.
Često, prolazak kroz dva dana ili čak tjedan dana e-pošte ne traži sve više vremena i truda nego što se njime obrađuju.
Ako je hrpa poruka e-pošte toliko visoka da se ne možete nositi s tim u jednom danu, neka vam druga strategija pomogne:
Kako ukloniti zaostatak e-pošte
Da biste dobili osloboditi od zaostataka e-pošte:
- Stvorite novu mapu.
- Premjestite sve izvanredne poruke e-pošte iz pristigle pošte u tu mapu.
- Svakog dana i prije bilo čega, napravite nešto s barem jednom od poruka u mapi zaostataka.
- Ne morate joj odgovoriti. Ne morate ga podnijeti. Učinite nešto, ipak. Na primjer, potražite web mjesto koje vam može pomoći. Ili potražite adresu e-pošte (ili broj) nekoga tko vam može pomoći.
- Neki će vam dani učiniti taj minimum. Sjajno! Na mnogim drugima ćete se nositi s gomilom poruka u jednom pokretu. Sjajno!
- Ručka sve nove pošte kao gore.
Naučio sam te strategije od Mark Forster: Do It Tomorrow: i druge tajne upravljanja vremenom (usporedite cijene), sveobuhvatnu veliku knjigu ako želite sve učiniti i još uvijek imate vremena za igru (usporedite cijene) - Mark Forster prvi ratu za upravljanje vremenom.