Odlučivanje o EDMS paketu koji odgovara vašem poslu je ključ uspješnog provođenja postupaka upravljanja dokumentima u vašem uredu. Pogledajmo pet najvećih paketa vani i izmjerite njihove pro i kontra prije nego što kupite.
01 od 05
Vault Suradnja
Autodesk Vault Collaboration dolazi u dva okusa: Vaul za AEC i Vault za proizvodnju. Ovisno o vrsti posla, jedan od njih definitivno će vam dati sve EDMS alate za koje ćete trebati. Budući da je Vault Autodesk proizvod, možete biti sigurni da su potpuno razvijeni i čvrsto integrirani s odgovarajućim Autodesk dizajnerskim softverom. Svaki program ima proširenu funkcionalnost ako koristite AutoCAD vertikale kao svoj primarni dizajn paket. To ne znači da je Vault ograničen na rad s tim programima, nije. Vault se integrira s MicroStationom i cijelom linijom proizvoda Microsoft Office, ali njegova prava snaga leži u tome kako se dobro povezuje s različitim Autodesk dizajnerskim paketima.
Moj tim radi na polju Infrastruktura i Civil 3D je naš glavni dizajnerski softver. Imajući to na umu, prebacujemo cijelu tvrtku od Meridiana i preko Vault AEC Collaboration zbog dodatnih pogodnosti koje nam daje u dijeljenju podataka u datotekama koje drugi EDMS softver ne može pružiti. Budući da Civil 3D stvara sve svoje podatke o dizajnu (poravnanja, površine itd.) Unutar jednog crteža, morate ručno stvoriti podatkovnu referencu kako bi korisnicima omogućili dijeljenje tih podataka u datotekama. Vault AEC ima tu funkcionalnost koja je već ugrađena: kada zatvorite datoteku unutar Civil 3D, Vault intervenira i pita je li želite podijeliti te informacije o dizajnu sa svakim drugim crtežom u projektu Vault. Jedan klik gumba i ono što je nekad bila zbunjujući ručni postupak obavlja se na dosljedan i učinkovit način.
Postoje desetine drugih integracija između Vault i AutoCAD proizvoda, kao što je automatsko povezivanje s Setom za Sheet Set, tako da možete generirati cijeli niz crteža u jednom koraku i omogućiti automatsko ažuriranje naslovnih blokova i naslovnica kada promijenite svojstva projekta i dodate ili izbrišete datoteke. Vault je vrlo moćan i prilagodljiv EDMS paket i dobiva moju najvišu preporuku za svakoga tko redovito koristi Autodeskove proizvode. Više »
02 od 05
Integracija meridijana
Meridian Integration je vrlo moćan EDMS paket koji ima neke od najnaprednijih integracijskih funkcija dostupnih na tržištu. Meridian radi s gotovo svim većim programskim paketom koji imate na vašem sustavu i ima visoko razvijeno sučelje sa svim većim CAD sustavima. Iako se ne fokusira na određenu AEC industriju, Meridian ima vrlo lijepe generičke kontrole za integraciju s vašim standardnim AutoCAD, MicroStation i drugim paketima za izradu. Da bi se preselili iznad toga, Meridian je ostavio otvoreno programirano korisničko sučelje koje možete koristiti za prilagodbu programa kako biste prilično pristupili bilo kojoj funkciji unutar tih CAD sustava.
Ta je skalabilnost jedna od Meridianovih prednosti; zaista možete prilagoditi program vlastitom procesu tijeka rada uz samo malo programiranje. Ako nemate programera na osoblju, većina preprodavača nudi prilagodbu po povoljnim cijenama. Koristili smo ovaj program na našem trenutačnom položaju većim dijelom desetljeća i uspjeli smo stvoriti neke stvarne uštede vremena s minimalnim ulaganjem. Preusmjeravanje projekta, sravnjenje, elektronički potpisi i još desetak drugih prilagodbi spasili su nas bezbroj tisuća naplatnih sati.
Meridianova sposobnost za praćenje promjena u datoteci, stvaranje sigurnosnih kopija i revizije jednim klikom i pregledavanje i crvene linije bez potrebe za otvaranjem stvarnog crteža su fantastični alati. Ja ću vas upozoriti da je to složen sustav i postoji određena krivulja učenja uključena u dobivanje vaših korisnika udoban s njom. Meridian je vrlo fokusiran na Autodesk Inventor, ali je tako konfiguriran da ga prilagodba različitim industrijama uopće nije problem. Prilikom rada s Inventorom, ipak, radi se o čudesnom zadatku izrade kataloga dijelova, praćenju revizije komponenti i izgradnji datoteka za vizualizaciju. Ako je Izumitelj vaš primarni dizajnni program, Meridian je definitivno paket za vas. Više »
03 od 05
Vješt
Adept od Synergis Software je potpuno opremljen inženjerski dokument za upravljanje softverom koji ima sve standardne jezgre postupaka koje ćete vjerojatno naći u bilo kojem naprednom EDMS sustavu. Omogućuje potpunu konfiguraciju metapodataka prilagođenih polja, provjeru / odjavu dokumenata od strane korisnika, kontrolu verzije i revizijske staze kako bi se pratilo tko je učinio što i kada, na sve vaše datoteke.
Adept se snažno usredotočuje na proizvodnu industriju i integrira se s programima kao što su Inventor i SolidWorks , što znači da Adept može povezati izravno s elementima za crtanje kao što su atributi i blokovi kako bi automatski stvorio dijelove i račune liste materijala. Adept također ima integrirani klijent koji se pokreće unutar bilo kojeg AutoCAD softvera kako bi korisnicima omogućio izravan pristup strukturi datoteka projekta bez potrebe da napuste AutoCAD. Isto tako, Adept ima identičnu integraciju u Bentleyovu liniju proizvoda MicroStation.
Budući da je tako usredotočen na proizvodnju, Adeptova integracija s SolidWorksom iz Dassaultovih sustava jedan je od najjačih komponenti. Korisnici mogu pristupiti dijelovima i skupštinama, pokrenuti upit o statusu, pretraživati ih kroz višestruke revizije i automatski ažurirati komponente njihovog dizajna putem Adept Task Pane koja se proteže u potpunosti unutar SolidWorksa. Pomoću tog okna možete pregledati bilo koji dio ili skupinu i zadržati pokazivač miša iznad njega pomoću miša da biste dobili informacije o alatima koji prikazuju trenutačni status svakog dijela. Možete i desnom tipkom miša kliknuti na bilo koju datoteku u bazi podataka kako biste ga otvorili / uredili bez potrebe da ostavite otvorenu datoteku. To je velika ušteda vremena: možete mijenjati dijelove dizajna u letu i odmah vidjeti te promjene koje se odražavaju u vašim cjelokupnim planovima bez ikakvog zatvaranja datoteke.
Adept je jedini negativan i njegov najveći pozitivan: to je stvarno značilo za proizvodnju industrije. Ako je to tvoj svijet, onda Adept može biti pravi EDMS za vas. Ako vaš rad prvenstveno u bilo kojoj drugoj AEC industriji, ipak, želite izbjeći ovaj paket i potražiti nešto bolje prilagođeno onome što radite. Više »
04 od 05
AutoEDMS
AutoEDMS iz ACS softvera je softver za upravljanje dokumentima za inženjerstvo koji može privući manje tvrtke. AutoEDMS posjeduje standardne kontrole za povezivanje u tijeku rada, tijek rada, reviziju i povezivanje blokova naslova koje očekujete da ćete vidjeti u bilo kojem EDMS paketu, ali nadalje, čuva stvari prilično jednostavnim. AutoEDMS nema napredne podatke i dijelove koji povezuju mnoge svoje konkurente, niti nosi high-end alate za prilagodbu i integraciju većih programa. To nije nužno loša stvar. Ponekad je potrebno jednostavno sučelje, pa zašto kupiti program koji vam daje više nego što ćete ikada koristiti?
AutoEDMS je više od generičkog sustava za upravljanje dokumentima, omogućujući osnovnu kontrolu središnje baze podataka za pohranu i manipulaciju vaših datoteka umjesto da se usredotoče na dizajnerske pakete specifične za industriju. Ona se integrira s AutoCAD, MicroStation, SolidWorks i drugim sličnim proizvodima, ali ne nudi potpuno proširene podatke koji povezuju druge EDMS pakete.
Ako želite po prvi put prijeći u EDMS, to vam može biti dobar izbor. Jednostavnije sučelje će vaše osoblje zadovoljiti osnovne koncepte upravljanja dokumentima bez da zbunjuju temu desetke naprednih funkcija koje nikada nećete trebati. Započnite s manjim softverom, poput ove, i dati sebi i svom osoblju vremena da postanete udobni u EDMS okruženju prije nego što se prebacite na robusniji paket koji se specijalizirao za vašu industriju. Više »
05 od 05
Kontrolno središte
Sadržajni centar tvrtke Ademero više je ravnog dokumenta za upravljanje dokumentima nego EDMS sustav, no budući da vam omogućuje pohranu i pristup bilo kojoj vrsti datoteke koristeći svoj izvorni program, odlučio sam ga uključiti ovdje. Content Central je prošireni sustav za upravljanje datotekama koji vam omogućuje da zadržite sve i sve datoteke unutar definirane strukture mapa projekta i dodijelite proširene informacije svakoj datoteci unutar te strukture. Ima standardne značajke za prijavu i odjavu te ima alate za automatsko imenovanje datoteka i indeksiranje.
Za razliku od većine ostalih EDMS paketa, Control Central također ima ugrađenu funkciju za skeniranje dokumenata i korištenje značajki automatskog prepoznavanja kako bi se utvrdilo što su i gdje idu unutar vašeg projekta. To može biti vrlo lijepa značajka za rješavanje računa i ugovora od konzultanata i klijenata. Ovaj program također ima vrlo lijep sustav za praćenje odobrenja i za dijeljenje / suradnju na datotekama s drugim korisnicima.
Sa tehnološkog gledišta ovaj paket je donekle ograničen. Nemate integraciju koju želite s paketom dizajna i nemate jednostavan dodatak za pristup bazi podataka iz drugog softvera. Većina vašeg upravljanja datotekama trebala bi biti izvršena izravno preko upravljačkog centra, koji samo pokreće vaše datoteke u programu koji ih je stvorio kada dvaput kliknete na njih. Ovaj softver izgleda više usmjeren na generički model upravljanja uredima nego inženjerski, ali ima lijepe značajke koje se mogu primijeniti za malu i srednju AEC tvrtku. Više »