Postoji mnogo e-mail aplikacija vani, a oni nisu nužno svejedno. Ako želite da vam se poruka otvori i pročita, trebate upotrijebiti format poruke koji podržava aplikacija primatelja. Microsoft Outlook ima 3 različite formate poruka koje vam trebaju za različite situacije.
3 Formati poruka u Outlooku i kada koristiti Koji
Svaki oblik poruke ima različite opcije, a odabirete da li možete dodati oblikovani tekst, kao što su podebljani fontovi, fontovi u boji i metke te možete li dodati slike u tijelo poruke. Bitno je, međutim, odabir primatelja koji će moći vidjeti - sjajno je imati oblikovanje i slike, ali neke aplikacije e-pošte ne podržavaju formatirane poruke ili slike.
Pomoću programa Outlook možete slati poruke u tri različita formata.
Običan tekst
Jednostavan tekst šalje e-poštu samo pomoću običnih tekstualnih znakova. Sve e-mail aplikacije podržavaju običan tekst. Taj je format odličan ako ne ovise o bilo kakvom oblikovanju, a to osigurava maksimalnu kompatibilnost. Svatko tko ima račun e-pošte moći će čitati vašu poruku. Obični tekst ne podržava podebljane, korske, obojene fontove ili druge oblikovanje teksta. Također ne podržava slike koje se prikazuju izravno u tijelu poruke, iako slike možete dodati kao privitke. Napominjemo da je Hubspot otkrio da Plain Text poruke imaju veću otvorenu i klikovnu stopu od HTML poruka.
HTML
HTML vam omogućuje upotrebu HTML oblikovanja. Ovo je zadani format poruka u programu Outlook. To je i najbolji format koji želite koristiti kada želite stvoriti poruke slične tradicionalnim dokumentima, s različitim fontovima, bojama i popisima s grafičkim oznakama. Na primjer, tekst se može istaknuti kurzivom, ili promijeniti font. Možete čak i uključiti slike koje će se prikazivati u retku i koristiti druge alate za oblikovanje kako bi vaše poruke bile ljepše i jednostavnije za čitanje. Danas većina ljudi s e-poštom može primati poruke u HTML formatu (iako neke vole običan tekst zbog čistoće). Prema zadanim postavkama, kada odaberete jednu od opcija koje omogućuju oblikovanje (HTML ili Rich Text), poruka se šalje u HTML formatu. Dakle, kada koristite HTML, znate da ono što šaljete je ono što će primatelj vidjeti.
Format Rich Text (RTF)
Bogati tekst je Outlookov vlasnički format poruke. RTF podržava oblikovanje teksta, uključujući metke, poravnanje i povezane objekte. Outlook automatski pretvara RTF oblikovane poruke u HTML po defaultu kada ih šaljete na primatelja interneta, tako da se formatiranje poruka održava i primaju privici. Outlook također automatski formatira zahtjeve za sastanke i zadatke i poruke s gumbima za glasanje tako da te stavke mogu biti poslane netaknutima preko Interneta drugim korisnicima programa Outlook, bez obzira na zadani format poruke. Ako je poruka vezana uz internet zadatak ili zahtjev za sastanak, morate koristiti RTF. Outlook ga automatski pretvara u format internetskog kalendara, uobičajenog formata za internetske stavke kalendara, tako da druge aplikacije e-pošte mogu podržati. Možete koristiti RTF prilikom slanja poruka unutar organizacije koja koristi Microsoft Exchange; no preporučujemo upotrebu HTML formata. Ovo je Microsoftov format koji podržavaju samo sljedeće aplikacije e-pošte: Microsoft Exchange Client verzije 4.0 i 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 i 2002
Kako postaviti zadani format
Slijedite vezu kako biste saznali kako postaviti zadani format u programu Outlook.