Vodič za izvješća o bazama podataka programa Microsoft Access

Tablica baze podataka je gdje se pohranjuju vaši stvarni podaci. Izvješća su ono što Microsoft Access uključuje da bismo bolje vidjeli te podatke, kao što su prezentacije, formati za ispis, izvješća o upravljanju ili čak jednostavni sažetak onoga što tablice predstavljaju.

Izvješće može sadržavati odjeljke zaglavlja za naslove ili slike koje sažimaju ono što predstavlja stupac, a svako izvješće zahtijeva detaljan odjeljak koji sadrži vidljive podatke iz baze podataka. Podnožja su također opcija koja sažima podatke iz odjeljka pojedinosti ili koji opisuju brojeve stranica.

Dopuštene su zaglavlja i podnožja grupa, a to su zasebna prilagođena područja na kojima možete grupirati podatke.

Slijedi upute za izradu profesionalno oblikovanih izvješća automatski iz naših podataka baze podataka. Samo je nekoliko gumba daleko.

Kako napraviti izvješće u MS Accessu

Koraci za izradu izvješća o MS Accessu malo se razlikuju ovisno o verziji pristupa koji upotrebljavate:

Microsoft Access 2016

1. S otvorenim tablicom u programu Access, idite na izbornik Create ( Stvori), a zatim odaberite gumb Report ( Izvješće) u odjeljku Reports ( Izvješća ). \
2. Zabilježite odjeljak Alati za izgled izvješća koji su vidljivi pri vrhu programa Microsoft Access:
   1. Dizajn: Grupiranje i razvrstavanje elemenata u izvješću, dodavanje teksta i veza, umetanje brojeva stranica i izmjena svojstava tablice, između ostalog.
   2. Rasporedi: prilagodite tablicu koja treba biti složena, tablična i sl .; premjestiti retke i stupce dolje ili lijevo i desno; spajanje i razdvajanje stupaca i redaka; kontrolirati margine; i donijeti elemente na "prednji" ili "natrag" u rasporedu.
   3. Format: uključuje uobičajene alate za oblikovanje teksta, kao što su podebljano, kurziv, podcrtavanje, tekst i boja pozadine, formatiranje broja i datuma, uvjetno oblikovanje itd.
   4. Postavljanje stranice: Omogućuje podešavanje ukupne veličine stranice i izmjenjivanje između krajolika i portreta.

Microsoft Access 2010

Ako koristite Access 2010, umjesto toga pogledajte Kreiranje izvješća u programu Microsoft Access 2010.

Microsoft Access 2000

Za ovaj tutorial koji je relevantan samo za MS Access 2000, koristit ćemo bazu baze podataka Northwind. Pogledajte kako instalirati bazu podataka Northwind prije nego što počnemo, ako već nemate ovu bazu podataka.

1. Kada otvorite Northwind, prikazat će vam se glavni izbornik baza podataka. Idite naprijed i kliknite na odabir Izvješća da biste vidjeli popis različitih izvješća Microsoft uključenih u bazu podataka o uzorku.
   1. Ako želite, dvaput kliknite na nekoliko njih i osjetite što izvješća izgledaju i različite vrste informacija koje sadrže.
2. Nakon što zadovoljite svoju znatiželju, kliknite gumb Novo i započeti postupak stvaranja izvješća od nule.
3. Sljedeći će se zaslon zatražiti da odaberete metodu koju želite upotrijebiti za izradu izvješća. Koristit ćemo Čarobnjak za izvješćivanje koji će nas korak po korak provesti kroz postupak stvaranja.
   1. Nakon što ste savladali čarobnjaka, preporučujemo da se vratite na ovaj korak i istražite fleksibilnost koju pružaju druge metode stvaranja.
4. Prije odlaska iz ovog zaslona želimo odabrati izvor podataka za naše izvješće. Ako želite dohvatiti podatke iz jedne tablice, možete je odabrati iz padajućeg izbornika. Umjesto toga, za složenija izvješća možemo odabrati da naše izvješće temelje na izlazu upita koji smo ranije izradili.
   1. Za naš primjer, svi potrebni podaci sadržani su u tablici Zaposlenici , pa odaberite ovu tablicu i kliknite U redu .