Predstavite se, postavite kontekst i držite ga kratko
Instant poruka može biti standardna komunikacijska metoda za vas, ali neki ljudi i dalje to čine zastrašivanjem. Ako ste navikli na tekstualne poruke ili prijatelje i suradnike za razmjenu trenutačnih poruka, možda nećete shvatiti kako se čini da tekst izlazi iz lijevog polja novom kontaktu. Ta vrsta iznenađenja posebno je zabrinutost u poslovnom kontekstu. Kada upotrebljavate tekstove u poslovanju, imajte na umu etiketu za razmjenu poruka i slijedite nekoliko jednostavnih pravila ponašanja.
Pitajte dozvolu za slanje tekstualne poruke
Je li osoba kojoj želite tekst pristati da se kontaktira na taj način? Nemojte pretpostavljati da svatko uvijek nosi mobilni telefon za primanje tekstnih poruka ili je on-line za pristup izravnim porukama putem mreže, Facebooka ili drugih programa za razmjenu trenutnih poruka. Pitajte osobno ili u telefonskom razgovoru kako pojedinci vole da se kontaktiraju. Možda ćete otkriti da imaju ograničeni plan za slanje tekstova ili da je njihova upotreba obeshrabrena na svojim radnim stanicama.
Predstavite se prilikom slanja inicijalne poruke
Predstavite se u svojoj poruci i učinite to kratko. Dok se vaše ime, nadimak ili telefonski broj mogu prikazati, ovisno o načinu razmjene poruka koje upotrebljavate, primatelj vidi tekst izvan konteksta. Pokrenite poruku s uvodom i referentnim okvirom, kao što su:
- "Ja sam Joan Smith iz XYZ Consultantsa. Imate li vremena raspravljati o pitanju koje ste mi prošli tjedan postavili na telefon?"
- "Brad Jones je iz računovodstva, imam pitanje o vašem zahtjevu za naknadu. Imate li vremena za to odgovoriti, ili bih vas trebala pozvati kasnije?"
Na taj ćete način izbjeći da se vaša poruka čini slučajnim i možda pogrešno usmjerenim pitanjem od osobe koja se primatelj možda sjeća samo nejasno ili uopće.
Iako mnogi programi za razmjenu trenutačnih poruka imaju arhivu koja ljudima omogućuje otkrivanje tko ste i što ste pričali u prošlosti, obično je dobra ideja da se još više ukratko upoznate u sljedećim razgovorima, pogotovo ako ste promijenili svoje nadimak ili telefonski broj.
Zadrži prvu poruku kratkog članka
Započnite s uvodom i kontekstom sve dok osoba ne odgovori. U suprotnom, možete sastaviti i poslati detaljnu poruku koja se nikad ne vidi. Ovo je dobra praksa za sve poruke.
Slijedite se čulno ako ne dobijete odgovor
Slanje SMS poruke ili IM i primanje neodgovora može značiti nekoliko stvari. Osoba vas može zanemariti, ali osoba vjerojatno ne nadzire telefon ili računalo da vidi vašu poruku. Nakon odgovarajuće količine vremena slijedite dodatnu poruku, ali pokušajte kontaktirati osobu putem e-pošte ili telefona. Kada je to primjereno, možete se zaustaviti i na radnom stolu osobe.
Ti se protokoli vraćaju na način na koji ljudi preferiraju kontakt. Iako poruka može biti jedini način na koji želite komunicirati, to nije prvi izbor svakoga. Ako želite imati produktivne radne odnose, razumjeti i poštovati da ljudi imaju različite postavke.