Pratite osobne zadatke i profesionalne projekte pomoću ovog jednostavnog alata
Trello je Kanbanov alat za upravljanje projektom koji je vizualni način da vidite sve zadatke koje vi ili vaš tim trebate ispuniti, što olakšava da vidite što svi u timu rade u određenom trenutku. Također je besplatan, što znači da je dostupno malim i velikim skupinama, kao i pojedincima koji vode tvrtke ili žele pratiti osobne zadatke. Među alate za upravljanje projektima, Trello je jedan od najjednostavnijih za upotrebu i implementaciju, ali njegovo prazno sučelje može biti pomalo zastrašujuće. Srećom, imamo nekoliko savjeta koji će vam i vaš tim iskoristiti najviše od Trelloa, bez obzira na to što ga koristite za praćenje.
Što je Kanban?
Kanbanov stil upravljanja projektom nadahnut je japanskim proizvodnim procesom koji je Toyota implementirala krajem 1940-ih. Njezin je cilj bio povećati učinkovitost svojih tvornica praćenjem inventara u stvarnom vremenu, koristeći kartice koje su prošle između radnika na podu. Kad bi određeni materijal istekao, radnici bi na toj kartici zabilježili taj podatak, koji bi krenuo prema dobavljaču koji bi zatim poslao traženi materijal u skladište. Te su se kartice često nazivale Kanban, što znači znak ili bilbord na japanskom jeziku.
Pa kako se to prevodi u upravljanje projektima? Softver poput Trellha ima ovaj koncept prolaženja kartica i stavlja ga u vizualno sučelje, gdje su zadaci postavljeni na ploči i uskladeni s radnom sposobnošću tima. Na svojoj najosnovnijoj ploči će imati tri odjeljka, kao što je prikazano na gornjoj slici: to učiniti, raditi (ili u procesu) i učinili. Međutim, timovi mogu koristiti ovaj alat na bilo koji način koji funkcionira za njih. Neke momčadi možda preferiraju pravu ploču, dok druge žele praktičnost virtualnog rješenja, kao što je Trello.
Kako koristiti Trello
Trello koristi ploče koje sadrže popise koji se sastoje od kartica. Odbori mogu predstavljati projekte (redizajn web stranica, obnova kupaonica), popisi se mogu koristiti za zadatke (grafike, pločice), a kartice mogu sadržavati podzakcije ili opcije (zaposliti dizajner, veličine pločica i boje).
Nakon što odlučite kako organizirati svoje popise, možete započeti s dodavanjem kartica koje zauzvrat mogu imati kontrolne popise i oznake. Kontrolne liste su način razvrstavanja zadataka u podzakle. Na primjer, ako upotrebljavate Trello za planiranje odmora, možda imate karticu za restoran koji želite isprobati, s popisom za provjeru koji uključuje rezervaciju, istraživanjem najboljih jela kako biste dobili i provjerom je li to primjereno djeci , Oznake se mogu koristiti za prikaz statusa kartice (odobren, poslan, itd.) Ili kategorija (znanost, tehnologija, umjetnost itd.) Ili bilo koju oznaku koju želite. Tada možete provesti pretraživanje koja će, na primjer, prikazati sve karte vezane uz znanost ili sve odobrene kartice. Ipak, ne morate dodati naslov oznaku; možete ih koristiti za kodiranje boja (dostupne su do 10 boja, dostupna je mogućnost slijepe boje).
Kada počnete raditi i izvršavati zadatke, možete jednostavno povući i ispustiti kartice s jednog lista na drugi i na kraju arhivirati kartice i popise jednom kada sučelje postane nezgrapan.
Možete dodijeliti kartice članovima tima, kao i dodavati komentare, privitke datoteka, etikete označene bojama i rokove. Članovi tima mogu @ spomenuti druge u komentarima za pokretanje razgovora. Možete prenijeti datoteke s računala, kao i iz usluga za pohranu oblaka, uključujući Google disk, Dropbox, Box i OneDrive.
Uključena je i zgodna integracija e-pošte. Svaka ploča ima jedinstvenu adresu e-pošte koju možete koristiti za stvaranje kartica (zadataka). Možete i poslati privitke na tu e-adresu. A najbolje je, međutim, kada dobijete obavijest putem e-pošte, možete mu izravno odgovoriti umjesto pokretanja Trelloa.
Obavijesti, uključujući napomene i komentare, dostupne su putem mobilnih aplikacija, preglednika računala i putem e-pošte. Trello ima aplikacije za iPhone, iPad, Androidove telefone, tablete i satove te tabletove s Kindle Fire.
Trello nudi više od 30 dodatnih značajki i integracija, koje zove power-ups. Primjeri napajanja obuhvaćaju prikaz kalendara, repetitor kartice za ponavljajuće zadatke, kao i integraciju s Evernote, Google Hangouts, Salesforce i drugo. Besplatni računi uključuju jedan power-up po ploči.
Sve Trellove osnovne značajke su besplatne, iako postoji plaćena verzija pod nazivom Trello Gold (5 $ mjesečno ili 45 $ godišnje) koja dodaje neke prednosti, uključujući tri power-ups po ploči (a ne jedan). Ona također uključuje atraktivne pozadine i naljepnice na ploči, prilagođene emojine i veće prijenose privitaka (250 MB umjesto 10 MB). Trello nudi jedan slobodan mjesec članstva u zlato za svaku osobu s kojom se pridružite Trello, do 12 mjeseci.
Kao što smo rekli, na prvi pogled postavljanje Trelloa je pomalo zastrašujuće jer nema puno ograničenja kako ga možete koristiti. S jedne strane možete izraditi ploče koje jednostavno prikazuju ono što ste završili, što radite i što slijedi. S druge strane, možete ići dublje, stvarajući popise obveza podijeljenih u kategorije ili odjele.
Trellu možete koristiti za praćenje bilo čega od osobnih zadataka do stručnih projekata do planiranja događaja, ali evo nekoliko primjera u stvarnom svijetu da biste započeli.
Upotreba Trelloa za upravljanje kućnom renovom
Recimo da planirate obnoviti jednu ili više soba u vašem domu. Ako ste ikada preživjeli obnovu, znate da ima puno pokretnih dijelova i mnogo iznenađenja, bez obzira koliko se pažljivo pripremili. Organiziranje svih odluka koje trebate izvršiti u Trellou može pomoći u održavanju projekta na putu. Recimo da planirate uređenje kuhinje. U tom slučaju možete izraditi zajednicu pod nazivom Kuhinja obnove, a zatim dodati popise posvećene svakom elementu koji zamjenjujete.
Ploča za obnovu kuhinje može sadržavati popise za:
- Potencijalni izvođači radova
- Svaki uređaj koji zamjenjujete
- Ormarići
- Stolice i rešetke
- podovi
- vodovodni
- Električna
Kartice za svaki popis obuhvaćale bi dimenzije, proračun i moraju imati značajke, kao i sve modele koje razmišljate. Kartice za vodovod mogu uključivati zamjenu cijevi, novi vodovod, kao i predviđenu cijenu i povezane probleme, kao što su zaustavljanje vode. Možete jednostavno priložiti slike materijala i uređaja koje razmišljate te povezati s popisom proizvoda tako da možete kupovati cijenu. Nakon što donese odluku, možete upotrijebiti oznake da biste imenovali ili označili boju proizvoda ili materijala.
Konačno, za svaku karticu možete izraditi kontrolne popise. Na primjer, kartica hladnjaka mogla bi imati kontrolni popis koji uključuje uklanjanje starog hladnjaka i instaliranje vodovodne linije za ledačice.
Ako renovirate nekoliko soba, samo stvorite ploču za svaku od njih i navedite sve što trebate uzeti u obzir; stalno dodajte popise i kartice i premjestite elemente po potrebi.
Pozovite druge članove obitelji svojim odborima i dodijelite im kartice za distribuciju potrebnog posla, kao što su istraživanje proizvoda i cijena, raspoređivanje i ostala logistika. Trello ima ploču obnove javnih kuća koju možete kopirati na svoj račun.
Planirati odmor s Trellom
Putovanje s nekoliko članova obitelji ili prijatelja može se brzo komplicirati. Koristite Trello za odabir odredišta, plan aktivnosti i raspored prijevoza. U tom slučaju, možete imati jedan odbor koji sadrži moguće mjesta za posjet, a drugi za putovanje nakon što ste odlučili kamo otići.
Putnička ploča može sadržavati popise za:
- Opcije letenja
- Prizemni prijevoz
- Hoteli, Airbnb oglasi, najam kabinama i kampovi
- Turističke atrakcije
- Restorani i trgovine
Na odjeljku potencijalnih odredišta stvorili biste popis za svako mjesto, s karticama za vrijeme putovanja, proračun, pro / kontra i sva druga razmatranja. Popisi na putničkoj ploči uključuju karte za zrakoplovne tvrtke, najam automobila, značajnu kuhinju na tom području i atrakcije kao što su muzeji, trgovački centri i susjedi koje treba istražiti. Ako odlučite krenuti na krstarenje, možete izraditi popise za stvari koje treba obaviti na brodu i planirane zaustavljanja, kao i za prijevoz koji je potreban za dolazak na brod. Upotrijebite oznake za označavanje odabranih stavki ili za označavanje konkurenata nakon što smanjite svoje izbore. Dodajte kontrolne liste na kartice za rezervacije i zakazivanje ture ili krstarenja. Trello također ima javni odmor koji možete koristiti kao polaznu točku.
Praćenje osobnih ciljeva i projekata
Bilo da želite očistiti nered u vašem domu ili garaži, zauzimati hobi ili vježbati više, lako ga možete pratiti u Trellou. Izradite zajednice za novogodišnje rezolucije ili za projekte u više koraka, kao što je čišćenje tavana ili organizacija kućnih ureda.
Za odbor za rezoluciju, izradite popis za svaku rezoluciju, a zatim karte za način na koji ih možete implementirati, kao što je pridruživanje teretani, odlazak na dnevne šetnje ili kupnja opreme za vježbanje kod kuće. Koristite popise na osobnom projektu da razbije velike zadatke, s karticama za podzakle. Na primjer, ploča za čišćenje opruge može uključivati popise za sobe i druga područja kuće. Popisi bi imali kartice za povezane zadatke, kao što su potrebna potreba za čišćenjem, popis stavki koje želite prodati, donirajte ili bacite i zadaće koje želite outsourceirati, poput čišćenja prozora ili uklanjanja stabala.
Upravljanje slobodnim ili konzultantskim poslovanjem
Konačno, ako pokrenete vlastiti posao, Trello može biti vaš vrhunski asistent. Odbor može predstavljati projekte, s popisima za svaku fazu ili prekretnicu i karticama za povezane poslove. Autori slobodnih pisama mogu koristiti Trellu za upravljanje pričama i objavljenim radovima.
Recimo da imate projektni odbor za redizajn web stranice. Vaši popisi mogu uključivati važne zadatke, poput iznajmljivanja dizajera i drugih važnih uloga, kao i prekretnica, kao što su odabir sheme boja, upravljanje izgledima i dobivanje odobrenja na putu. Kartice bi uključile predložene sheme boja i raspored boja te korake potrebne za pripremu za sastanke. Samostalni pisac može imati zajednice za ideje priče, publikacije i marketing. Popisi mogu predstavljati faze, kao što je postupak, poslan i objavljen, ili možete koristiti oznake za to.
Trello je jednostavan, ali moćan alat, i vrijedno je provesti neko vrijeme s njom. Ako niste sigurni gdje početi, pregledajte Trellovu korisničku zajednicu koja uključuje javne zajednice koje možete kopirati na svoj račun.