Postoji mnogo dobrih razloga zašto digitalizacija papirnih dokumenata može biti velika pomoć kada se radi o organizaciji kućnog ureda (ili, uostalom, vašem domu). Prije svega, možete se riješiti puno dodatnog papira koji je napunjen u ladice i datoteke, ili zauzimanjem vrijednog prostora za stol.
Digitalne datoteke (čak i PDF-ovi) mogu se pretvoriti u datoteke koje se mogu pretraživati pomoću softvera za prepoznavanje optičkih znakova (OCR) koji obično dolazi s pisačem (HP ima vrlo cool videozapis koji objašnjava kako funkcionira OCR i kako to može pojednostaviti zadatak pojednostavljivanje vašeg života).
To znači da ne samo da vaši podaci ne ulaze u sobu, već je lakše pronaći nego što bi to bilo na papiru. I možete spremiti svoje digitalne datoteke kako god želite - na CD-u ili DVD-u, na bljeskalici, na mrežnom skladištu ili na sve gore navedene. Zato možete biti sigurni da, kada vam treba nešto, možete dobiti svoje ruke na njemu.
Kada počnete digitalizirati kućne datoteke, to je savršeno vrijeme za stvaranje organiziranog skupa datoteka koje će vaš život učiniti jednostavnijim. Razmislite o kategorijama papira koje trebate i postavite mapu za svaku od njih. Primici kreditne kartice u jednoj mapi; papirnati u osiguranju automobila u drugom; telefonske račune, račune za mješovite robe, račune za popravak kuće i tako dalje, sve se može dati zasebnim mapama. I unutar svake mape stvorite podmape za svaku godinu (ili mjesec). Puno je lakše započeti s organiziranim sustavom, a zatim jednostavno dodati novo papire na desnu datoteku dok idete dalje, nego da nastavite s preuređivanjem sustava svaki put kada se skenirate novu potvrdu.
Provjerite je li vaš skener ili pisač isporučen s OCR softverom (čini se da softver ABBYY FineReader dolazi u paket s mnogim pisačima i skenerima koje sam testirala). Ako ne pronađete, nemojte paničariti. Postoji dobra šansa da već imate nekog pristojnog OCR softvera koji je već instaliran na vašem računalu, sve dok koristite Windows. Cool OCR softver koji već imate vodit će vas kroz postupak pronalaženja i korištenja tog softvera zajedno sa skenerom radi stvaranja dokumenata koji se mogu uređivati.
Naravno, to donosi još jednu važnu točku: Morate imati barem skener dokumenata ako to učinite. Ne mora biti skupo, niti fancy. Ako ga nemate, sada je dobro provesti nekoga; počnite s ovim pregledima skenera za fotografije i skenera dokumenata za neke najbolje kupnje. Ako ne želite zasebni skener, jeftin sve-u-jednom pisač će dobro obaviti posao.
Dakle, ovdje je težak dio. Postavljanje sustava nije previše lukav; čak i skeniranje papirologije neće biti previše teška. Teško je paziti da to automatski učinite svaki put kad dobijete nove primitke ili papire. Inače će se papiri početi gomilati i osjećat ćete se kao da ste prosipali svoje vrijeme. Zato se pridržavajte!