Razbijanje razlike između proračunske tablice i baze podataka
Jedan od razloga zašto tvrtke neodlučno koriste Microsoft Access je nedostatak razumijevanja razlike između proračunske tablice i baze podataka. To dovodi mnoge ljude da vjeruju da praćenje podataka klijenta, narudžbi i pojedinosti o projektu u proračunskoj tablici odgovara njihovim potrebama. Krajnji rezultat je da je teško održavati konfiguraciju, datoteke su izgubljene zbog korupcije, a zaposlenici slučajno prepisati relevantne informacije. Uz malo znanja o moćima i mnogim korisnicima baze podataka, mala je poduzeća lakše vidjeti kada je proračunska tablica dovoljna za posao i kad treba biti stvorena baza podataka.
Važno je imati osnovno razumijevanje onoga što je baza podataka . Većina ljudi već je pristupila bazama podataka, poput onih u javnoj knjižnici, ali jednostavnim korištenjem nejasno je kako su proračunske tablice i baze podataka različite. Provođenje nekoliko minuta učenja o bazama podataka pomoći će da usporedba bude jasnija.
Organizacija podataka
Možda je najočiglednija razlika između proračunske tablice i baze podataka način organiziranja podataka. Ako su podaci relativno ravni, proračunska tablica je savršena. Način da se utvrdi je li ravna tablica najbolja, pitajte hoće li se sve podatkovne točke lako nacrtati na grafikonu ili tablici? Na primjer, ako tvrtka želi pratiti mjesečnu zaradu tijekom jedne godine, proračunska tablica je savršena. Proračunske tablice namijenjene su za obradu velikog broja iste vrste podataka, prateći napredak nekoliko ključnih točaka.
Za usporedbu, baze podataka imaju relacijsku strukturu podataka. Ako bi korisnik trebao privući podatke, razmotrit će se brojne točke. Na primjer, ako tvrtka želi pratiti mjesečnu zaradu i usporediti ih s konkurentima tijekom posljednjih pet godina, postoji veza između tih podatkovnih točaka, ali ne i jedan fokus. Izrada tablice za izvješćivanje o rezultatima bit će teška, ako ne i nemoguća. Baze podataka dizajnirane su kako bi korisnicima olakšale generiranje izvješća i pokretanje upita.
Složenost podataka
Najjednostavniji način usporedbe treba li se podaci zadržati u proračunskoj tablici ili bazi podataka je da pogledate koliko su složeni podaci. Ovo pomaže razjasniti kako se podaci trebaju organizirati ako korisnik još uvijek nije siguran.
Podaci proračunske tablice jednostavni su. Može se jednostavno dodati u jednu tablicu ili grafikon i dodati u prezentaciju bez potrebe za isključivanjem informacija. Lako je održavati jer slijedi samo nekoliko ključnih numeričkih vrijednosti. Ako je potrebno samo nekoliko redaka i stupaca, podaci se najbolje pohranjuju u proračunskoj tablici.
Baze podataka sadrže mnogo različitih vrsta podataka koji svi imaju neki odnos s drugim podacima u bazi podataka. Na primjer, tvrtke zadržavaju znatnu količinu podataka o svojim klijentima, od imena i adresa do narudžbe i prodaje. Ako korisnik pokušava napuniti tisuće redaka u proračunsku tablicu, izgledi su dobri da bi ga trebalo premjestiti u bazu podataka.
Ponavljanje podataka
Samo zato što će se podaci morati ažurirati ne znači nužno da je potrebna baza podataka. Hoće li isti podaci biti stalno ponavljani? Je li posao zainteresiran za sljedeće događaje ili radnje?
Ako se podatkovne točke mijenjaju, ali vrsta podataka je ista i prati jedan događaj, ta je informacija vjerojatno ravna. Primjer je količina prodaje tijekom godine. Razdoblje će se promijeniti i brojevi će se mijenjati, a neće biti ponovljenih podataka.
Ako neki dijelovi podataka ostanu isti, kao što su podaci o klijentima, dok drugi promijene, kao što su broj naloga i pravovremenost plaćanja, nejednaki su postupci koji se prate. Tada treba koristiti bazu podataka. Akcije imaju mnogo različitih komponenti, a pokušavajući ih pratiti sve zahtijeva bazu podataka.
Primarna svrha podataka
Proračunske tablice su izvrsne za dosadašnje događaje koji ne zahtijevaju praćenje mnogih različitih aspekata. Za projekte koji trebaju jedan ili dva grafikona ili tablice za prezentaciju prije nego što budu arhivirani, proračunska tablica je najbolji način za kretanje. Ako tim ili tvrtka trebaju biti u stanju izračunati rezultate i odrediti postotke, tamo su proračunske tablice najkorisnije.
Baze podataka su za dulje projekte u kojima će se podaci vjerojatno ponovno koristiti. Ako su potrebne napomene i komentari, podaci bi trebali biti premješteni u bazu podataka. Proračunske tablice nisu dizajnirane za praćenje detalja, samo nekoliko ključnih numeričkih bodova.
Broj korisnika
Broj korisnika mogao bi biti odlučujući čimbenik o tome treba li koristiti proračunsku tablicu ili bazu podataka. Ako projekt zahtijeva da veliki broj korisnika može ažurirati podatke i izvršiti izmjene, to ne bi trebalo biti učinjeno u proračunskoj tablici. Mnogo je teže održavati pravilnu kontrolu konfiguracije s proračunskom tablicom. Ako je samo nekoliko korisnika ažuriralo podatke, obično između tri i šest, proračunska tablica treba biti adekvatna (iako prije postavljanja pravila naprijed morate utvrditi pravila).
Ako svi sudionici na projektu ili cjelokupni odjeli trebaju napraviti promjene, baza podataka je bolji izbor. Čak i ako je tvrtka mala i sada ima samo jednu ili dvije osobe u odjelu, razmislite koliko bi ljudi mogli završiti u tom odjelu za pet godina i pitati hoće li svi morati napraviti izmjene. Što je više korisnika koji trebaju pristup, to je vjerojatnije da je baza podataka bolja opcija.
Također morate uzeti sigurnosnu zaštitu podataka. Ako postoji mnogo osjetljivih informacija koje treba osigurati, baze podataka nude bolju sigurnost. Prije nego što napravite potez, svakako pročitajte sigurnosne napomene koje treba razmotriti prije stvaranja baze podataka.
Ako ste spremni zaustaviti se, pročitajte članak Pretvaranje proračunskih tablica u baze podataka kako biste započeli putovanje.