Ovisno o verziji sustava Microsoft Office koju koristite, može sadržavati različite aplikacije. Ponuda baze obično sadrži Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Čini se da PowerPoint ne nudi nikakvu inherentnu sigurnost, ali Word, Excel i Outlook pružaju razinu šifriranja.
Osiguravanje Word dokumenata
Za Microsoft Word dokumente (Word 2000 i noviji) možete odabrati višu razinu sigurnosti prilikom spremanja datoteke. Umjesto da jednostavno kliknete "Spremi", kliknite Datoteka , a zatim Spremi kao i slijedite ove korake:
- Kliknite Alati u gornjem desnom kutu dijaloškog okvira za spremanje datoteka
- Kliknite Sigurnosne opcije
- Okvir sigurnosnih opcija nudi različite opcije:
- Lozinku možete unijeti u polje pored Lozinke da biste otvorili ako želite da datoteka bude potpuno nedostupna bez lozinke
- U programima Word 2002 i 2003 možete kliknuti gumb Napredno pored lozinke da biste odabrali višu razinu enkripcije koja je još teže probiti
- Lozinku možete unijeti u polje pored Lozinke da biste izmijenili ako je u redu da drugi otvore datoteku, ali želite ograničiti tko može izvršiti promjene u datoteci
- Dno okvira Sigurnosne opcije također nudi neke izbore za zaštitu privatnosti dokumenta:
- Uklonite osobne podatke iz svojstava datoteke u spremanju
- Upozorite prije ispisa, spremanja ili slanja datoteke koja sadrži izmjene ili komentare
- Pohranite slučajni broj kako biste poboljšali točnost spajanja
- Skriveno označavanje vidljivo pri otvaranju ili spremanju
- Kliknite U redu da biste zatvorili okvir Security Options
- Odaberite naziv datoteke i kliknite Spremi
Osiguravanje Excel datoteka
Excel nudi vrlo sličan stil zaštite za Microsoft Word. Samo kliknite Datoteka , Spremi kao i slijedite ove korake:
- Kliknite Alati u gornjem desnom kutu dijaloškog okvira za spremanje datoteka
- Kliknite Opće opcije
- Lozinku možete unijeti u polje pored Lozinke da biste otvorili ako želite da datoteka bude potpuno nedostupna bez lozinke
- Možete kliknuti gumb Napredno pored okvira za lozinku kako biste odabrali višu razinu enkripcije koja je još teže probiti
- Lozinku možete unijeti u polje pored Lozinke da biste izmijenili ako je u redu da drugi otvore datoteku, ali želite ograničiti tko može izvršiti promjene u datoteci
- Kliknite U redu da biste zatvorili okvir Opće mogućnosti
- Odaberite naziv datoteke i kliknite Spremi
Osiguravanje Outlook PST datoteka
Stvarno digitalno potpisivanje i šifriranje dolaznih ili odlaznih poruka e-pošte i njihovih privitaka datoteka cijeli je zasebni problem koji će se objasniti drugo vrijeme. No, ako slučajno izvozite podatke iz mapa programa Microsoft Outlook u PST datoteku, možete dodati zaštitu kako biste osigurali da ih drugi ne mogu pristupiti. Samo slijedite ove korake:
- Kliknite Datoteka
- Odaberite Uvoz i izvoz
- Odaberite Izvezi u datoteku i kliknite Dalje
- Odaberite Osobnu datoteku mape (.pst) i kliknite Dalje
- Odaberite mapu ili mape koje želite izvesti (i odaberite okvir za uključivanje podmapa ako želite), a zatim kliknite Dalje
- Odaberite izlazni put i naziv datoteke i odaberite jednu od mogućnosti za izvoznu datoteku, a zatim kliknite Završi
- Zamijenite duplikate s izvezenim artiklima
- Dopusti stvaranje dvostrukih stavki
- Ne izvezite dvostruke stavke
- Pod Postavka šifriranja odaberite jednu od sljedećih opcija
- Nema šifriranja
- Komprimirana enkripcija
- Visoka enkripcija
- Na dnu zaslona unesite zaporku koju ćete koristiti za otvaranje šifrirane PST datoteke (morate unijeti istu lozinku u oba okvira kako biste provjerili je li lozinku upisala onako kako ste namjeravali, inače nećete moći otvoriti vlastitu. datoteka)
- Odaberite želite li ili ne spremiti tu lozinku na popis lozinke
- Kliknite U redu da biste dovršili izvoz datoteke
(Uredio Andy O'Donnell)