Ako ste vlasnik ili upravitelj trgovine, već znate točno koliko je važno imati pravu bazu podataka. Od inventara i otpremanja do zaposlenika i kupaca, znate da čak i spor dan uključuje puno održavanja podataka. Pravo je pitanje kakvu vrstu baze podataka trebate? Nadamo se, niste pokušali zadržati ove podatke u programu Microsoft Excel. Ako imate, preporučujemo da razmislite o početku osnovne baze podataka, kao što je Microsoft Access, tako da možete jednostavno prenijeti podatke u bazu podataka.
Vrsta i veličina prodavaonice čini veliku razliku u kojoj vrsti baze podataka ima najviše smisla. Ako se vaš dućan povremeno postavlja na poljoprivredna tržišta, tada imate vrlo različite potrebe od cigle i žbuke. Ako prodajete hranu, morat ćete pratiti datume isteka u sklopu oglasnog prostora. Ako je vaša maloprodajna trgovina na mreži, morat ćete pratiti naknade, dostavu i informacije o pregledu. Međutim, postoji niz stvari koje su zajedničke svim trgovinama, kao što su inventar i novčani tok. Da biste lakše odredili najbolju bazu podataka za svoje specifične potrebe, evo nekoliko stvari koje biste trebali razmotriti.
Informacije za praćenje u bazi podataka
Trčanje maloprodajne trgovine podrazumijeva praćenje mnogih različitih aspekata. Ne samo da morate paziti na inventar, već morate osigurati dovoljno načina za prikazivanje robe (poput limenki, vješalica, stalaka i slučajeva), robe za prikaz cijene robe, račune, informacije o prodaji i informacije klijenata. Mnogo je toga za praćenje, a baza podataka olakšava upravljanje trgovinom.
Online trgovine može biti teško upravljati jer postoji toliko mnogo toga što morate pratiti, kao što je isporuka. Baza podataka znatno olakšava rješavanje svih tih različitih aspekata bez potrebe da se stalno pozivaju na klijenta ili povijest prodaje. Možete čak i izvesti informacije, kao što su izvješća, i prenijeti ih u svoju bazu podataka tako da se ne morate boriti s problemima ručnog unosa.
Odlučivanje o kupnji ili izgradnji
Bilo da kupite ili izradite bazu podataka je veliko pitanje i to u potpunosti ovisi o veličini vašeg poslovanja i mjestu gdje ga želite preuzeti. Ako ste tek početak i imate vremena na rukama (ali vrlo ograničenu količinu gotovine), izgradnja vlastite baze podataka odličan je način kako biste ga učinili specifičnim za vaše jedinstvene potrebe. To naročito vrijedi ako tek počinjete online trgovinu. Ako započnete bazu podataka prije otvaranja vaše online maloprodajne trgovine, imat ćete puno bolje razumijevanje na svom inventaru i početnoj točki. To je fantastičan podatak da biste lako došli do porezne sezone i pomaže vam da ostanete na vrhu svog inventara, kao i podatke klijenata.
Ako imate veću tvrtku, osobito nešto poput franšize, kupnja baze podataka će vam pomoći. Pomoći će vam kroz sve stvari koje biste inače zaboravili. Vjerojatnost je da nemate vremena za stvaranje i upravljanje bazom podataka, stoga je najbolje imati sve pokrivene baze. Uvijek možete napraviti svoje izmjene dok idete.
Pronalaženje odgovarajućeg programa baze podataka
Ako odlučite kupiti program baze podataka , morat ćete potrošiti veliku količinu vremena u istraživanju različitih opcija . Postoji širok raspon vrsta maloprodajnih trgovina, a baza podataka baze podataka prilagođava se jedinstvenim potrebama tih različitih vrsta. Ako radite s proizvodima i hranom, jasno vam je potrebno nešto što vam pomaže u otkrivanju pokvarljivih predmeta. Ako imate trgovinu nakitom, morat ćete pratiti osiguranje na vrijednim komadima. Za trgovine koje imaju prisutnost na mreži i objekt za ciglu i žbuku svakako trebate nešto što pokriva mnogo različitih kutova za svoj inventar, naknade, poreze i administrativne aspekte poslovanja. Ako prodajete iz određene stavke, rano ćete znati kako biste ga odmah mogli označiti rasprodanom za online dio trgovine.
Prije nego što počnete, razmislite o svemu što ćete morati pratiti, a zatim provjerite jesu li vam baze podataka koje smatrate minimalnim. Na tržištu postoji mnogo baza podataka, tako da biste trebali dobiti sve što vam je potrebno za vrlo razumnu stopu.
Izrada vlastite baze podataka
Ako namjeravate stvoriti vlastitu bazu podataka, morat ćete utvrditi koji program želite koristiti. Microsoft Access obično ide u program jer je moćan i relativno jeftin. Možete uvoziti i izvoziti podatke iz drugog Microsoftovog softvera (što je nevjerojatno korisno ako pratite podatke u programu Excel). Također možete umetnuti e-poštu, prodajna pisma i drugu dokumentaciju (iz programa Word i Outlook) u bazu podataka i napraviti ih predlošcima. Pristup ima dodatnu prednost što ima značajan broj besplatnih predložaka i datoteka, tako da ne morate početi potpuno ispočetka. Možete podići besplatni predložak, a zatim izvršiti potrebne izmjene kako bi vaša baza podataka obuhvatila sve što vam je potrebno.
Važnost održavanja
Bez obzira na to kako ste stekli svoju bazu podataka, morat ćete ga zadržati za bazu podataka i dalje vam biti korisni. Ako ne držite korak s stvarima kao što su oglasni prostor, adrese, promjene u naplati ili zbrojevi prodaje, baza podataka završava samo kao drugo učvršćenje bez svrhe. Razmislite o svojim podacima na isti način na koji mislite o vašem knjigovodstvu. Ako se ne držite svih transakcija i promjena, to će vas dovesti u nevolje. Ne morate imati IT osobu za upravljanje na početku, iako to može biti iznimno korisno. Međutim, što veća prodavaonica dobiva, više vremena ćete morati posvetiti održavanju i upravljanju podacima.